メールでミスする人が見落としがちな「送信前」の確認ポイント13

2017/02/21 11:01 リクナビNEXTジャーナル

「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う山口拓朗さん。そんな山口さんに「ビジネスパーソンのための文章術」について伺うこのコーナー。今回は「メールのミスを防ぐ着実な方法」についてです。 f:id:asukodaiary:20170215174513j:plain

メールのミスで信用を落としていませんか？

メールの送信ボタンを押してから、「あっ！しまった！」と自分のミスに気づいて顔面蒼白になったことはありませんか？あるいは、自分が送ったメールで相手を怒らせてしまったり、伝えたいことが伝わらずに誤解を招いてしまったりしたことはありませんか？

こうしたミスの多くは、送信前に冷静にメールを確認することで防ぐことができます。ここでは、メール送信前に注意すべき13の確認ポイントをお伝えします。

送信前に注意すべき13の確認ポイント

①宛先（アドレス）に誤りはないか

宛先（アドレス）を間違えると、間違えた方、間違えられた方の双方に迷惑がかかります。情報漏えいにもつながりかねません。

②CcやBccに誤りはないか

宛先同様に間違えると怖いのが「Cc」や「Bcc」です。とくに本来「Bcc」で送るべきメールを「Cc」で送ってしまうと、すべての送信先に「Cc」に入れたアドレスが公開されてしまいます。

③宛名に誤りはないか／宛名の敬称は正しいか

名前を間違えられると「失礼だ」と感じる人が少なくありません。会社名や氏名の明らかな誤りはもちろん避けなければいけませんが、「本田／本多」「阿部／安倍／安部」「斉藤／斎藤／齊藤」といった表記の誤りにも注意しましょう。

④必要なファイルを添付したか

「ファイルの添付もれ」は、意外に多いミスです。再度やり取りしなくてはいけないため、双方にとって時間と労力のムダです。最も注意すべきは、（他社情報などを含んだ）別のファイルを送ってしまうことです。

⑤件名は具体的でわかりやすいか

件名は、メール本文の内容を端的かつわかりやすく示す必要があります。「おはようございます」「山口です」「お疲れ様です」「ご連絡です」など、ひと目で内容がわからない件名はNGです。「25日のＡプラン会議の件」のように具体的に書きましょう。

⑥必要な情報が抜け落ちていないか

「打ち合わせって……いつだっけ？」「それで……コストはいくらなの？」「それで……納期はいつまで？」という具合に、メール受信者に首をひねられていませんか？相手が知りたい情報が書かれていないと、再びやり取りしなければいけなくなります。「自分がわかっていること＝相手もわかっていること」とは限りません。

⑦余計なことを書いていないか

必要な情報を省いてはいけませんが、一方で、余計なことは書く必要がありません。だらだらと（用件と関係のない）ムダなことを書きがちな方や注意は必要です。

⑧誤字・脱字はないか

誤字や脱字が多いと「国語力が低い人」「仕事ができない人」「確認が甘い人」と思われてしまいます。パソコンでは変換ミスなどが起きやすいものです。最終確認を怠らないようにしましょう。

⑨平易な言葉で書かれているか

「平易」とは「たやすく理解できること」という意味です。相手が「これどういう意味？」と思うような専門用語やビジネス用語は控えるようにしましょう。また、理屈をこねくり回したような書き方も避けるようにしましょう。

⑩見た目が読みやすいか

一行がやたらと長い。あるいは、空白の行がない。このようなメール文章は、受信者にとって読みにくいものです。早めの改行を心がけるほか、情報の区切りに空白の行を挟むなどして、ストレスのない文面を心がけましょう。

⑪相手を不快にさせていないか

「押し付け」や「命令調」などの上から目線は相手に嫌われます。また、上辺だけ丁寧な「慇懃無礼（いんぎんぶれい）な文章」も煙たがれます。相手を不快な気持ちにさせている人ほど、そのことに気づいていません。

⑫相手の質問に答えられているか【返信の場合】

もらったメールに返信するときは、相手の質問や確認事項に的確に答える必要があります。メール文面の意図をよく汲み取って返信しましょう。

⑬24時間以内に返信しているか

メールは最低でも24時間以内に返信するようにしましょう。もしも、24時間を超えてしまったときは「ご返信が遅くなり申し訳ございません」といったお詫びの一文を入れましょう。

万が一、送信後にミスが発覚したときは？

なお、送信したメールに誤りがあることが判明したときには、すぐに「お詫びと訂正」のメールを送らなければいけません。

件名：【お詫と訂正】商品Ａ配送の件

本文：先ほどお送りしたメールの「ロゴデザイン納品の日時」に誤りがありました。

下記、訂正いたします。大変失礼いたしました。

＜誤＞時間：２月３日10時

＜正＞時間：２月２日15時

訂正を伝えたあと、（本文の続きに）修正済みの全文を張り付けましょう。その際、後日相手が間違って当初のメール（誤った情報を記載したメール）を読み返さないよう、「お手数ですが、先ほどのメールは削除願います」のような一文も添えておくといいでしょう。

言うまでもありませんが、メール送信後に、相手の怒りを買うミスを犯したことに気づいた場合は、真っ先にお詫びの電話を入れる必要があります。大事なお詫びをメールで済ませようとすると、「誠意がない」「何様のつもりだ」「なめている」などと相手の怒りを増幅させかねません。

メールのミスの９割は「送信前の確認」で防げる！

メールのやり取りで発生する失敗の大半は、送信する前のチェックで防ぐことができます。忙しくなればなるほど、慌てて「送信ボタン」を押しがちですが、そういうときほど上記の確認ポイントに沿って冷静に読み返す必要があります。

とりわけ注意したいのが、宛先（アドレス）の誤りと添付ファイルの誤りです。このふたつのミスは、情報漏えいを招いて責任問題に発展する恐れがあります。細心の注意を払いましょう。

著者：山口拓朗

『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』著者。

伝える力【話す・書く】研究所所長。「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う。メールでのミスやトラブルを減らす方法を網羅した『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』（明日香出版社）のほか、『問題を解くだけですらすら文章が書けるようになる本』（総合法令出版）、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』（日本実業出版社）、『書かずに文章がうまくなるトレーニング』（サンマーク出版）、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』（明日香出版社）他がある。

山口拓朗公式サイト

http://yamaguchi-takuro.com/