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「ダメな文章」が「伝わる文章」に激変する3つの基本!

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■美しい日本語やカッコいい表現はいらない

「おいおい、伝わるように文章を書いてくれよ」

「ちょっと、これ……意味が分からないんだけど?」

そんな言葉を上司や同僚から言われたことはありませんか?

仕事で使う文章に求められるのは、「伝える」ことではなく(!)、相手に「伝わる」ことです。せっかく有益な情報をもっていても、せっかくいい仕事をしても、せっかく伝えたい想いがあっても、文章の内容が相手に伝わらなければ意味がありません。美しい日本語やカッコいい表現は必要ありません。大事なのは相手に確実に伝わることです。

残念ながら、学生のときに学んでいそうで、実は学んでいないのが、伝わる文章を書く技術です。今回は「ダメな文章」が「伝わる文章」に変わる3つのポイントをお伝えします。

■【ポイント1】 「一文一義」で書く

伝わりやすい文章を書くには「一文一義」を意識する必要があります。「一文一義」とは、一文(句点<マル>が打たれるまでの文章)のなかに、ひとつの情報だけを書く、という意味です。

【原文】

このチームをマネージメントするのは難しいと言われていましたが、チーフの鈴木は、独自の基準でスタッフを選別し、他部署からも有能な人材を引き抜き、さらには、若手の山田に現場を統率する権限を与えるなど、目を見張る采配でマネージメントの基盤を構築しました。

句点(マル)が打たれたのは、最後だけ。一文に120文字以上が費やされています。これでは、読む人の頭に内容が入ってきません。

【改善文】

このチームをマネージメントするのは難しいと言われていました。しかし、チーフの鈴木は、独自の基準でスタッフを選別。他部署からも有能な人材を引き抜きました。さらには、若手の山田に現場を統率する権限を与えるなど、目を見張る采配でマネージメントの基盤を構築しました。

句点を打って文章を4分割した結果、ずいぶん読みやすくなりました。一文に盛り込む情報が多くなればなるほど、読みにくさが増し、読み手の理解度が下がります。ダラダラと読点(テン)でつながれた冗長な文章は、書き手の自己満足以外の何ものでもありません。

もっとも、すべての文章を「一文一義」で書くと、読む人にやや淡白な印象を与えてしまうことがあります。実際には「一文一義」をベースにしながらも、ほどよく「一文二義」を織り交ぜて、メリハリのある文章を紡ぐのが理想です。

■【ポイント2】主語と述語を正しく対応させる

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主語と述語を正しく対応させる——文章を書くうえで守らなければいけないルールです。主語と述語が正しく対応していない文章は、「伝わらない文章」、つまりは悪文です。

【原文】

新進気鋭の77コーポレーションは、業績の良さはもちろん、社員の自主性や交渉力を伸ばす企業としても、その社風を高く評価している

「77コーポレーションは」という主語に、「高く評価している」という述語を組わせるのは不自然です(自社が自社を評価する……考えにくいケースです)。このように、主語と述語が正しく対応していないと、読む人の理解度が著しく下がります。もしも「77コーポレーション」を主語にするなら、次のような文章が適切です。

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