ガジェット通信

見たことのないものを見に行こう

ビジネス文章は3秒が勝負!〜最初の「ひと言」で伝える技術〜

DATE:
  • ガジェット通信を≫


■できるビジネスパーソンほど「ひと言」で伝える

仕事に使う文章では、最初の「ひと言」で、相手に伝えるスキルが必須です。「ひと言」、つまり、読み始めてからわずか3秒で勝負を決める文章です

書き始めからダラダラしていたり、前置きが長かったり、表現があいまいだったりすると、「それで、何が言いたいの?」「結論を早く教えてくれない?」と、読む人を苛立たせてしまいます。一方で、「ひと言」で書いてはあるものの、意味が伝わらない文章もNGです。当然ですが、文章を短くすれば伝わる、というものではありません。

ビジネスシーンに求められるのは、最初の「ひと言」で、核となるメッセージを伝える、あるいは、文章の全体像を浮き上がらせる文章です。「ひと言」で伝える技術が身につくと、仕事の効率や生産性が向上。書き手自身の評価も高まります。

■メールの件名に表れる「ひと言」で伝える技術の素養とは?

その人に「ひと言」で伝える素養があるかどうかは、メールの件名を見ればだいたい分かります。メールの件名は、メール本文に何がかかれているか、その端的な要約でなければいけません。

件名:ご連絡です

件名:清水です

件名:おはようございます

件名:お疲れ様です

件名:すいません

件名:ご迷惑をおかけしております

どれも短い件名ですが、メール本文に何が書いているのかが分かりません。言葉は書かれているのに、そこに必要な情報が含まれていない状態です。読み手に不親切な件名と言わざるを得ません。

件名:新商品発表会の件で、ご連絡いたしました

件名:小冊子の件でご対応いただければ嬉しいです

件名:(株)SASA-GOについてのご報告です

件名:清水市の企画についてご査収願います

件名:アンケートをご確認いただければ幸いです

件名:秋のキャンペーンの宣材についてです

先ほど挙げた件名と比べると、いくぶん具体的になりました。しかし、的確に内容を伝えているかといえば、答えは「ノー」です。「ご連絡いたしました」や「ご対応いただければ嬉しいです」「ご確認いただければ幸いです」などの言い回しも、要約の役割が求められる件名には必要ありません。

では、メール本文の内容を的確に示す件名にするためには、どのような書き方をすればいいでしょうか。以下は、修正した件名です。

件名:18日(木)開催の新商品「ケアー」発表会の詳細

件名:小冊子『にぃいちぇる』の誤字訂正の件

件名:(株)SASA-GOの工場ラインの電装不具合の件

件名:清水市助成金事業・企画プレゼン概要決定

件名:商品Zのお客様アンケート項目案の是非

件名:「ViBi」秋のキャンペーンのポスターラフ案ご送付(3点)

先ほどよりも、内容が把握しやすい件名になりました。これくらい具体的で情報量の多い件名であれば、読み手が戸惑うこともないはずです。3秒で伝わる親切な件名といえます。固有名詞が盛り込まれているので、読み手が、あとでメールを探すときにも苦労しません

■企画書やプレゼン資料の良し悪しもタイトルで決まる!?

メールの件名以外にも、企画書や提案書、プレゼン資料などで、「ひと言」で伝えるスキルが重宝します。これらの文章で真っ先に読まれるのがタイトルです。

父の日販促キャンペーン

企画書の表紙に書かれたこのタイトル。意味は通じますが、具体的でないために内容が想像できません。また、言葉がありきたりすぎて、興味もわきません。

父の日の動画販促キャンペーン

【特別ミッション】パパを“ちょい悪オヤジ”に変身させよ!

先ほどよりも、キャンペーンの内容が見通せるタイトルです。具体的に何をするかまでは見えませんが、読む人に興味をもたせることができれば、企画書のタイトルとしては及第点でしょう

①【新商品案】チョコレート「雅流」

②【新商品案】知的チョコレート「雅流」

〜190円で味わえるエグゼクティブ気分〜

①ホームページ制作のご提案

②集まるホームページ制作のご提案

<新規客獲増で月に50万円売り上げを増やす!>

いずれも、①よりも②のタイトルに興味をもつはずです。いくら内容が同じでも、タイトルの付け方次第で、読み手が抱く興味・関心の度合いが大きく変わります。

タイトルで読む人の興味・関心を引くことができれば、好意的な目でその先を読み進めてくれるため、望む結果が出やすくなります。一方で、タイトルで読む人の興味・関心を損なえば、期待値が低い状態からの挽回が難しくなります(つまり、結果が出にくくなります)。初めに抱く印象というのは、人間にとって、それくらい大事なものなのです。

■会議の発言やプレゼントークでも武器になる「ひと言」

「ひと言」で伝える技術に磨きをかけるためには、以下のステップを踏む必要があります。

ステップ1:情報全体を把握する

ステップ2:核となる情報を抽出する

ステップ3:抽出した情報を簡潔に伝える+(場合によっては)興味を引く表現を使う

最初の「ひと言」で相手に伝えることができれば(あるいは、相手の興味・関心を引くことができれば)、他人との情報共有がスムーズにいきやすくなるほか、仕事の成果が出やすくなります。

なお、この「ひと言」で伝える技術は、文章のみならず、会議やプレゼンテーション、対面営業・接客など、リアルなビジネスシーンにも応用できます。ビジネスパーソンにとって、「ひと言」で伝える技術を身につけることは、仕事ができる人になるための特急チケットのようなものなのです。

著者:山口拓朗

『買わせる文章が「誰でも」「思い通り」に書ける101の法則』著者。

伝える力【話す・書く】研究所主宰。「伝わる文章の書き方」や「メールコミュニケーション」「キャッチコピー作成」等の文章スキルをテーマに執筆・講演活動を行う。著書に、キャッチコピーの作り方を解説した『買わせる文章が「誰でも」「思い通り」に書ける101の法則』(明日香出版社)のほか、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(日本実業出版社)『書かずに文章がうまくなるトレーニング』(サンマーク出版)他がある。モットーは「伝わらない悲劇から抜けだそう!」。

山口拓朗公式サイト

http://yamaguchi-takuro.com/

関連記事リンク(外部サイト)

「頼れる人」という印象を与えるには? すぐ実践できる7つのワザ
「また会いたい」と思わせる営業テクニック!取引先に好感を持たれ、再訪を実現させるには?
対立を組織活性化のエネルギーに変える「コンフリクト・マネジメント」とは?

リクナビNEXTジャーナルの記事一覧をみる ▶
  • 誤字を発見した方はこちらからご連絡ください。
  • ガジェット通信編集部への情報提供はこちらから
  • 記事内の筆者見解は明示のない限りガジェット通信を代表するものではありません。

TOP