仕事をしやすいデスクを作る整理の鉄則とは？

今、職場のデスクはどんな状態になっているだろうか。

資料が散乱していたり、ファイルが積まれている状態ではないだろうか。

「ビジネスパーソンが仕事中に探し物に費やす時間は、１年に平均150時間」。そんなデータをアメリカのコンサルタント会社であるオーダー・フロム・カオスが出している。１日８時間労働と考えると、20日弱、探し物に時間を費やしていることになる。この時間がなければ、その分、仕事をすすめたり、休息にあてられるはずだ。

『なぜ、一流の人のデスクはキレイなのか? 片づけが9割』（清水申彦著、総合法令出版刊）では、ワークライフバランス、業務効率化コンサルタントの著者が、職場の机や身の周りを片づけるさまざまな方法や仕事の整理、仕事をする上での思考の整理方法を紹介している。

■「わからない」の箱で判断に悩む時間をカットする

いざ片付けを始めても、いるモノかいらないモノかの判断に迷ってしまい、進まなくなることも多い。そんなときは、デスクを片づけるときは「捨てる」「捨てない」の２択だけで考えるのではなく、捨てる判断を保留すれば、整理はラクになるという。

保留する手順はこの４つの段階がある。

１．一度全部取り出す

２．「いる」「いらない」「わからない」の３つに分ける

３．いるモノはしまう。いらないモノは捨てる。わからないモノは箱にしまう

４．箱にしまったモノは期日を決めて、期日が過ぎたらそのまま捨てる

ここでのポイントは「わからない」の箱をつくることだ。判断を保留するという選択肢をつくることで、分類する作業が都度悩まずにスムーズになる。さらに、このとき「わからない」モノを捨てる期日をなるべく短く設定して決めることが大事だ。その期日内に使うことがあれば、それは必要なモノであり、使わなければ不必要となる。

■整理の鉄則は「必要のないモノは置かない」

また、デスクの上の整理は「必要のないモノは置かない」が鉄則だという。

「作業中の仕事のモノは机の上」「使用頻度の高いモノは手元に」「使用頻度の低いモノは遠くに」と決めて、デスクの上には必要最低限のモノだけを置くようにする。

さらに、動線と配置にも気を配ろう。右利きの人であれば、電話を受けながらメモを取るために電話はデスクの左側、メモ帳とペンは右側に配置というように、作業しやすいようにしておくことも大事だ。

　◇

モノを片づける思考は、アイデア思考やスケジュール管理にも役立つという。自分のデスクが汚くて…と自覚している人は、本書の片づけ術を実践してみてはどうだろう。モノや思考を整理することで、デスクが片づくだけでなく、仕事の成果も上がるかもしれない。

（T・N／新刊JP編集部）

【関連記事】

元記事はこちら

「ずば抜けて仕事がデキる人」が絶対に疎かにしない基本とは？

なぜ多くの企業の人事評価制度は形骸化の道を進んでしまうのか