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新社会人のための“ビジネスメールの基本”

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 ビジネスメールには、マナーとルールがある。件名のないメール、誤字、脱字などメール一つで「この人は常識がない。仕事ができない人なのかな?」と相手に思われてしまいかねない。
しかし、このビジネスメールのマナーやルールは誰かが教えてくれるわけでもなく、自分から能動的に知ろうとしないと、書くことはできない。特に就活生や来春に就職を控える学生たちにとっては重要だ。

 『就活から役に立つ 新社会人のためのビジネスメールの書き方』(鈴木真理子/著、SMBCコンサルティング株式会社/監修、ソフトバンククリエイティブ/刊)では、ビジネスメールを書く際に絶対知ってほしい22のルールと、ビジネスメールの基本パターンとメールを書くときに役立つ24個のベストフレーズから、ビジネスメールの書き方とルールを解説していく。

 ビジネスは会社と会社のつながりで成り立つものだから、メールの最初の一言は相手に失礼があってはならない。メール本文の冒頭にくる挨拶は重要だ。
 本書で紹介されているベストフレーズは「お世話になっております」だ。また、言い換えフレーズとしては「いつもお世話になっております。」や「いつも大変お世話になっております。」などがある。相手の人とのやり取りが増えたら「いつも」を添えて、日頃からの感謝の気持ちを伝えることができる。
 さらに、常連のお客様に対して書くときや、深く感謝を伝えたいとき、営業やプレゼンの後など、ここぞ!と勝負をかけるときには、「大変」を付けると印象深くなる。反対にNGフレーズは「こんにちは!はじめまして。」だ。あくまで会社同士のつながりのため、個人的な挨拶はしないように心掛けるべき。

 また、仕事をしていれば、失敗はつきもの。取引先の会社に迷惑をかけてしまうこともあるかもしれない。そんな時、謝罪のメールも気をつけなければならない。NGフレーズは「すみませんでした。ごめんなさい。」だ。「すみません」はお礼とお詫びの両方に使えるが、正式な謝罪には向いていない。
 逆に、ベストフレーズは「申し訳ございません。」だ。お詫びのフレーズを書くときは「いただきましたご意見を活かし、なおいっそうのサービスの向上に努めてまいります。」など、次の文に善処策も書くといい。

 これらのビジネスメールの書き方は社会人であれば常識であり、基本中の基本だ。しかし、ビジネスメールに不慣れの段階では、ついつい社外の人宛に「すみません」を使ってしまったりすることもあるだろう。
 他の人に迷惑をかけてしまったり、自分が恥ずかしい思いをしないためにも、ビジネスメールのマナーとルールは、必ず身につけておきたいスキルだ。基本的なことをマスターしていくことが、社会人の第一歩となるはずだ。
(新刊JP編集部)



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