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「ダメな文章」が「伝わる文章」に激変する3つの基本!

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■美しい日本語やカッコいい表現はいらない

「おいおい、伝わるように文章を書いてくれよ」

「ちょっと、これ……意味が分からないんだけど?」

そんな言葉を上司や同僚から言われたことはありませんか?

仕事で使う文章に求められるのは、「伝える」ことではなく(!)、相手に「伝わる」ことです。せっかく有益な情報をもっていても、せっかくいい仕事をしても、せっかく伝えたい想いがあっても、文章の内容が相手に伝わらなければ意味がありません。美しい日本語やカッコいい表現は必要ありません。大事なのは相手に確実に伝わることです。

残念ながら、学生のときに学んでいそうで、実は学んでいないのが、伝わる文章を書く技術です。今回は「ダメな文章」が「伝わる文章」に変わる3つのポイントをお伝えします。

■【ポイント1】 「一文一義」で書く

伝わりやすい文章を書くには「一文一義」を意識する必要があります。「一文一義」とは、一文(句点<マル>が打たれるまでの文章)のなかに、ひとつの情報だけを書く、という意味です。

【原文】

このチームをマネージメントするのは難しいと言われていましたが、チーフの鈴木は、独自の基準でスタッフを選別し、他部署からも有能な人材を引き抜き、さらには、若手の山田に現場を統率する権限を与えるなど、目を見張る采配でマネージメントの基盤を構築しました。

句点(マル)が打たれたのは、最後だけ。一文に120文字以上が費やされています。これでは、読む人の頭に内容が入ってきません。

【改善文】

このチームをマネージメントするのは難しいと言われていました。しかし、チーフの鈴木は、独自の基準でスタッフを選別。他部署からも有能な人材を引き抜きました。さらには、若手の山田に現場を統率する権限を与えるなど、目を見張る采配でマネージメントの基盤を構築しました。

句点を打って文章を4分割した結果、ずいぶん読みやすくなりました。一文に盛り込む情報が多くなればなるほど、読みにくさが増し、読み手の理解度が下がります。ダラダラと読点(テン)でつながれた冗長な文章は、書き手の自己満足以外の何ものでもありません。

もっとも、すべての文章を「一文一義」で書くと、読む人にやや淡白な印象を与えてしまうことがあります。実際には「一文一義」をベースにしながらも、ほどよく「一文二義」を織り交ぜて、メリハリのある文章を紡ぐのが理想です。

■【ポイント2】主語と述語を正しく対応させる

主語と述語を正しく対応させる——文章を書くうえで守らなければいけないルールです。主語と述語が正しく対応していない文章は、「伝わらない文章」、つまりは悪文です。

【原文】

新進気鋭の77コーポレーションは、業績の良さはもちろん、社員の自主性や交渉力を伸ばす企業としても、その社風を高く評価している

「77コーポレーションは」という主語に、「高く評価している」という述語を組わせるのは不自然です(自社が自社を評価する……考えにくいケースです)。このように、主語と述語が正しく対応していないと、読む人の理解度が著しく下がります。もしも「77コーポレーション」を主語にするなら、次のような文章が適切です。

【改善文1】

新進気鋭の77コーポレーションは、業績の良さはもちろん、社員の自主性や交渉力を伸ばす企業としても有名だ

「主語(77コーポレーションは)」と「述語(有名だ)」が正しく対応したこの文章であれば、まったく問題はありません。

一方で、もしも原文の述語(高く評価している)を残すなら、この述語に正しく対応する主語を盛り込まなければいけません。

【改善文2】

新進気鋭の77コーポレーションは、業績の良さはもちろん、社員の自主性やディベート能力を伸ばす企業としても有名だわたしは、その社風を高く評価している

「わたし」という主語を加えて、述語(高く評価している)と正しく対応させました。この文章であれば、首を傾げる人はいないでしょう。

■【ポイント3】修飾語と被修飾語を近づける

修飾語と被修飾語は、できる限り近づけましょう。これも、伝わる文章を書くうえで無視できない重要な原則です。

【原文】

佐々木は、いつものように手早くランチを食べて現場に向かった

この文章では、「いつものよう」が、「手早くランチを食べて」を修飾しているように読めます。しかし、実はこの佐々木さん、いつもは、ゆっくりランチを食べています。手早くは食べていません。そう、書き手は「いつものように」を、本当は「現場に向かった」という一文にかけたかったのです。

誤読を招く文章になった原因は、「いつものように」(修飾語)と「現場に向かった」(被修飾語)の距離が離れすぎている点にあります。誤解を防ぐには、両者を近づける必要があります。

【改善文】

佐々木は、手早くランチを食べて、いつものように現場に向かった

この文章であれば、誤読を招く心配はありません。修飾語と被修飾語が離れていると、読む人が勘違いしやすくなります。とはいえ、注意を払っていても、両者の距離が離れてしまうことは珍しくありません。修飾語と被修飾語の距離については、読み返すときに、チェックするようにしましょう。

■伝わる文章は、社会人の「みだしなみ」&「武器」である

「一文一義を心かげる」「主語と述語を正しく対応させる」「修飾語と被修飾語を近づける」——この3つのポイントを意識するだけで、文章の読みやすさと情報伝達力、それに、読み手の理解力が格段にアップします。

確実に相手に伝わる文章が書けるようになると、仕事の効率がアップするほか、書き手自身の信頼性も高まります。伝わる文章を書くスキルは「社会人のみだしなみ」であり、なおかつ「社会人の武器」であると心得ておきましょう。

著者:山口拓朗

『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』著者。

伝える力【話す・書く】研究所主宰。「伝わる文章の書き方」や「メールコミュニケーション」「キャッチコピー作成」等の文章スキルをテーマに執筆・講演活動を行う。伝わる文章の書き方スキルは『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』(明日香出版社)に詳しく掲載。モットーは「伝わらない悲劇から抜けだそう!」。

山口拓朗公式サイト

http://yamaguchi-takuro.com/

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