メールは時間泥棒！　リモートワークのレベルを上げるビジネスチャット虎の巻

「日本の会社は会議が多い」と言われています。その理由として「会議のための会議をするから」とも言われています。

社内でのメッセージ伝達が円滑であれば、無駄な会議を減らせるかもしれませんが、日本の現状では社内メールというものが社員間のスムーズなやり取りを阻害しています。その構図を説明し、なおかつビジネスチャットツールの導入を提唱する書籍『ビジネスチャット時短革命 メールは時間泥棒 メールを48.6%も減らす働き方』（越川慎司著 / インプレス刊）から、「効率的な仕事のやり方」を考察していきましょう。

確実性に欠けるメール

「先日お送りした以下のメールですが、ご確認いただけましたでしょうか？」

このような文章のメールを送ってしまうことが、多々あると思います。しかし考えてみれば「この前のメールを確認したか否か」を問うメールは合理的でしょうか。相手が読んでいるかどうか分からないのに、なぜ同じメールで連絡してしまうのでしょうか。もちろん、メールである以上は相手がそれを見落としてしまっている可能性も十分にあります。

「弊社のクライアントである22社でさらに調査を進めたところ、そこには衝撃の事実が潜んでいたのです。恐ろしいことに、“メールを見ていますか？”や“送信したメールを読んでいただけましたか？”というだけの内容のメールが全体の0.5％ほど存在していたのです。」（本書より引用）

（出典：本書11ページより）

この内容は、相手に返信を催促する場合でも用いられますが、いずれにせよメールは双方間の円滑なやり取りを促すツールとは言い難いのが現実です。

ならば、SlackやChatwork等のビジネスチャットツールを導入すればどうでしょうか。これらのプラットフォームを利用すれば、社内メールよりも断然速いレスポンスを期待でき、さらに「相手がこれを確実に読んでいる」ということが一目で分かります。

ビジネスチャットでレスポンスを改善！

迅速なレスポンスは、即ち「徹底した情報共有」に直結します。ビジネスチャットで情報共有ができれば、当然ながら「情報共有のための会議」は減っていきます。ましてや「重大な会議をするための事前会議」などを行う必要もなくなります。

「会議は準備で9割決まります。その準備にビジネスチャットをうまく活用できれば、会議自体の効率と効果は上がります。」（本書より引用）

そしてビジネスチャットの導入は、レスポンスの面で弱い社内メールを削減する効果ももたらします。「ビジネスチャットのおかげで社内メールを全廃できた！」という会社もあるほどです。

（出典：本書22ページより）

さらにビジネスチャットは、誤送信による情報漏洩を防ぐこともできます。メールでは送信先を間違って社外の人に設定してしまい、結果として大事な情報を漏らしてしまった……ということが度々発生します。

「チャットでは一度グループを作っておけば、間違えて無関係な人にメッセージを送ってしまうことはありません。ビジネスでは一度信頼を失うと、それを回復するのに相当な労力を使うので、誤った宛先を入れないための対策が求められます。」（本書より引用）

外出自粛の今だからこそ

新型コロナウイルスの感染拡大により世界各国の状況が深刻化しています。欧米諸国では強制的なロックダウンが行われ、市民は外出すらままならない状況に置かれています。ですがそれと同時に、自宅で職場と同質の仕事をする工夫が求められるようになりました。

いわゆるテレワークですが、本書で紹介されている事柄はその第一歩と言えます。外出自粛が要請されている今だからこそ、絶対に読んでおきたい本がここにあります。

『ビジネスチャット時短革命 メールは時間泥棒 メールを48.6%も減らす働き方（できるビジネス）』
（インプレス刊）

著者：越川慎司
定価：1,600円＋税

著者PROFILE
株式会社クロスリバー 代表取締役社長／株式会社キャスター 執行役員 国内外の通信会社、WebExを経て、2005年に米マイクロソフト本社に入社。日本マイクロソフトに転籍後、Officeビジネスの担当役員を務める。 2017年に株式会社クロスリバーを設立し、ITをフル活用してメンバー全員が週休3日を3年以上継続。述べ529社に対して、ムダな時間を削減し社員の働きがいを上げながら利益を上げていく「儲け方改革」の実行を支援。 2018年から700名以上がリモートワークの株式会社キャスター執行役員と兼任。著書に『新しい働き方』（講談社）、『働きアリからの脱出』（集英社）、『謝罪の極意』（小学館）、『超・時短術』（日経BP）。

(執筆者: インプレスPRスタッフ)