GPT-4o搭載「TOKIUM契約管理」ですべての契約書を一括クラウド管理、AI-OCR で全文データ化し契約管理業務の効率化とガバナンス強化を実現＿6/3提供開始

2024/05/29 17:41 GZNews

「確認したい契約書を探すのに時間がかかる」

「紙と電子の契約書が混在していて管理が複雑」

「紙の契約書のファイリングやスキャンに手間がかかる」

―――そんな企業の契約管理担当者の悩みをイッパツで解消するクラウドサービスが始まる。

それが、GPT-4o搭載「TOKIUM契約管理」

支出管理クラウド TOKIUM、請求書受領クラウド TOKIUMインボイス、経費精算クラウド TOKIUM経費精算などを手がける TOKIUM（トキウム）が、契約情報や取引先リスクをクラウド上で管理する、GPT-4o搭載「TOKIUM契約管理」を6月3日から提供開始する。

電子・紙の契約書をクラウド上で一元管理する契約管理クラウド「TOKIUM契約管理」は、契約書に記載されている取引先名や契約期間などの契約内容を GPT-4o が自動で抽出し、契約書情報をすべてデータ化。

紙の契約書は製本された状態で TOKIUM がスキャンし、データ化と保管も TOKIUM が代行。

AI-OCR で契約書全文データ化

また AI-OCR により契約書の全文をデータ化し、取引先名や契約期間などの項目を自動で抽出できるようになる。

これにより、社内の契約書を即時に閲覧・検索でき、契約管理業務の効率化とガバナンス強化を実現させる。

――― TOKIUM 本社で5月29日、黒崎賢一代表取締役、プラットフォーム戦略室花房優貴室長・大槻直輝氏が、「TOKIUM契約管理」の特長を説明してくれた。

探す手間を削減、ペーパーレス化も

製本された紙の契約書を製本された状態のままスキャンし、クラウド上にアップロード。

また、スキャン後の契約書は TOKIUM が保管を代行するため、オフィスのペーパーレス化や保管場所に契約書を探す手間を削減できる。

生成AI GPT-4o で情報を自動抽出

AI-OCR で契約書の全文をデータ化し、取引先名や契約期間などの項目を生成AI（GPT-4o）により自動で抽出。

これにより、契約管理台帳の作成を自動化し、手作業で契約内容を入力する手間を省略できるうえ、TOKIUM 上ですぐに契約書を見返せる。

データ連携で自動更新、重複登録も防止

約540万社以上の企業情報が登録されているデータベースと連携し、取引先の社名や住所、インボイス登録番号などの情報が自動で更新。

取引先のマスタ情報のメンテナンスにかかる工数を削減でき、会社名の表記ゆれは自動で名寄せし取引先の重複登録も防げる。

担当者が更新時期をメール通知、解約リスクを回避

TOKIUM 上で登録された契約期間と解約通知期限にもとづき、契約更新の対応が必要な契約書を TOKIUM から各担当者に毎月メールで通知。

これにより、意図せず自動更新または解約するリスクを回避できるうえ、契約が自動更新された場合は、最新の契約期間が自動で計算され反映される。

2企業の導入事例

説明会では実際、「必要な時に契約書をすぐに取り出せない」「契約内容と支払い実績を一元管理できておらず、コスト削減機会を特定しきれない」といった悩みを抱えている従業員数70人クラスのサービス業S社が導入すれば、「契約書へのアクセスが容易になり、スピーディーな業務推進を実現し、契約内容と支出情報を一元管理することで、埋もれていたコスト削減機会を特定できる」という。

また、「システムへの契約情報の入力が手間」「複数のシステム利用による、マスタメンテナンスの工数が増加」などの課題がある従業員数2000名クラスの通信機器販売業K社は、「AIによる自動入力で、契約管理台帳への入力工数を削減」「従業員マスタの共通利用により、組織改編や異動に伴うマスタメンテナンスの工数を削減」といった効果が期待できると伝えていた。

期待できる4つの効果

説明会で TOKIUM は、GPT-4o搭載「TOKIUM契約管理」が支出管理プラットフォーム（BSM：Business Spend Management）にもたらす効果として、次の4点をあげていた。

◆ 契約の更新が管理されることで、不要な更新による費用流出を防ぐ

◆ 下請法やフリーランス保護法など、取引に潜むリスクを把握

◆ 取引先情報を自動更新するため、締結済の契約に潜むコンプライアンスリスクを検知

◆ 過去の類似契約へ迅速にアクセスし、取引の妥当性を判断

さらに TOKIUM は、「TOKIUM契約管理は、コスト削減、リスク管理強化、コンプライアンス遵守、迅速な意思決定など複数の側面から BSM を支えていく」とも話していた。

https://www.keihi.com/contract/