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相手に失礼にならず断りを入れるためのビジネスメールテク

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 ビジネスにおいて、メールの文面1つで相手への印象は変わるものです。要領を得ないメールやマナーがなっていないメールを送ってしまい、信頼を失ってしまう可能性もあるでしょう。
 そんなことにならないよう、ビジネスメールのマナーやテクニックは知っておかなければいけないスキルといえます。

 『ビジネスメールの作法と新常識』(杉山美奈子/著、アスキー・メディアワークス/刊)では、メールの基本マナーや新常識、文書を洗練させるテクニックなど、ビジネスメールのさまざまなノウハウを紹介しています。

 例えば、本題を切り出しにくい断りのメールを送らなければならないというビジネスシーンはよくあるでしょう。そのような時、相手に失礼にならずに断りのメールを作成する3つのテクニックがあります。
 1つ目は、断ることを最初に書くこと。メールでは結論を最初に持ってくるのが基本です。言いにくいことは相手に気をつかい、つい後回しにしがちですが、最初に書いてしまう方が親切になります。
 2つ目は、「おわびを切り出す言葉」を添える方法。「まことに申し訳ありませんが、ご希望には添いかねます」のように丁寧に書きます。
 3つ目は、断る理由、代案、今後につなげる言葉を書く方法です。「この方法は難しいのですが、別の方法なら検討が可能です」のように代案を出せば、失礼にならないはず。

 また、メールでの返答の仕方で好感度は上げることが可能です。感じのいい返答は、メールの印象を格段によくするので、メールで相手に同意を示す時は、返答の仕方に意識することが大事です。好印象を与えるには、「はい」という返事をつけて同意すること。
 「○○の件、かしこまりました」は、「はい。○○の件、かしこまりました」で、丁寧な返答になりますし、また、「承りました」も、「たしかに承りました」と書けば相手を立てて、好印象を与えられるでしょう。
 さらに、相手に好印象を与えるには、言葉づかいも重要。むやみに敬語を使うのではなく、ビジネスメールにふさわしい雰囲気の言葉を選ぶようにすべきでしょう。例えば、「すぐに」は「早速」、「今日」は「本日」、「あとで」は「後ほど」など、同じ意味でも言い方を変えると、かしこまった感じになり、メールの格も上がるのです。

 文章を考えるのが苦手だからメールが苦手という人も、言葉遣いや言い回しなど、メールのマナーやテクニックを知れば、メールも苦にならないはずです。
 さらには、相手に好印象を与えるチャンス。メール術を身につけ、ビジネスマンとしてさらなる成長につなげてみてはいかがでしょう。
(新刊JP編集部)



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