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イベントってどうやって開催するの? 『空フェス!』主催してみた。

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空フェス!

最近『mixi』のコミュニティのオフ会、『Twitter』発のイベント、『ニコニコ動画』発のライブなど、さまざまなイベントが開催されている。こうしたイベントに足を運んだ読者や、開催を考えている読者もいるのではないだろうか。筆者も2010年3月6日に秋葉原で『空フェス!』というイベントを開催した。このイベントは幸運にも150枚のチケットが売り切れ、盛況のうちに終えることができた。今回の経験から、イベント開催に必要な場所、金、時間といったノウハウをご紹介したい。

まずは場所

まずは場所。首都圏のライブハウスであれば、50名規模の店舗を貸し切ると平日夜で10~15万円、土日祝日夜で15~20万円が相場だ。さすがライブハウス、音響機材が充実しており思う存分音を出せるところが多い。ライブハウスが企画する複数バンド参加のイベント(ブッキングライブ)の場合はチケットノルマ制の場合が多く、例えば1500円×20枚がノルマ・21枚以上は販売枚数に応じて収入が発生するといった制度をとっている店が多い。楽器を使わない場合、トークライブハウスである『東京カルチャーカルチャー』や、『LOFT/PLUS ONE』が安価だ。これらはある程度集客力が見込めないと利用できないが、利用料がなくチケットや飲食代の2~30%程度がバックされるという仕組みをとっている。演劇の場合は、小劇場と呼ばれる客席が少ないステージが向いている。50名で1日5万円程度からで、演劇の場合3日以上借りることが多い。勉強会や交流会などは、公民館など公的施設が安くて良い。この場合、50名規模の部屋を1日借りて1万円を切ることもありお得だが、市民しか利用できない、商業利用できないなどの制約に注意したい。オフ会などには、『パセラ』などカラオケのパーティールームが音が出せて使いやすい。なお、今回筆者らが利用したのはオープン前のアートスペースで、チケット1枚ごとに一定割合の利用料を支払った。

チケットを売るのだ

場所が決まれば次はチケットの販売だ。チケット販売は『イープラス』を用いた。これは10500円の開設費とチケット1枚あたり3%程度の手数料を支払えば、だれでもネットでチケットを販売できるサービスだ。支払い方法はクレジットカードやコンビニ払い。発券は郵送か、コンビニ受け取りを選択できる。100名以上の規模のイベントでは、次の3つの理由からイープラスの利用をお勧めしたい。お金の管理が不要になる点と、来場者数の予測ができる点、売り上げが事前に確定する点だ。予約チケットが有料だった場合、来場数はチケット販売数の9割、雨天の場合8割と言われている。予約の場合、来場が無かった場合でも売り上げが見込める上、来場数の予測が可能だ。美術展示のように席数に限りがないイベントならば人が多くても良いが、ライブや演劇のように席数に限りがある場合は来場数が読めると助かる。なお、50名以下の規模の場合はメールでの予約や会場での販売でも十分な場合も多い。

会場に集まった人たち

イベント準備には膨大な時間と人が必要だ。『空フェス!』の場合、スタッフ用メーリングリストのメール数は300通以上、会場に足を運んでの打ち合わせは6回、ブログの更新が20回以上だった。出演者などを除いた純粋なイベントスタッフだけで11名が参加した。ライブやオフ会のように開催方法が固まっているタイプだとここまで運営に時間はかからないはずだが、展示者募集型イベントの場合はかなりの手間がかかると思って良い。あまりの仕事量に「あれ、時給に換算したら負け組じゃね? ていうか赤字だから時給-100円じゃね?」などとつぶやきたくなることも…。

機材

準備ができたら告知をしてイベントを知ってもらおう。専用ブログに詳細な内容を書いたり、『Twitter』などコミュニケーションツールを利用すると良いだろう。また、なにかイベントやトークをするときは録音マイクとPC一台あれば、『Ustream』や『ニコニコ生放送』を利用してすぐに放送できるため、検討してはいかがだろうか。最近はクラブハウス『MOGRA』や『東京カルチャーカルチャー』など、会場に生放送機材がセッティングされ、利用できる施設も増えている。内容によっては放送を『ケツダンポトフ』『ガジェット通信』『[NKH]ニコ生企画放送局』など生放送を行うグループに依頼することもできる。現地だけでなく、ネットでもイベントを盛り上げよう。

撮影する人

無事にイベントを開催し、2000円のチケットを100枚販売できたとする。売り上げ20万円で大もうけ! ……と、いうほど甘くはない。多くのイベントの場合、会場代が必要経費のほとんどを占める。他の経費としてはオペレーターなど会場の専用スタッフ代、機材利用料、大道具や衣装だ。黒字は夢のまた夢で、出演料を支払えるイベントは成功したイベントだといえる。これは主催側としてのお願いだが、多くのイベントは赤字運営されているので、参加の際は全力で楽しんでほしい。お客様の喜びこそスタッフの望みだ。さらにアンケートなどに励ましの言葉を書くと、思った以上にスタッフに感動してもらえるぞ!

飛んでるところ

そんなわけでイベント開催は結構ハードという内容を書いてきたが、自分たちでお客様を笑顔にできた喜びと、打ち上げのビールの味はそれを吹き飛ばすほど格別だ。ぜひあなたもイベント開催に挑戦してほしい。(なお、打ち上げのお金の管理はトラブルになりやすいのでお気をつけて……)

『空フェス!』のスタッフ一覧など詳細な情報はこちら

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記者:

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