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残業しないサラリーマンになるための7つの考え方

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サラリーマンの手帳は、いつも予定でいっぱいです。人員削減のせいでひとりひとりの業務量は増え、残業時間はどんどん長引いています。しかし、会社員生活は、おおよそ40年~50年の長きに渡る戦い。毎日夜遅くまで残業していては、いつか疲弊してしまいます。今回は、戦場のように忙しい職場であっても、なるべくストレスフリーで残業しないサラリーマンになるための考え方をご紹介しましょう。

残業をしないための基本的な考え方

例えば、あなたが忙しく仕事をしているところに、さらに上司からかなりの量の仕事をお願いされたとします。そんな時、あなたはどう考えますか?

「大変だけど、深夜まで残業すればなんとか終わる」
なんて考えていては、残業体質からは抜けだせませんよー。

「かなりの業務量だけど、残業せずに済む方法はないものか」
と発想を変えましょう。つまり、業務時間を長くして問題を解決するのではなく、業務時間を工夫することで短くできないか、考えを巡らせるのです。

3分、時間を取る

ひとつひとつの業務にとりかかるとき、いきなり始めるのではなく、まずは3分間じっと待ってください。

「このタスクを、もっと効率的にできないものか」
とあれこれ検討するためです。実は、普段ルーチンで行なっている業務であるほど、無駄な作業に気づけずに、余計な時間や労力をかけている場合が多いのです。

3分の投資で、その作業の10分を節約できたら? ルーチンであればあるほど、作業の効率化には意味があります。

前例を探す

これからとりかかる業務が、あなたが“はじめて”行うものだった場合、
「よーし、気合入れて終わらせるぞ!」
といきなり真っ白なWordファイルやExcelファイルを開いてはいけません。

まずは自分に問いかけてください。
「この業務には前例があるのではないか? その前例をコピー・改変するだけで事足りないか?」
まともに1から作っていては、いくら時間があっても足りません。先人の知恵を借りるのです。

今日しなくていいことは、先延ばしする

今日のタスクリストをざっと見渡して、“明日でもいいことは明日に回す”作業をしましょう。
コツは、重要度ではなく緊急度で判断すること。
“緊急ではないけど、長い目で見れば重要な仕事”は、今日やる必要はありませんから、業務に余裕があるときにすればよいのです。

試しに、削ってみる

「この作業、ルーチンでずっとやってるけど、本当に必要なのかな?」
「この会議、毎週やってるけど、出席する意味あるのかな……」
「この数値、取得に手間がかかるんだけど、あんまり役に立ってないよなあ」

そんなグレーゾーンにあるタスクの、本当の重要性を試す裏技があります。
それは、計画的に“すっぽかす”ことです。

あえてやらない、出席しない、記載しないこと。
誰も困らなければそのまま継続してやらなければいいし、指摘されたら「すみません、忘れてました」とすぐにやればいいだけです。

単純作業は、自動化ソフトに任せる

何十、何百ものデータをひたすらコピー・ペーストするような“単純作業”は、時間がかかるうえに肩も凝ってしまいますよね。
そんな時は、パソコン上の一定の作業を勝手に繰り返してくれる“自動化ソフト”を導入してはいかがでしょう?

私がおすすめする『UWSC』(http://www.uwsc.info/)は、エクセルのマクロような専門知識がなくても、マウス、キーボードの動きをそのまま完全コピーするので簡単です。
一度使ったら、手放せなくなりますよ。

頼まれてもいないことをしない

「上司から言われたことをやっているだけでは駄目だ。自らすすんで、言われた以上のことをやらなければ」
と、頼まれてもいないデータを調べたり、資料の細かなレイアウトにこだわったり……。その行為は本当に必要な行為ですか?  頼まれ仕事は、指示されたこと以上のことをするのはNGです。

ただ、言われたことだけをやるのが不安な場合は、
「とりあえず言われたことだけやりましたが、さらに◯◯することもできます。どうしますか?」
と提案することにしましょう。これなら前向きさをアピールしつつ、無駄な作業を極力減らすことができますよね。

前例をコピーしたり、先延ばしにしたり、指示されたことだけをやったり……。この“残業しないための考え方”を見て、あまり感心しない方もおられると思います。しかし、ちょっと考えてみてください。あなたの残業行為は、ただの上司へのアピールや自己満足が生み出しているものではありませんか? 少しでも早く帰り、ゆっくりと体を休めることが明日への活力を生むのです。

残業が常態化しているそこのあなた。「業務量が多すぎるからだよ」と嘆いてばかりでなく、上記の考え方を参考に、少しずつ業務時間短縮を目指してみてはいかがでしょう。

画像は「足成」(http://www.ashinari.com/)より引用

※この記事はガジェ通ウェブライターの「増田不三雄」が執筆しました。あなたもウェブライターになって一緒に執筆しませんか?
サラリーマンとして働きながら、職場のトレンドや問題を追いかけています。

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