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「こいつの“お願い”聞きたくないな…」と思われる“依頼メール”には、大事な4つのポイントがない

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“雑”な依頼メールで、快諾をもらい損ねていませんか?

何かしらの依頼(お願い)をメールでするときに、相手からOKをもらうためには、どのような書き方をすればいいのでしょうか。「面識のない相手に仕事の依頼メールを送る」というケースで考えてみましょう。

【依頼メールA】

坪内先生

はじめまして。株式会社ニノビジの佐々木と申します。

坪内先生に「ビジネスマナー研修」の講師をお願いしたくご連絡いたしました。

お手数ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

初めての相手に送る依頼文としては、かなり“雑”と言わざるを得ません。「失礼だ」「不誠実だ」「軽く見られている」などと思う人もいるでしょう。そうなれば、当然、快諾してもらうことは難しくなります。断りの返信メールが送られてくるのも時間の問題でしょう。

以下に、依頼メールAの“雑”なポイントをまとめてみます。

1.送信者の身元が明らかになっていない(情報不足)

2.「誠実さ」と「謙虚さ」に欠けている

3.依頼内容が漠然としすぎている(具体性に欠ける)

4.相手の自己重要感が満たされない(相手が快諾したくならない)

4の「自己重要感」とは、平たくいえば「自分は価値ある存在である」あるいは「自分は人から必要とされている(敬われている)」と感じる心のバロメーターのようなものです。依頼メールを書くときに相手の自己重要感を上げることができれば、快諾してもらえる確率は高まります。

快諾してもらいやすい依頼メールの書き方

依頼メールに盛り込むべきポイントは以下の4つです。

1.送信者の身元を明らかにする

2.「誠実さ」と「謙虚さ」

3.依頼内容を具体的に書く

4.相手の「自己重要感」を満たす(相手が快諾したくなる言葉を入れる)

これらのポイントを盛り込みながら依頼メールを作成してみましょう。

【依頼メールB】

坪内健二郎先生

はじめてご連絡させていただきます。

株式会社ニノビジ・総務部の佐々木慎吾と申します。【1】

突然のメールで失礼いたします。【2】

弊社ホームページ

http://XXXXXXXX.jp【1】

弊社のメイン業務は、アパレル系のコンサルティング事業です。

弊社では年に2回、外部講師をお招きして、

ビジネススキル向上の社内研修を行っております。【1】

つきましては、坪内先生に、

弊社若手社員向けの「ビジネスマナー研修」の講師をお願いしたく、

不躾ながらご連絡いたしました。【3】

先日、坪内先生のご著書を拝見した際に、

「期待を上回るビジネスマナー」の記述に深い感銘を受けました。

坪内先生の考え方とノウハウこそが弊社社員には必要と判断し、

取り急ぎご連絡させていただいた次第です。【4】

誠に勝手ではございますが、下記の条件にて、

諾否をご検討いただければ幸いです。【2】

研修:ビジネスマナー研修

時期:2018年2月か3月の平日(午後)

場所:東京都江東区(弊社内会議室)

時間:3時間

参加人数:約30名

講師料:15万円(交通費別)【3】

ご質問等あれば、遠慮なくお問い合わせください。【2】

ご多忙のところ、誠に恐れ入りますが、

ご検討いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。【2】

いかがでしょうか。依頼メールAとの違いは一目瞭然です。依頼メールBには先に挙げた4つのポイントが、過不足なく盛り込まれています。おそらく受信者の坪内先生も悪い気はしないでしょう。

【詳細解説】依頼メールに盛り込むべき4つのポイント

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では、先に挙げた4つのポイントを具体的に見ていきます。

1.送信者の身元を明らかにする

依頼メールAには会社名と名前以外に、送信者の情報がまったく書かれていません。どんな相手(会社)かがわからなければ、快諾しようがありません。信用ならない相手(会社)と取り引きをすれば、自分の信用に傷がつきかねないからです。送信者の身元をたいして明らかにもしないで、依頼だけ引き受けてもらおうというのは都合が良すぎます。一方、依頼メールBには送信側の会社名や担当社名、担当部署はもちろん、URLをつけて会社概要をオープンにしています。これらは、相手が依頼の諾否の判断するうえで必要な情報です。

2.「誠実さ」と「謙虚さ」

面識のない相手へ送るメールではとくに重要です。表情や口調が使えないメールでは、「誠実さ」や「謙虚さ」を文字で表現しなければいけません。依頼メールBに盛り込んだ「突然のメールで失礼いたします」「不躾ながら〜」「ご多忙のところ、誠に恐れ入りますが〜」などのフレーズが依頼メールAには見当たりません。これでは、相手が「軽んじられている」と感じても仕方ありません。

3.依頼内容を具体的に書く

依頼を受けるかどうかの判断をするためには、判断材料が必要です。したがって、メールには依頼内容を具体的に書く必要があります。詳細が不明な依頼メールAの場合、坪内先生が「どのような研修ですか?」「いつ頃、予定されていますか?」「受講対象者はどなたですか?」などと聞き返さなければなりません。相手に手間をとらせるメールは不親切です。場合によっては詳細を記した「依頼書」のテキストを添付するくらいの配慮が必要です。

4.相手の自己重要感を満たす(相手が快諾したくなる言葉を入れる)

前述のとおり、「自己重要感」とは、「自分は価値ある存在である」あるいは「自分は人から必要とされている(敬われている)」と感じる心のバロメーターのことです。心理学の見地からも、相手の自己重要感を満たすことが、円滑なコミュニケーションを図るうえで有効とされています。依頼メールBには「ご著書を拝見した際に〜」「〜の記述に深い感銘を受けました」「大林先生の考え方とノウハウこそが弊社社員には必要と判断し〜」など、自己重要感を満たすフレーズが盛り込まれています。依頼を「受ける・受けない」は別にしても、坪内先生が“意気に感じる”ことは間違いありません。

メールの文面でも、やっぱり“第一印象”が重要

依頼メールを送るときに、まずはざっと概要を伝えて、相手からOKをもらってから詳細を伝えればいい、と考える人もいるでしょう。しかし、人間関係がまだ構築できていない相手に対して、そのスタンスで依頼メールを送れば、快諾どころか、不信感を抱かれてしまう恐れもあります。相手から送られてくるメールの返答も、おそらく「NO(=依頼を受けない)」でしょう。

初めての相手に対しては、多かれ少なかれ警戒するのが人間です。その警戒を解くためにも、先に挙げた1〜4のポイントを、しっかりと盛り込む必要があります。対面での第一印象同様、メールでも、第一印象は極めて重要です。「信頼できそうな会社(人)だ」「誠実さを感じる」「自分のことを本気で必要としてくれている」「この仕事をぜひ受けてみたい」などと思ってもらえるよう、文面には細心の注意を払いましょう。

著者:山口拓朗

『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』著者。

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伝える力【話す・書く】研究所所長。「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う。『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』(明日香出版社)のほか、『残念ながら、その文章では伝わりません』(だいわ文庫)、『問題を解くだけですらすら文章が書けるようになる本』(総合法令出版)、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(日本実業出版社)、『書かずに文章がうまくなるトレーニング』(サンマーク出版)他がある。

山口拓朗公式サイト

http://yamaguchi-takuro.com/

イラスト:いらすとや

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