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「書けない」が劇的に改善する“たった1つ”の方法――山口拓朗の『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』

「書けない」が劇的に改善する“たった1つ”の方法――山口拓朗の『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』

得意先に電話をしたら「その内容をメールでもいただけますか?」と言われた。上司に企画のアイデアを出したら「そのアイデアをA4一枚の企画書にまとめといて」と言われた。以前までは口約束が慣習化していたが「文面として残っていないのはマズイだろう」と、最近は書面でやりとりするようになった。

あなたも似たような経験をしたことがあるのではないでしょうか。このように、近年、文章で情報のやり取りをしたり、コミュニケーションを図ったりする機会が増えてきました。「文章に残すこと」や「文章で伝えること」の重要性が高まってきたのです。そんな“文章による見える化時代”のなかで、次のような悩みをもつ人が少なくありません。

・「文章を書くことがストレスです」

・「文章を書くことが苦手です」

・「文章を書くのに時間がかかりまくります」

・「支離滅裂な文章を書いてしまいます」

・「『この文章はどういう意味だ?』と上司に怒られます」

・「そもそも頭のなかにあることを、文章にすることができません」

このような悩みを抱えている人たちにとって一筋の光明となるのが、新刊『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』が話題を呼んでいる山口拓朗さんがお届けする短期連載です。報告書からメール、企画書、ブログまで、これまでの学校教育で“教わっていそうでいて、実は教わっていない「文章作成の基本」”を学んでいただきます。第2回となる今回のテーマは「情報収集」です。

「書けない」最大の原因は何か?

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前回、「文章作成」とは「書く」という作業だけではなく、以下の4ステップで成り立っていることをお伝えしました。 【文章作成の4ステップ】

ステップ1:情報を集める

ステップ2:書く前の準備をする

ステップ3:文章を書く

ステップ4:書いた文章を推敲・修正する

なかでも、私たちが疎かにしがちなのがステップ1の「情報を集める」です。

文章作成は料理に似ています。素材がない状態で料理を作ることができないのと同じように、文章も素材がなければ作ることはできません。料理であれば、素材を求めてスーパーに行く人がほとんどでしょうが、文章の場合、なぜか多くの人が、素材を集めに行こうとしません。素材のない状態で書き始めようとするのです。これでは書けないのもムリはありません。

自分に質問をして「主観情報」を集めよう!

「文章が書けない状態」から抜け出すための方法は、ずばり「情報収集」です。情報には、大きく2種類あります。ひとつは、自分のなかにある「主観情報」で、もうひとつが、自分以外のところ(周辺)にある「客観情報」です。文章を作るときには、「主観情報」と「客観情報」のどちらか一方ではなく、どちらも必要です。 【おもな主観情報】

・自分の体験

・自分の考え・意見

・自分の感想

・自分の主張

・自分のアイデア

自分のなかにある情報だからといって、いつでも簡単に取り出せるかといえば、そうとも限りません。自分のなかにある情報は、曖昧模糊とした“情報の芽”であることが少なくありません。考えにしろ、意見にしろ、感想にしろ、自分のなかで “まだ花開いていない(=明確化していない)”情報が少なくないのです。

そうした“情報の芽”を花開かせるためのツールが「自問自答」です。「このプランについての自分の意見は何か?」「このプロジェクトを加速させるために有効なアイデアは何かないか?」「今回、自分が提案すべきことは何だろう?」という具合に、そのつど自分に質問をぶつけて、答えを導き出していきます。自問自答をくり返すことによって、花開いた「主観情報」が手元にそろうのです。

「客観情報」は足で稼ごう!

一方、自分以外のところ(周辺)にある「客観情報」には、以下のような種類があります。

【おもな客観情報】

・資料の情報

・雑誌の情報

・書籍の情報

・インターネット上の情報

・研究・実験・調査(アンケート等)の結果

・現場で収集した情報

・人から話を聞いて得た情報

ビジネスパーソンであれば、自身が身を置く業界の専門誌や書籍などに目を通して、さまざまな知識や情報やデータを手元にそろえておくと、いざ文章を書くときに役立ちます。また、それぞれの現場での情報収集も極めて重要です。仮に自社の新店舗の視察を任されたのであれば、新店舗で見聞きしたすべてが有益な「客観情報」です。もちろん、現場の人たちから話を聞くなど、「生きた客観情報」も積極的に仕入れる必要があります。

インターネット上の「二次情報」には注意せよ!

一点注意すべきは、インターネット上にある「情報」です。出版社や著者の名のもとに責任が担保された書籍と異なり、インターネット上の情報には「誤った情報」や「ガセ情報」「真偽があいまいな情報」が少なくありません。

そもそもインターネット上の情報の大半が「二次情報」です。「二次情報」とは、引用や伝聞、あるいは、加工・編集をした情報のこと。集めやすい反面、常に「情報が不正確かもしれない」「情報が改編されているかもしれない」「情報の鮮度が古いかもしれない」などのリスクと背中合わせです。

したがって、インターネットから情報を拾うときには、果たしてその情報が信頼するに足るものなのか、サイト運営者について調べたり、複数の情報源にあたったりする必要があります。あるいは、より確実に「ウラ(=正しいと判断できる証拠)」を取るために、ときには自分の足で「一次情報(=現場や人から得られる無加工・未編集の情報)」を取りに行くことも大事です。

万が一、正確性を欠いた情報をもとに文章を書けば、その人自身の信頼、ひいてはその人が所属する会社や組織の信用を落としかねません。

いい文章は「主観情報」と「客観情報」の組み合わせから生まれる

くり返しになりますが、「主観情報」と「客観情報」は、どちらか一方ではなく、両方をそろえておくことが大切です。「主観情報」だけでは、説得力に欠ける文章になりかねず、「客観情報」だけでは、理屈っぽい文章になりかねません。

もちろん、「主観情報」と「客観情報」の配分はバランスが大切です。 “情報伝達”に徹しなければいけない場面では、あえて「主観情報」を伏せて「客観情報」を主体に文章を紡いでいきます。一方、書き手の意見やアイデアを示す必要があるときは「主観情報」を主体に文章を紡いでいきます。

理想は、「主観情報」と「客観情報」の両者を懐に忍ばせておき、状況に応じて必要な情報を取り出せる状態にしておくことです。少なくとも、「情報不足」の状態で書き始めることだけは避けなければいけません。書く前にすべきは、手元に質の高い「主観情報」と「客観情報」をそろえることです。

次回、連載第3回は「書く前の準備」についてお伝えします。

著者:山口拓朗

『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』著者。

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伝える力【話す・書く】研究所所長。「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う。『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』(日本実業出版社)のほか、『残念ながら、その文章では伝わりません』(だいわ文庫)、『問題を解くだけですらすら文章が書けるようになる本』(総合法令出版)、『書かずに文章がうまくなるトレーニング』(サンマーク出版)『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』(明日香出版社)他がある。

山口拓朗公式サイト

http://yamaguchi-takuro.com/

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