失敗を「一度で終わらせる人」と「繰り返す人」の差とは？

2018/10/15 11:01 リクナビNEXTジャーナル

残念ながら、仕事は毎日が充実感に溢れたものばかりとは限りません。ちょっとしたミスでお客様や周りに迷惑をかけることもあります。大きなミスや小さなミス、どんなに優秀な人でもミスをしない人はいません。でも何度もミスを繰り返す人と、一度のミスで終わらせる人に分かれているのが現実です。その差はどこから生まれてくるのでしょうか？そこで今回は広告代理店勤務時代に3,000人以上のVIPと交流し、彼らの「ミスを繰り返さないための工夫」を研究している気配りのプロフェッショナル・後田良輔さんに「仕事でミスを『繰り返す人』と『繰り返さない人』の違い」について話を伺いました。

プロフィール

後田良輔氏／ビジネス書作家・コラムニスト

1972年生まれ。大手３大広告代理店に勤務し、「誰でも使える気配り術」を駆使する気配りのプロフェッショナル。これまで応対したVIPは、東証一部上場社長、世界企業のCEO、政治家、医者、弁護士、大学教授、大物俳優・女優、ミリオンセラー作家、世界No.1クリエイターなど総勢3000名を超える。この特別丁寧に接しなければならない顧客との交流で磨かれたスキルと「東京・名古屋・大阪」の現場勤務で身につけたリアルな経験を組み合わせた、独自の「誰でも使える気配り術」に定評がある。

著書に、『気配りの正解』（ダイヤモンド社）『＜落ちこぼれでも３秒で社内エースに変わる！＞ぶっちぎり理論38』（ダイヤモンド社）、『逆境を活かす！就活面接「エモロジカル理論」2015年度版』（実務教育出版）『１秒内定面接術」』（インプレス）など。これらの実績を買われ全国の大学や企業から講演・研修依頼が殺到。新聞・雑誌などメディア露出は50回以上。「世界からキャリアの悩みをなくすこと」をミッションとする。

連続ミスは「ルールブック」の有無で防げる

3000人のVIPを観察していて、ミスを回避する決定的な要素を発見しました。それは「ルールブックの有無」です。VIPはミスを回避するための明確なルールを自分で作っていたのです。世の中には様々なルールが存在します。

野球やサッカーなどのスポーツのルール、車を運転する際の交通ルール、はたまた仕事をする時の就業規則など。ルールの内容は異なるものの、その目的はただ1つ、正しい枠組みを決め、物事をスムーズに運営することです。無法地帯という言葉があるように、もしルールがなければ正しい・悪いの軸がなくなり、判断が曖昧になってしまいます。この判断が曖昧になるという状態にミスが起こるとVIPは考えています。

Aが良いのか、Bが良いのか。それともCが最適なのか？ルールが決まっていなければ、その都度迷い、考えている間にミスを起こしてしまいます。「段取り八分・仕事二分」ということわざがあるように、ビジネスにおける成功の8割は、事前準備で決まります。そしてミスをしないための8割の事前準備こそ、「ミス回避のルールブック」を作ることだったのです。このルールブックさえあれば、もう判断に迷うことはありません。もちろん連続して同じミスを繰り返すこともありません。

さらに事前に何が駄目なのかを把握できるため、ミスどころかクライアントや上司が喜ぶ提案を先回りして行うことも可能になります。たった1つのルールブックが、まさに天と地ほど異なる結果を引き寄せるのです。そして彼らのそのルールブックは誰でも簡単に真似できるものでした。次からVIPが作ったルールブックを簡単に要約してお話ししますので、ぜひあなたの習慣に取り入れてみてください。

ミス回避のルール(1) 順番を決める

ミスの大きな原因のひとつに「集中力」があります。集中力が高ければ、ミスなく高いクオリティの仕事をこなすことができます。逆に集中力が乏しい状態では、優秀な人でも簡単な仕事でミスを犯してしまうものです。そんな重要な集中力ですが、誰にでも限界があります。

どんなに集中力がある人でも、2時間も3時間も集中し続けるのは難しいのが現実です。そこで重要なのが「メリハリ」です。仕事はすべてが同じプライオリティではありません。利益の大小、緊急度の高い・低いなど、よくよく考えれば「Aの仕事が主で、Bの仕事が従」という序列があるはずです。「仕事に順番を付ける」というルールを守るだけで、重要な仕事でミスすることは激減すると思います。

ミス回避のルール(2) 予定より15分早く出社する

出社早々、「急ぎで企画書をまとめてくれ」と上司に言われたら、誰でも慌ててしまうものですよね。あり得ないミスは、この「慌てる」という状態からも生み出されます。そこでおススメなのが、「予定より15分早く出社する」というルールです。「朝の10分が一日の成果を決める」と言われるほど、朝の事前準備は大切です。

その10分よりもさらに5分早く行動を早めれば、さらに効果を増すことが期待できます。VIPは皆、予定より早めに出社し、慌てない事前準備を行っています。ほんの少しの余裕が、ミスを大きく回避できるコツだったのです。

ミス回避のルール(3) メモは「わかるように」書く

ミスは、やり方の間違いからも生まれます。例えば上司から「この請求書を『宅配便』で送ってくれ」と言われたのにも関わらず、「郵送」で送っては、到着日のズレというミスが起こるかもしれません。それを回避するために、クライアントや上司からの指示はメモを取るのが一般的です。

でもその書き方、正しい書き方になっていますか？VIPは書き方までルール化しています。メモを取ったけど、あとから読み返したら、何が書いてあるかわからない・意味がわからなくなったなどの経験はありませんか？メモを取る際は、「いつ・何を・誰が・どうする」ということが、きちんとわかるように書くのが鉄則です。書いた雰囲気ですませてはいけないのです。ミスを回避するために「メモはわかるように書く」ということをルールにしましょう。

ミスを回避するルール(4) 報告する

そもそもミスは誰が決めることでしょうか？あなたでしょうか？いえ、そのほとんどは上司やクライアントなど、第三者です。第三者にとって間違っているからミスになる。これが真相ではないかと私は思います。

であれば、相手に「これで大丈夫ですか？」と確認して仕事を進めればミスする可能性は低くなるものです。「〇〇と考えて進めますが、問題ないでしょうか？」「××というところまで出来ました」など、自分から声を掛け、報告するようにしましょう。このルールを守るだけでミスの8割は防ぐことができると私は思います。

まとめ

ミスはルールブックの有無で決まるとお伝えしてきました。失敗を何度も繰り返す人は、ルールブックを持っておらず、場当たり的に仕事に取り組んでいるのだと私は考えます。これではいつまでたっても改善されるわけはありません。逆に正しいルールを知っていれば、「ミスの少ない人」という評価を得ることもできるのではないでしょうか。着実に仕事をこなしていけば、「きちんとした人だ」「任せて安心だ」というポジティブな評価を誰でも得ることができます。こんな簡単なことをしないなんてもったいないと私は思います。あなたの人生の評価は毎日のルールで変わる。シンプルだけど、とても大きなことだと私は思います。