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Google超入門『Gmail』の使い方編(4) 『Googleドキュメント』で添付ファイルを編集しよう

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Gmailの添付ファイル表示

知っているようで意外と知らない(こともある)『Google』の各種サービスの使い方を再確認する『Google超入門シリーズ』――今回は、『Gmail』で受信したメールに添付されたファイルを、『Googleドキュメント』を使って外出先で閲覧・編集する方法をご紹介します。周りの初心者の方に使い方を質問されたときに「これ読んで」と教えてあげられるページとして、ブックマークしておいてくださいね。

『Gmail』を利用すれば、いつでもどこでも自分のメールをチェックできますが、他の人のパソコン上に添付ファイルをダウンロードするのはちょっと気が引けるし、セキュリティ的にもちょっと不安。そんなとき、『Googleドキュメント』を使えば、ファイルの閲覧から編集・保存、管理までをオンライン上で行えるのでとても便利です。

Googleドキュメント 文書

『Googleドキュメント』は、ウェブブラウザ上で動くオフィスソフト。現在は、文書(ワープロソフト)、スプレッドシート(表計算ソフト)、プレゼンテーションの3種類の機能が無料で提供されています。ファイルの新規作成はもちろん、『Microsoft Office』など他の形式での保存およびインポート・エクスポートも可能。ごくシンプルなファイル作成なら『Googleドキュメント』で十分事足りてしまいます。

ちなみに、『Gmail』のアカウントは、『Googleドキュメント』や他の『Google』サービスにログインする際の共通アカウントにもなります。また、『Gmail』にログインした状態で『Googleドキュメント』へ移動する場合は、改めてログインは不要。『Gmail』で添付ファイル付きのメ―ルを開くと表示される、各ファイルのアイコンをクリックするだけで『Googleドキュメント』が別ウィンドウ(タブ)で開いて、該当のファイルを閲覧できます。

Googleドキュメント スプレッドシートの表示

『Gmail』から添付ファイルを開く方法は3種類あります。「表示」は、ファイルの内容に手を加えずにそのまま『Googleドキュメント』上で開く方法(画像ファイルは、メール上のサムネイルをクリックするとブラウザ上に展開)。「ダウンロード」はパソコン上に保存してから開く方法。そして、「Googleドキュメントで開く」を選択して、『Googleドキュメント』に保存したのちにファイルが開く方法です。「Googleドキュメントで開く」は、現在のところスプレッドシート(エクセルファイルなど)のみ対応しているようです。

Googleドキュメント 保存ファイル一覧

開いたファイルは、『Googleドキュメント』上で編集できるほか、編集したファイルを『Googleドキュメント』に保存して『Gmail』に添付して送信も可能。ちょっとしたファイル修正なら、『Googleドキュメント』上でやってしまえるというわけです。また、『共有』という方法を使えば同じファイルを特定の人とシェアすることもできますし、添付ファイルをまとめて『Googleドキュメント』上に保存しておくと、後で参照するときに意外と便利ですよ。

ただ、『Microsoft Office』などの有料オフィスソフトに比べると、機能的にやや見劣りすることは否めません。使用できるフォントや各ファイル容量に制限がある、書式情報がすべて反映されない、パワーポイントやワードのデータに埋め込まれた画像や表組みの表示がズレてしまうなどの問題もあります。今のところは、「『Googleドキュメント』があるから、オフィスソフトを買わなくてもいい!」とまでいかないようですが、今後のアップグレードには期待したいところですね。

Googleドキュメント 言語設定

そうそう、『Googleドキュメント』や一部のGoogleサービスでは、突然表示が英語になってしまうことがあります。そういうときは、画面右上の“歯車マーク”をクリックして「設定」画面に移動して、「言語(Language)」で日本語を選択してください。

『Googleドキュメント』の対応ファイル形式は、Microsoft Word(.doc/.docx)、リッチテキスト(.rtf)、ODF、(以上、文書)、Microsoft Excel(.xls/.xlsx)、CSV、ODS(以上、スプレッドシート)。PDF、テキストファイル、HTMLファイルは文書およびスプレッドシートに対応、プレゼンテーションではMicrosoft PowerPoint(.ppt)の読み込み・保存にも対応しています。
 

 

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記者:

京都在住の編集・ライター。ガジェット通信では、GoogleとSNS、新製品などを担当していましたが、今は「書店・ブックカフェが選ぶ一冊」京都編を取材執筆中。

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