自分の望み通りに相手を動かす心理メール術

2016/08/24 08:00 リクナビNEXTジャーナル

■行動を促すメールでは、読み手の感情に訴えかけよ！

世の中には２種類の人がいます。相手の心を動かすメールが書ける人と、相手の心を動かすメールが書けない人です。

たとえば、ある会社の社長に対して、営業マンＡと営業マンＢさんがアポ取りのメールを書いたとします。そのときに、営業マンＡには「では会いましょう」と快諾の返信がきて、営業マンＢには「忙しいのでまたの機会に」と断りの返信がくる。私たちの身の回りでは、そういうことが頻繁に起きています。当然、仕事で成果をあげ続けているのは営業マンＡのほうです。

両者の違いはどこにあるのでしょうか？それは、読む人の心を動かす文面を紡げているかどうかです。人は「感情」を備えた生き物です。したがって、相手に何かしらの行動を望むのであれば、「感情」に訴えかける文面を紡ぐ必要があります。

■名著に学ぶ「人の名前」の重要性

自分の名前を覚えていて、それを呼んでくれるということは、まことに気分のいいもので、つまらぬお世辞よりもよほど効果がある。逆に、相手の名前を忘れたり、まちがえて書いたりすると、やっかいなことが起きる。

デール・カーネギー著『人を動かす』より

自己啓発作家のテール・カーネギーは、自身の著作のなかで、名前の重要性について、こう語っています。平たく言えば“人は自分の名前を呼ばれると嬉しい”ということです。なぜなら、自分を大切に扱ってくれている、と感じるからです。

逆に、相手から名前を呼ばれなかったり、名前を間違えられたりすると、「軽んじられた」と感じ、相手に好意を持てなくなったり、抗戦的な態度に出たりすることがあります。人は、それほど自分の名前を大事にしています。メールを書くときにも、この人間心理を押さえておく必要があります。大事なのは以下の２点です。

ポイント１：人の名前を間違えて書かない

ポイント２：積極的に人の名前を書く

ポイント１を意識するのは、マナーとしても当然でしょう。一方で、ポイント２を意識している人は意外に少ないかもしれません。メール冒頭の「宛名」以外にも、適宜、相手の名前を挟むことによって、相手が好意や好感を抱きやすくなります。

△ お会いできるのを楽しみにしております。

○ 二宮さんにお会いできるのを楽しみにしております。

このわずかな違いが、「相手の感情が動く or 相手の感情が動かない」の差を生み出すのです。

■依頼のメールでは、相手の自己重要感を満たすことに注力せよ

筆者のもとには、よく講演や研修の依頼メールが届きます。たとえば、次のようなメールです。

【依頼メールＡ】

弊社の社員向けに「文章作成」の研修を検討しております。

山口先生に講師をお願いしたく、ご連絡差し上げた次第です。

仕事の依頼ですので、ありがたいメールには違いありません。しかし、感情が揺さぶられるほど嬉しいかといえば、答えはノーです。では、次のようなメールであればどうでしょう。

【依頼メールＢ】

弊社の社員向けに「文章作成」の研修を検討しております。

いくつかの「文章の書き方本」に目を通しましたが、

山口先生のご著書がずば抜けて分かりやすく、

また、その的確なノウハウにたいへん感銘を受けました。

山口先生のノウハウこそが弊社社員に必要であると判断し、

ダメ元でご連絡差し上げた次第です。

先ほどよりも心に刺さる依頼メールです。「ずば抜けて分かりやすく」「たいへん感銘を受けました」というフレーズを目にして喜ばない著者がいるでしょうか。メールＡとＢは、同じ依頼メールですが、「なんとかして、この会社の力になりたい」と意気に感じるのはメールＢです。

なかには、「『ダメ元』という言葉を使うのはマナー違反では？」とツッコミを入れたくなった人もいるでしょう。ごもっともな意見です。確かに「無理を承知で」などの言葉に置き換えれば、よりスマートだったかもしれません。

しかし、大事なのは相手の心が動くかどうかであり、依頼メールであれば、快諾がもらえるかどうかです。相手を動かすメールに求められるのは、表面的なマナーや日本語的な正しさではありません。相手の自己重要感を満たしたうえで、「嬉しい」「力になりたい」と感じてもらえる文面を心がけましょう。

■指示のメールは「ネガティブ表現」ではなく「ポジティブ表現」で書こう！

① 説得力のない企画書はいりません。

② 説得力のある企画書を期待しています。

上司から届いたメールです。あなたがメール受信者なら、気持よく受け入れられるのは①と②のどちらでしょうか？おそらく②ではないでしょうか。①には「説得力のない」「いりません」などのネガティブな表現が使われています。人によっては、自分が責められている、あるいは、嫌味を言われている、と感じる人もいるでしょう。

一方、②は「説得力のある」「期待しています」などのポジティブ表現が使われています。部下を鼓舞、応援する姿勢が感じられます。同じ内容のメールでも、言い方を工夫するだけで、受ける印象が大きく変わるのです。

【ネガティブ表現で書かれたメールを受信した場合】

気分が沈む／モチベーションが下がる／テンションが下がる／嫌な気持ちになる／拒絶したくなる／悪意を抱く

【ポジティブ表現で書かれたメールを受信した場合】

気分がよくなる／モチベーションが上がる／テンションが上がる／嬉しい気持ちになる／受け入れたくなる／好意を抱く

“指示する”ということは、相手に何かしらの成果を出してもらいたいわけです。その目的を達成するためには、相手のモチベーションを損なうネガティブ表現ではなく、モチベーションを高めるポジティブ表現を使ったほうが賢明です。

くどいようですが、相手は感情をもった人間です。行動を促す目的のメールでは、その感情をコントロールする書き方が求められるのです。

■えっ、「よろしくお願い致します」は危険！？

多くの方は使っている「よろしくお願い致します」は、とても使い勝手のいい結び言葉です。しかし、「よろしくお願い致します」と書いておけば、万事安泰というわけではありません。

資料をお送り致します。お手数ですが、よろしくお願い致します。

もしも、相手に何かしらの行動を期待しているなら、「よろしくお願い致します」だけでは物足りません。相手の行動を促す言葉を書く必要があります。

資料をお送りいたします。お手数ですが、内容をご確認のうえ、ご返信いただければ幸いです。よろしくお願い致します。

このように、具体的に行動を促すことによって、相手も「しっかり資料を読もう」という気持ちになります。

× 忘年会を予定しております。よろしくお願い致します。

◯ 忘年会を予定しております。お手数ですが、明日の正午までに出欠のご返信をいただけますでしょうか。よろしくお願い致します。

× A案とB案を用意しました。よろしくお願い致します。

◯ A案とB案を用意しました。恐縮ですが、忌憚のないご意見、ご助言をいただければ幸いです。よろしくお願い致します。

もちろん、命令調や押し付けがましい言い回しはご法度です。はっきりと指示しながらも、言い回しはていねいでなければいけません。相手の行動を促すときは「明確さ」と「配慮」、この２つのバランスが求められます。

■メールに求められるのは「文章力」よりも「コミュニケーション力」

相手の心を動かすためのヒントをお伝えしてきました。実は、対面のコミュニケーションも、メールのコミュニケーションも、その本質に大差はありません。

ところが、メールになると、とたんに、味気ない、冷たい、物足りないコミュニケーションを図る人が少なくありません。おそらく、目の前に相手がいないことで気が緩むのでしょう。

しかし、メールを打つパソコンの向こう側には、そのメールを受け取る人が100％存在します。どうか、そのことを忘れないでください。メール受信者の顔を鮮明に思い浮かべながらメールの文面を紡げる人は、自分の望み通りに相手を動かすことができる人です。

著者：山口拓朗

『だから、読み手に伝わらない！（もう失敗しない文章コミュニケーションの技術）』著者。

伝える力【話す・書く】研究所主宰。「伝わる文章の書き方」や「メールコミュニケーション」「キャッチコピー作成」等の文章スキルをテーマに執筆・講演活動を行う。著書に、メールコミュニケーションの方法を紹介した『だから、読み手に伝わらない！（もう失敗しない文章コミュニケーションの技術）』（実務教育出版）のほかに、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』（日本実業出版社）『書かずに文章がうまくなるトレーニング』（サンマーク出版）『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』（明日香出版社）他がある。モットーは「伝わらない悲劇から抜けだそう！」。

山口拓朗公式サイト

http://yamaguchi-takuro.com/