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「こいつの“お願い”聞きたくないな…」と思われる“依頼メール”には、大事な4つのポイントがない

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“雑”な依頼メールで、快諾をもらい損ねていませんか?

何かしらの依頼(お願い)をメールでするときに、相手からOKをもらうためには、どのような書き方をすればいいのでしょうか。「面識のない相手に仕事の依頼メールを送る」というケースで考えてみましょう。

【依頼メールA】

坪内先生

はじめまして。株式会社ニノビジの佐々木と申します。

坪内先生に「ビジネスマナー研修」の講師をお願いしたくご連絡いたしました。

お手数ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

初めての相手に送る依頼文としては、かなり“雑”と言わざるを得ません。「失礼だ」「不誠実だ」「軽く見られている」などと思う人もいるでしょう。そうなれば、当然、快諾してもらうことは難しくなります。断りの返信メールが送られてくるのも時間の問題でしょう。

以下に、依頼メールAの“雑”なポイントをまとめてみます。

1.送信者の身元が明らかになっていない(情報不足)

2.「誠実さ」と「謙虚さ」に欠けている

3.依頼内容が漠然としすぎている(具体性に欠ける)

4.相手の自己重要感が満たされない(相手が快諾したくならない)

4の「自己重要感」とは、平たくいえば「自分は価値ある存在である」あるいは「自分は人から必要とされている(敬われている)」と感じる心のバロメーターのようなものです。依頼メールを書くときに相手の自己重要感を上げることができれば、快諾してもらえる確率は高まります。

快諾してもらいやすい依頼メールの書き方

依頼メールに盛り込むべきポイントは以下の4つです。

1.送信者の身元を明らかにする

2.「誠実さ」と「謙虚さ」

3.依頼内容を具体的に書く

4.相手の「自己重要感」を満たす(相手が快諾したくなる言葉を入れる)

これらのポイントを盛り込みながら依頼メールを作成してみましょう。

【依頼メールB】

坪内健二郎先生

はじめてご連絡させていただきます。

株式会社ニノビジ・総務部の佐々木慎吾と申します。【1】

突然のメールで失礼いたします。【2】

弊社ホームページ

http://XXXXXXXX.jp【1】

弊社のメイン業務は、アパレル系のコンサルティング事業です。

弊社では年に2回、外部講師をお招きして、

ビジネススキル向上の社内研修を行っております。【1】

つきましては、坪内先生に、

弊社若手社員向けの「ビジネスマナー研修」の講師をお願いしたく、

不躾ながらご連絡いたしました。【3】

先日、坪内先生のご著書を拝見した際に、

「期待を上回るビジネスマナー」の記述に深い感銘を受けました。

坪内先生の考え方とノウハウこそが弊社社員には必要と判断し、

取り急ぎご連絡させていただいた次第です。【4】

誠に勝手ではございますが、下記の条件にて、

諾否をご検討いただければ幸いです。【2】

研修:ビジネスマナー研修

時期:2018年2月か3月の平日(午後)

場所:東京都江東区(弊社内会議室)

時間:3時間

参加人数:約30名

講師料:15万円(交通費別)【3】

ご質問等あれば、遠慮なくお問い合わせください。【2】

ご多忙のところ、誠に恐れ入りますが、

ご検討いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。【2】

いかがでしょうか。依頼メールAとの違いは一目瞭然です。依頼メールBには先に挙げた4つのポイントが、過不足なく盛り込まれています。おそらく受信者の坪内先生も悪い気はしないでしょう。

【詳細解説】依頼メールに盛り込むべき4つのポイント

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