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嫌われてしまうメールの特徴

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嫌われてしまうメールの特徴
 メールの文章で相手から自分がどのような人か判断されていることは多い。とくにプライベートをお互い知らないような仕事相手の場合は気を付けるべきだ。何気なく使った言葉で、知らないうちに相手をカチンとさせ、嫌われているかもしれない。
 こんなことにならないためには、どうしたらいいのだろうか。

 『和田裕美の性格がよくなるメールの書き方』(和田裕美/著、光文社/刊)では、読んだ人が心地よくなり、あなたのことを好ましく思ってくれる文章の書き方について、8つの文章の基本を紹介している。

 人から嫌われてしまう文章には特徴がある。例えば、強引な文章。典型的なのは「お返事ないようなら、この日で決定します」や「この日程で決定しました。これでお願いします」というような一方的な文章だ。これでは人の気持ちは動かない。このメールによって気分を害し、頑固になってしまった人は、実際スケジュールが空いていても「その日はダメです」と言いたくなってしまうものだ。
 ネガティブ表現が多いのも嫌われてしまうメールの典型例だ。
 「しんどいです」「辛いです」「もう自信ないです」という言葉が並んでいると、読んでいるこちらはもちろん心配するし、励まそうともするが、やはり読んでいるうちにげんなりしてしまう。決して元気で楽しい気持ちにはなれない。また、「○○さんも大変ですよね。最近ついてないですね」「これからが地獄のような忙しさですね」なども一見、相手の心配をしているようでいて、ジワジワと内側から痛めつけるような文章だ。
 さらに、言い訳が多いのもよくない。何かの原因で相手を怒らせた場合や自分のミスで迷惑をかけてしまった場合、「すみません」と謝罪をするのは当然のことだ。だが、そこに、自己正当化をした「言い訳」を付けすぎてしまう人がいる。「○○についてはすみませんでした。しかし、この件は先に私の方からお願いしていたので、この認識で正しいと思っておりました」と、謝罪もそこそこにすぐに「弁解」では、謝ってもらっている気がしない。
 この場合は「私のいたらなさのせいで大変ご迷惑をおかけして、本当にすみませんでした。言葉ではまったく足りませんが、心よりお詫び申し上げます。今回の件につきましては○○のように今後はさせていただきます。また改めましてお電話させていただきます」という言葉があってから、弁解として若干の経緯を書く方が相手も受け入れやすい。

 そんなつもりはなくても、自分の言葉で相手を怒らせてしまったり、思わぬところで損をしてしまうこともある。考えて、工夫して、思いを込めて、メールを書くときに今までよりちょっと気を付けて書くだけでも、相手への伝わり方は変わるはず。言葉は人を喜ばすことも、ときには傷つけることもできることを、改めて思い出させてくれる一冊だ。
(新刊JP編集部)



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