中小企業DXを阻む、紙・押印業務の存在。ニーズウェルが企業の業務状況を調査

近年、さまざまな領域で進むDX。その代表的なもののひとつがテレワークでしょう。テレワークの普及で副業をしやすくなったり、居住地の選択肢が広がったりと、働き方や暮らし方に変化があった人も多いのではないでしょうか。

しかし、実際にはテレワーク実施などのDXを推進できていない企業もあるといいます。その理由は一体何なのか……。

このたび株式会社ニーズウェルは、従業員1000名以下の企業で決裁権限を持つ1015名を対象に、2021年12月20日・21日の2日間、インターネット経由で「企業の業務状況」について調査。製造業やサービス業をはじめ、建築業、農業など幅広い業種の人々から回答を得ました。

テレワーク未実施は4割弱。その理由は？

まず、テレワークの実施状況について質問したところ「できている」が63％、「できていない」が37％という結果に。すでに半数以上がテレワークを実施していましたが、約4割は未実施ということでした。

そこで、テレワークを実施できていないと答えた375名に、その理由を質問（上位3つまで選ぶ方式）。すると「テレワーク環境が整備されていないから（29.1％）」「紙での処理が必要な仕事があるから（28.8％）」といった回答が上位となりました。

このことから、テレワーク環境などを整備するDX人材の不足や、紙業務の存在がDXへのハードルとなっていることが伺えます。DX人材については、外注するケースもあるようですが、“現場理解が重要”などの観点から内製化を図る企業が多いようです。この内製化にはある程度の時間がかかると思われます。

では、紙ベースの業務についてはどうでしょう？ 同調査では、紙を使う業務を抱える企業の状況についても、質問しています。

紙ベースの業務の存在

まずは、紙ベースの業務がどのくらいあるのかを調べるために「紙を使う業務は残っていますか？ 」と質問。すると「かなり残っている（36.6％）」「それなりに残っている（57.1％）」「残っていない（6.3％）」となり、紙ベースの業務を抱える企業が多いことがわかりました。

次に、上記の質問に対し“残っている”と答えた約94％（951名）に「紙を使う業務を廃止、もしくは削減することを過去に検討したことがありますか？ 」と質問したところ、約8割が「はい」と回答。多くの企業が紙ベースの業務に課題を感じていることが伺えます。

ではなぜ、実現に至っていないのでしょうか。上記の質問で「はい」と回答した760名に「検討が進まなかった、もしくは実現しなかった理由について教えてください（上位3つまで）」と質問したところ、「紙でしかできない業務だった（44.7％）」という回答が最多に。

次いで「適切な施策が見つからなかった（33.2％）」「費用・要員のリソースがなかった（25.5％）」となりました。これらが、紙を使う業務の廃止・削減が進まない大きな理由です。

日本特有の「ハンコ文化」

それでは、「紙でしかできない業務」が存在するのはなぜか。その背景には日本特有の「ハンコ文化」も影響していると思われます。つまり、紙ベースの業務を廃止・削減するためには、まず“押印”をなくす必要があると言えるでしょう。

同調査では、「毎日の仕事で押印をなくす取り組みは進んでいますか？ 」と質問。結果「進んでいる」と答えたのは28.1％で、「若干進んでいるが改良の余地あり」が45.0％、「進んでいない」が22.8％となりました（4.1％はハンコを扱わない）。

そこで、改良の必要性を感じている人・進んでいないと感じている人に、紙業務と同じく過去の取り組みについて質問。すると、押印をなくす取り組みを検討したことが「ある」とした人は61.2％となりました。

さらに紙業務と同じく、実現しなかった理由を問うと「押印が必要な業務だった（33.1％）」が最多。次いで「費用・要員のリソースがなかった（29.9％）」「適切な施策が見つからなかった（27.9％）」となりました。

まとめ

同調査から、テレワークなどをはじめとする企業のDX実現への障壁となっているのは、「環境を整えるDX人材の不足」と「紙・押印業務の存在」にあることが伺えます。

特に、紙・押印業務については廃止・削減を検討したものの、半数以上の方が実現できていないという現実が浮き彫りとなりました。これらの業務には「代替できない必要な業務」といった認識があるようで、根幹からの見直しが必要となりそうです。

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（文・Higuchi）