仕事の効率をあげる書類ファイル整理法

　書類や資料がうず高く積まれ、どこに何があるのか自分でもわからない。会社の机がそんな状態になってはいないだろうか。
　電話がかかってきたときにメモやペンが見当たらない。請求書が見当たらない。オフィスで働いている人たちは、常に何かを探している。１日１０分間何かを探していたとしたら、年間出勤数２４０日とすると、２４００分＝４０時間を失っていることになる。８時間勤務で換算すると５日間にもなる。１００人のオフィスでは、４０００時間が失われていることになる。もし、机が整頓されていたら、もっと時間を有意義に使えたはずだ。しかし、時間に追われ、仕事に追われ、書類などはどんどん溜まっていってしまうもの。どうしたら、机を整頓できるのだろうか。

　『仕事はできるのに、机がぐちゃぐちゃで困ってるきみへ』（美崎栄一郎／著、 アスコム／刊）では、ある架空の会社で起きる物語を軸に、あなたの机を“秘密基地”に変える方法を７つのミッションに分けて具体的に説明していく。

　書類を重ねていって、いつか雪崩を起こす。そんな事態になる前に書類は整頓しておきたいもの。
　本書では書類の整理の仕方についても紹介している。
　まず、パソコンのモニターの右側に３つに仕切ることができる書類棚を配置する。３つ仕切りの一番左側は、現在もっとも使う頻度の高い仕事の資料を配置する「アグレッシブレーン」。仕切りの真ん中は、請求書や回覧資料など、処理が滞ると同僚に迷惑をかけてしまう書類を一時的に置き、未処理であることがすぐ視認できる「はんこレーン」。右側は、空き時間に読んでおきたい資料や雑誌など、緊急性の低い素材をストックしておく「リーディングレーン」として使う。
　ポイントは、保管場所を机の上のアグレッシブレーンと机の引き出し下段の２か所に分けることだと美崎さん。今まさに取り組んでいる仕事に関する書類は、モニターの右側にある書類棚のアグレッシブレーンにカラフルなクリアファイルに入れて置こう。その数は１０前後がよい。ファイルの並べ方は特に決めず、使ったものをただ元に戻すだけ。そして、新しいプロジェクトが始まって、ファイルの数が１０を大きく超えてくると、優先順位の低いファイルを目の前から消す。
　優先順位の低いファイルは、机右下の引き出しの最下段の手前側に移し、縦に並べて保管する。捨てるか判断がつかないものは、引き出しの下段に突っ込んでいく。捨てるかどうかの判断を先延ばしにした上で「押し出し」整理することで、スペースに収まらず押し出された古いものを機械的に捨てていくのだ。

　机の上が片付けられないという人はまず、書類を押し出し整理するやり方を試してみてはどうだろうか。机を整頓すれば、仕事の効率アップにつながるはずだ。
（新刊JP編集部）

●（新刊JP）記事関連リンク
・ゴチャゴチャした頭を切り替える“心の整理術”
・エコ活動、まだまだ日本は無駄を減らせる
・忙しさに酔っている人が成功しないのはなぜ？