【Googleカレンダー活用術】Outlookと同期してスケジュールを一括管理しよう
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GoogleカレンダーとOutlookカレンダーは、どちらも人気の高い予定表ツールです。仕事ではOutlookカレンダーを、プライベートではGoogleカレンダーを利用するなど、2種類以上の予定表を利用している人も多いようです。しかし、OutlookカレンダーにGoogleカレンダーを同期して一括管理すれば、いくつものカレンダーを管理する必要がなく、便利で効率的です。ここでは、GoogleカレンダーをOutlookカレンダーへ統合して表示させる方法について紹介します。
同期する方法(Googleカレンダー→Outlookカレンダー)
GoogleカレンダーをOutlookカレンダー(Exchange 2010)で見るためには、GoogleアカウントとMicrosoftアカウントが必要です。
Outlook側の準備
ブラウザでOutlook(https://outlook.com/)を開きます。 サインインのウィンドウが表示されるので、Microsoftアカウントでログインします。 Outlookメールの画面が表示されるので、左下の予定表のアイコンをクリックしてOutlookカレンダーを表示します。
Outlookカレンダーの準備は完了です。
Googleカレンダー側の準備
Outlookカレンダーとは別ウィンドウで、Googleカレンダー(https://calendar.google.com/)を開きます。 ログインのウィンドウが表示されるので、Googleアカウントでログインします。
Googleカレンダーが表示され、これで準備は完了です。
同期の流れ・手順
Googleカレンダーの画面左側のマイカレンダー右側の下矢印をクリックして同期させたいカレンダーを一覧表示させます。
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これで、OutlookカレンダーにGoogleカレンダーが同期されました。
同期設定がうまくできないケースとは
同期が上手くいかないケースとしては、GoogleカレンダーのiCal形式URLをコピーする際に、「iCal形式の公開URL」をコピーしてしまっている場合があります。「iCal形式の公開URL」でも同期をすることは可能ですが、その場合、同期したいGoogleカレンダーが一般公開されている必要があります。カレンダーを一般公開する方法は、「iCal形式の公開URL」が表示されている画面上部の、「アクセス権限」の「一般公開して誰でも利用できるようにする」にチェックを入れましょう。ただし、一般公開すると、不特定多数の人が自分のカレンダーを閲覧できるようになるため、注意が必要です。
また、Outlookカレンダーに他のカレンダーを表示させるには、購読とインポートの2つの方法があります。先述の方法は購読で、Outlookカレンダーの左下に表示されている「予定表を見つける」の中の「Webから」を選択しました。しかし、ここで「ファイルから」を選択すると予定表をインポートすることになります。
購読とインポートの違いは、購読はその後も定期的に更新される、つまり同期されるのに対し、インポートはファイルをインポートしたときの状態から更新されることがありません。そのため、OutlookカレンダーにGoogleカレンダーが表示されますが、その後Googleカレンダーに追加された新しい予定がOutlookカレンダーに自動的に反映されることはありません。また、Outlookカレンダーに他のカレンダーの情報が同期されるには、数時間~24時間以上かかることもあります。
Googleカレンダーの同期のタイミングはGoogleの設定に依存しているため、Outlookカレンダーから意図的に情報を更新することはできません。ですから、新しい予定や、予定の変更がなかなか反映されない場合には、一度Outlookカレンダーに表示されているGoogleカレンダーを削除して再購読することで最新のGoogleカレンダーの情報に更新することもできます。
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パソコン教室を運営する傍ら、初心者への直接の指導経験を元に執筆活動を行う。2008年「これからはじめるパソコン超入門の本」で著書デビュー。代表作に「これからはじめるエクセル超入門の本」の他、「たくさがわ先生が教える」シリーズ(技術評論社)、「大きな字だからスグ分かる」シリーズ(マイナビ)がある。指導経験と自筆の漫画を活かした執筆が得意で、「たくさがわ先生が教えるパソコン超入門の本 Windows10 & Excel & Word対応版」など、初心者向け入門書やビジネス向け文庫本、計20冊を刊行。内容はiPad、Excel、ショートカット、困ったを解決、デジカメ、安全対策など多岐にわたる。いずれもメディアで紹介され、好調に売上を伸ばしている。寄稿に、「孫育てのツボ – デジタル機器を使う」(毎日新聞)、「どうしてる?パスワード&暗証番号」(女性セブン)などもある。
文:リクナビネクストジャーナル編集部
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