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英文ビジネスメールのコツとすぐに使えるテンプレート集

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国際的なプロジェクトに参加している人が避けては通れないのが英文でのビジネスメール。上司や前の担当者が使っていたメールを参考に、毎回コピペで送っているという方も多いでしょうが、毎回そうともいかないのが現実です。

そこで、今回は今すぐにでも使える英文ビジネスメールのテンプレートと、そのポイントをご紹介します。

イントロダクションは短く簡潔に

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日本語のメールでは季節の挨拶や以前お世話になったときの話など、何かとさまざまな”挨拶“を加えることが多いでしょうが、英語でそんなことをすることは一切なく、むしろ「回りくどい」と敬遠されてしまいます。

その相手と実際に顔を合わせたとき、「日本では連日猛暑日が続いていますが、あなたの国ではいかがですか?」などと言うでしょうか?これは日本人の感覚としては非常に礼儀正しいと思われるのでしょうが、欧米の感覚では「無意味な会話をするということは何かやましいことでもあるのか」と疑ってしまう人もいます。

イントロダクションも同様で、相手に実際に会ったときにいうくらいの軽い挨拶で済ませましょう。何よりも短く・簡潔に、が大切です。

もしそのメールを送るまえにどこかで会った人なら、「It was great to meet you at ◯◯(イベント名や場所)」とだけ言えば十分です。

また、もし頻繁に連絡をしている人であれば「I hope you are well.」程度の本当に軽い挨拶だけでもいいです。

英語圏の人はとにかく回りくどい表現が大嫌いです。これを念頭において、本題にすんなりと入りましょう。

文章の数を事前に決めておく

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英語でのビジネスメールで何よりも重要なのが「要点を簡潔に伝えること」です。ビジネスメールは、長年会っていなかった友人への手紙ではないので、風情も無駄話も一切不要です。

そのためにはまずメールを書くまえから1.今どういう状況で、2.何をしてほしいのか、3.その理由、というふうに、相手に伝えたいことを自分の中で完璧に整理してから書きましょう。

また文章の数は、いつでも最小限に抑えるように心がけてください。大抵の場合、5から10も書けば自分の言いたいことは伝わります。

ただ、簡潔にするからといってぶっきらぼうな印象を与えたり、無礼な表現になってしまわないように注意が必要です。簡潔にするとは「無駄を省く」ということで、けして「情報が少ない」という意味ではありません。自分の言いたいことを伝えるのに必要な分だけの情報を入れることを心がけましょう。

日本人がよく犯してしまうミスの筆頭が、冗長になることです。

相手への気遣いからか、一度言ったことを繰り返したり、全く関係のないことを入れたメールをよく目にします。こういったことにならないためにも、「事前に自分の考えを整理する」というプロセスが非常に重要になってきます。

日にちや時間を具体的に指定する

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メールで打ち合わせの日程調整や納期を設定する際には、具体的な日にちや時間などを必ず指定するようにしましょう。

例えば「I would love to chat with you about this matter(この件についてチャットで詳しく話したいのですが)」や「Please get back to me at your earliest convenience(ご都合の合うときにご返答ください)」など、相手の都合を配慮しているのは理解できますが、これでは二度手間になってしまいます。

こうしたメールを送ると、結局相手から日程の打診があり、そこでダメならまた違ったこちらから再度日程や時間を打診する必要があります。

もし相手と何か日にちを決めなければいけないことがあるのなら

I would love to chat with you more about this project. Do you have some time to talk on Monday between 10am to 2pm?(このプロジェクトについて一度チャットで詳しくお話ししたいのですが、月曜日の午前10時〜午後2時の間でお時間いただけますか?)」

というふうに、相手にゆだねるのではなくこちらから積極的に打診するようにしましょう。

結びの言葉を必ず入れる

どんなに簡潔にしても、最後はキレイに締めるのがマナーです。また相手が使った言葉でも、自分から相手に送る際には無礼にあたることもあるので、気をつけましょう。例えば「Cheers」や「See you later」などは上司や目上の人に対して使うと無礼にあたります。

一番無難なのは「Sincerely」でしょう。これはどんな相手にでも使えるので、もし特にこだわりがないのであればSincerelyで締めるのがスタンダードです。

送る前に絶対に読み返す

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