ビジネス文章で絶対にやってはいけない――“致命的な凡ミス”とは？

ビジネス文章で、こんな悩みを抱えている人は少なくないのではないでしょうか。

「どうやって書いていいかわからない」「とにかく時間がかかる」「文章を書くのが辛い」「最初の一行が出てこない」「長文が困る」「上司に何度も差し戻しをされる」

そうなるのは、当たり前だ、と語るのは、著書『ビジネスにうまい文章はいらない』の著者で、年間12冊の本を書き上げるブックライターの上阪徹さん。ビジネス文章の基本的心得からビジネスメール、日報、感想文、ＳＮＳや長文まで、「書き方のマインド」が変わる全５回です。

プロフィール

ブックライター 上阪徹さん

上阪徹事務所代表。「上阪徹のブックライター塾」塾長。担当した書籍は100冊超。携わった書籍の累計売り上げは200万部を超える。23年間1度も〆切に遅れることなく、「1カ月15万字」書き続ける超速筆ライター。

1966年生まれ。89年、早稲田大学商学部卒。ワールド、リクルート・グループなどを経て、94年よりフリー。これまでの取材人数は3000人超。著書に『JALの心づかい』『あの明治大学が、なぜ女子高生が選ぶNo.1大学になったのか』『社長の「まわり」の仕事術』『10倍速く書ける 超スピード文章術』『成功者3000人の言葉』など。

多くの人が文章に頭を悩ませている

20年以上にわたって、文章を書く仕事をしていて、ビジネスに関する本を書いたり、ビジネス雑誌やウェブの記事を書いているからでしょうか。ときどき、こんな声をいただくことがあります。

「ビジネスで使う文章って、どんなふうに書いていいのか、わからない」

私が返しているのは、それは当然だということです。なぜなら、「ビジネスで使う文章」は教わっていないからです。大学でも教わっていないし、ましてや高校、中学校でも教わっていない。振り返ってもらうと、おそらくそうだと思うのですが、文章の書き方は小学校以来、教わっていない、という人が大多数なのではないでしょうか。だから、わからなくて当たり前なのです。

しかも、教わったのが、小学校のとき、というのがポイントです。その文章は、実用的な文章ではなく、「子どもの作文」だったということです。社会に出た後の、ビジネス文章の書き方は、教わっていない。研修で文章講座がある会社もあるようですが、ほとんどの会社で、ビジネス文章は教えてもらえないのです。

となれば、どうするか。独学で学んでいくしかない。業務を通じて、覚えていくしかない。だから、多くの人が頭を悩ませることになるのです。

書くことが苦手だったからこそ

実はこうして今はビジネス文章をスラスラと書いていますが、もともと文章を書くことは嫌いで苦手でした。広告への興味から書く仕事の世界に入ることになりましたが、苦手なことを一生の職業にしてしまったというのは、なんとも不思議なところです。

しかし、苦手だったからこそ、文章というものに真正面から向き合うことになりました。文章とは何か。どうすれば書けるようになるのか。何が文章を書くことを苦手にしているのか……。もしかすると、文章を書くことが得意だったり、好きだったりする人なら考えもしなかったようなところまで、踏み込んで考えるようになっていったのだと思います。

そこでわかったことは、文章をスラスラ書くために、特別な技術や文章の才能は必要ない、ということでした。本質さえ理解できれば、誰でも文章はスラスラと書けるようになると思っています。ところが、それを学ぶ機会がなかった。だから、文章は今も面倒なものになっています。ビジネス書の書き方を指南するような本も、たくさんあります。いろいろなルールやセオリー、形式的なビジネスの書式について、詳しく書いたものもあります。

実は私は、そうした形式的な書籍を、一度も読み込んだことがありません。というのも、表面的、形式的なことをいくら教わっても、応用は利かない、と考えていたからです。そもそも作文が嫌いだったのは、教科書的なことが大嫌いだったからです。例題を読んで、文法を理解していく、細かなセオリーを覚えていく、なんてことは最も嫌いなこと。

しかし大事なことは、本質を理解すること、だということがわかったのでした。

文章に対する思い込みを排除する

まず、最初に知っておかないといけないこと。それは、文章に対する思い込みを排除することです。なぜなら、小学校以来、教わっていない可能性が高いから。小学校のときの文章に対するマインドセットが、そのまま残ってしまっている人が多いのです。実は、これこそが、書くこそがうまくいかなくなる要因であることが少なくありません。

例えば、作文しかり、試験の解答しかり、レポートしかり、学生時代までは、文章は「読み手に読んでもらえる」ものでした。

しかし、仕事の世界では必ずしもそうではありません。相手は不要な文章を読む義務などないのです。書いてさえおけば読んでもらえるはずだ、という発想は通用しない。むしろ、読んでもらえない。

となれば大事なことは、読んでもらえるような工夫や意識が必要になってくるということです。言ってみれば、サービス精神です。読みやすくしたり、見やすくしたり、相手に合わせて書いたり、興味のあるところから引っ張っていったり。そうした工夫なしに、ビジネスの世界での文章は読んでもらえないのです。

もとより、みんな忙しい。つまらないもの、意味のないもの、役に立たないものに時間を割いてはくれません。読んでもらうには、感謝の気持ちが必要なのです。そうした気持ちを持っていれば、それは文章にちゃんと表れます。

「オレは忙しいのに、なんだコイツは！」と相手に思われるような文章を書かずに済むようになります。こうしたちょっとした意識こそ、相手の印象を大きく左右しているのです。

文章は単なる道具。過分に怖がらない

もうひとつ、マインドセットを変えてほしいのが、「文章とは何か」ということです。端的に言えば、文章は単なる道具に過ぎない、ということ。ツールでしかないのです。つまり、書くということを過分に怖がることはありません。単なる道具なのですから。

もちろん、小説家やエッセイストなど、文章それ自体が価値を持つ書き手の人たちもいます。しかし、ビジネスの文章は違う。大事なのは、中身だからです。文章そのものではなく、「何を伝えたいのか」という内容そのもの。もっといえば、「内容がなければ文章は存在し得ない」のが、ビジネス文章なのです。

そして知っておかないといけないのは、この文章という道具が、極めて使い勝手が悪いことです。相手に伝えたいと思っていることが、なかなかうまく伝わらないことがある。しっかり手綱を握ってコントロールしておかないと、相手に違う内容が伝わってしまったりもする。下手をすると、相手を傷つけたり、怒らせてしまったりする。

しかも、文章は一方通行です。相手は送られた文字面だけで内容を見ることになります。よくわからにと思っても、すぐにレスポンスはできない。気になる言葉もそのまま受け止めてしまう。さらに、､メールにしても、一度送ったら、もう取り消せません。実はけっこう恐ろしいことを起こしかねないツールだということです。

ビジネス文章に関わるにあたり、まず理解をしておかないといけないのは、「文章に謙虚になる」ということです。相手にしっかり伝わる文章を書いていくために、書き手にはそれなりの意識が求められるのです。

その前に致命傷となる「凡ミス」防止から

文章をスラスラ書きたい、という人のための話をこれからしていきますが、その前に、ぜひ知っておいてほしい大事な話があります。それは、「凡ミス」をしてしまうと、印象は致命的になる、ということです。文章がうまく書けているとか、それ以前の問題として疑われても仕方がなくなってしまうからです。

拙著『ビジネスにうまい文章はいらない』でも使った、架空のメールの文章例で見てみましょう。

株式会社キャノン

第１営業部

上坂徹様

 

お世話になります。

先日は、業務改革プロジェクトの件で充実した打ち合わせをすることができました。

オフィスに戻ってから、特に征服を変える話が衝撃的だった、と上司ともども感激をしていました。ありがとうございました。

尚、先般のご以来の件ですが、やはり当方ではむずかしいのではないかとおもいました。

引き続き、どうzよろしくお願いいたします。

 

神田五郎

さて、どこに間違いがあったか、お気づきでしょうか。

(1)社名間違い

世界的に有名な会社ですが、正式な名前は「キヤノン株式会社」です。小文字の「ャ」ではなく、大文字の「ヤ」。そして「株式会社」は後ろにつきます。社名間違いが起きる典型例です。

他にも富士フイルム、キユーピー、イトーヨーカ堂、ブリヂストン、ビックカメラなど間違えやすい社名はたくさんあります。小さなことに思えるかもしれませんが、自分の会社の社名を間違えられて、気持ちのいい人はいません。

ところが、「社名を間違えてしまう可能性がある」ということを認識していないと、こういうことが起こるのです。

(2)名前の間違い

私の名前は、上「坂」ではなく、上「阪」です。名前の間違いは、もしかすると社名以上に印象を悪くする可能性があります。「ああ、名前もちゃんとチェックできない人なのか」と思われかねない。

私は自分が間違えられやすいので注意しますが、こうした小さなところに意識が向かない人は意外に少なくありません。斉藤さんか、斎藤さんか、齋藤さんか。伊藤さんか、井藤さんか、伊東さんか。山﨑さんか、山崎さんか、山咲さんか。

間違えられる気分を害されて、メールどころではない。注意が必要です。

気づかいは、読む人のため、に必要

(3)誤字や変換ミス

「制服」が「征服」に、「依頼」が「以来」になってしまっています。「どうぞ」が「どうｚ」と欠け字にもなっています。誤字や変換ミスは、意外にやってしまうもの。誤字ひとつで、印象は台無し。事前に見直していないのか、注意深さが足りない人のレッテルを張られます。簡単にパソコンに打ち込めるだけに要注意なのです。

(4)署名がない

送り主が名前だけ。社内メールや親しい間柄でのやりとりは別として、とりわけ外部の仕事先となれば、きちんと住所や電話番号も入れておきたいもの。

「そういえば、あの件、電話をしておこう」「資料を郵送しておこう」という場合に、わざわざ電話番号や住所を探さなければいけなくなる。このひと手間をかけさせないのが、想像力が働くデキる人です。

相手への気づかいです。あなたのため、ではありません。読む人のため、に必要なのです。

(5)漢字のひらがな化

「むずかしい」「おもいました」が、ひらがなのまま。小学生でも書ける漢字がひらがなになっていると、幼稚に見えることがあるかもしれません。相手にどう見られるか、どんな印象を与えるか、常に意識を持って、書かなければいけないのです。

 

次回、第２回は「文章を書くのを邪魔している呪縛を解く」をお伝えします。

 

参考図書

『ビジネスにうまい文章はいらない』

著者：上阪徹

出版社：大和書房

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