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もうすぐクリスマス!残業を減らし早く帰るためのスピードアップ仕事術

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課題が大雑把すぎると改善が難しい

残業を減らすには「仕事の効率化」と「品質(仕事の成果物のクオリティ)の改善」が重要です。たとえば、翻訳という仕事において品質をあげるには、どうすれば良いでしょうか。これは昔から、翻訳者や翻訳会社の課題となっていることのひとつです。でも、こういう考え方をしているうちは、意外と改善は難しいもの。解決すべき課題が大雑把すぎるからです。

作業の内容を細かくわけて考えてみる

「翻訳」とひとくちに言っても、原稿受領から納品までには、さまざまな作業をしています。作業内容を細かくわけて考えてみましょう。

まず、キーボードを使って、コンピューターに文字を入力します。また、外国語から日本語への翻訳であれば、入力した文字を漢字に変換するでしょう。調べ物も、専門辞書を引く、学術論文を読む、データベースを検索するなど、多岐にわたります。

当たり前になりすぎて普段は意識していないことでも、作業は作業。そういう当たり前の細かなところにまで目を向けることで、結果が大きく変わります。翻訳という大きな単位を、「文字入力」「仮名漢字変換」といった小さな単位までわけてはじめて、改善すべきポイントが明確になるからです。

同じことは、翻訳にかぎらず、どのような仕事にもあてはまります。日常の業務はもとより、家事や育児、介護など、例外はありません。スピードアップを目指すなら、まずはその仕事を可能なかぎり細分化することから始めてみましょう。

「する」と「しない」の両方から課題の解決に取り組む

その上で、どのように課題を解決するかを考えます。ここで大切なのは、各々の作業について「する」方向と「しない」方向の両方から、対処を検討することです。

文字入力であれば、キーボードを叩く回数つまりストローク数を減らす方法と、そもそも入力自体をしないですませる方法です。もちろん、「する」「しない」の両方を併用しても構いません。

一例をあげると、英日翻訳で最初に原文データで定冠詞の「the」を「〆」記号に一括置換することで、数十分から数時間の節約になります。原文データに上書きで翻訳文を入力していくことが前提になりますが、不要な文字列を削除する際に、the+スペースだとDeleteキーを4回押す必要があるのに対し、〆記号なら1回ですむからです。

通常の技術文書であれば、全体の3~5%程度が定冠詞です。仮に500個あるとして、Deleteキーを1回押すのが1秒だとすると、3×500で1500秒。「the+スペース」を「〆」にするだけで、単純計算で25分の余剰が生まれるわけですね。

作業の自動化も活用できないか検討する

あるいはWordなどの文書作成ソフトのマクロという機能を利用して、入力そのものを自動化することも可能です。このようにコンピューターの助けを借りると、手作業では実現できないことができるようになります。おおむね人間が得意なことはコンピューターが苦手なこと、人間が苦手なことはコンピューターが得意なことですので、苦手なことだけ助けてもらう二人三脚にすればよいのです。ポイントは、どのソフトのどの機能を利用できるかという考え方をすることです。

たとえば、英日の翻訳ソフトを日英翻訳の「見直し支援ツール」として使うことができます。作成した翻訳文の文法やスペルに誤りがあると、翻訳ソフトの出力する訳が極端に不自然になりますので、それを頼りに翻訳文のミスを拾うわけです。

なお、最近ではGoogle翻訳が非常に高性能になっていますが、Googleは多少のスペルミスなら正しいスペルを推測して正しく翻訳してしまうため、見直し用だと逆に不都合があります。見直し用の場合は昔ながらの古い翻訳ソフトのほうが便利で、同じ機械翻訳でも目的によって何を使うと最適なのかが変わるのです。

作業だけでなく道具のほうも機能単位で細かく見つめ、自分の需要に最も適した機能を組み合わせる―――。

仕事のスピードアップは、細分化にはじまり細分化に終わるといっても過言ではないかもしれません。ときに不可能を可能にするほどの効果がありますので、無駄な残業を削減する程度のことは、簡単だと思います。

削れるものはトコトン削って、楽しいクリスマスをお過ごしください。

(水野 麻子/特許翻訳)

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