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相手の立場を理解する! 話し方研究所が考えるミドルマネジメントの話す技術・聞く技術

積極的に動こうとしない部下や、何を求めているのかわかりづらい上司……。ミドルマネジメントのポジションにいると、日々の業務の中でコミュニケーションに悩まされることも多々ありますよね。

そこで今回は話し方研究所の福田健会長に、ミドルマネジメントが部下や上司に対してどのようなコミュニケーションを取るべきか、シチュエーション別に聞いてみました。

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福田 健 (ふくだ・たけし)

株式会社話し方研究所会長。話し方研究所設立者であり、温かみのある人間性と具体的でわかりやすい話し方で、大勢の人々を魅了。現代のコミュニケーションに関しての研究・啓蒙活動を通じて、現在講師会インストラクターも100名を数える。執筆著書も年間4冊以上のペースで27年以上継続して出版している。業界で最も難しいといわれている「伝承」を確実に実行し、現在講師会相談役となる。

部下に主体的な行動を促したい場合は、「相手に問いかけてみる」

部下とのコミュニケーションの大前提は、「日常的に会話がしやすい関係を構築しておくこと」。若手の方たちは少し遠慮がちなところがあります。たとえばこちらから促さなければ報告を上げてこないとか、相談をなかなかしてこないといったケースはよく見受けられるのではないでしょうか。

そうした遠慮がちな社員が多い場合は、日常的にこちらから声をかけていく必要があります。たとえば朝出社をしたら「おはよう、今日は冷えるね」と声をかける。些細なことですが、おはようのあいさつとプラス一言を、会話になるように加えて声をかける。それを地道に続けることで距離を縮めていって、たとえば部下が5人いるのでしたら、一人ひとりの特徴や、どういうときに調子がいいのか、担当業務をどのようにこなしているのかを把握していくことが大事だと思います。

日常的に会話がなされていて、部下の個性もわかってくると、部下への要望の出しかた、モチベーションの上げ方がわかってきます。そのうえで、主体的な行動を促すためのポイントは、「相手に問いかけてみること」。

たとえばある部下に対して、組織や得意先の課題を解決してもらいたい場合、「いまこんな問題が起こっているけれど、どう思う?」と、相手の意思を聞くようにします。しかも、ただ黙って聞くのではなく、「たとえばこんな点でどうだ? 前に気になると言っていたと思うけど」と、切り口だけでいいので、助け舟を出していく。こうしてさりげなく部下が話しやすい空気や、気にしていそうなことを引き出していくことで、そこから主体性が生まれてくるのです。

たまに会話が途切れて間ができることもあるかもしれませんが、間を楽しむのも、上に立つひとのコミュニケーションの余裕だと思います。部下にやる気を起こさせる、自分で提案してほしいと思うのなら、日ごろのコミュニケーションの取り方をこちらが3~4割、相手が6~7割になるように聞き役に廻る。上司はとかく喋りすぎるので聞く力を鍛えていくのです。現代のリーダーには聞く力が求められているのです。

部下を叱る目的は、責めることではなく、改善させること

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主体的に部下が動いた結果、ミスをすることもあると思います。そのとき、相手はミスした責任をすでに感じているはずなので、いまさら上司から「またやったのか」とか、「こんなミスをされたら上に報告できない」といったプレッシャーになる発言をするのでは、部下は、ただ落ち込むだけです。

ミスも内容によるとは思いますが、上司として叱る際のポイントは、「どうしてこういった結果になったのか考えてみようか」といった、原因がどこにあったのかを考えさせる叱り方をすべきです。

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