クラウドサービス経由でワンタップスキャン　整理できていなかった名刺の山を『ScanSnap iX1500』で『Eight』に登録してみた

メディアの編集をしていると仕事柄、いろんな方と名刺交換させていただくのですが、だんだん整理が追い付かなくなってきた昨今。整理をあきらめて机の引き出しに貯める一方だった名刺の山を、パーソナルドキュメントスキャナ『ScanSnap iX1500』で整理してみることにしました。

ちなみに、整理前の名刺の状態はというと……。最初は引き出しの仕切りに時系列で並べていたのですが、仕切りがあふれてしまい、上にただ重ねるだけという状態に。いただいた皆さん、雑な扱いですみません……。名刺アルバムにしまって整理していたこともあったのですが、アルバムの収録枚数をオーバーすると、とたんに整理できなくなってしまうんですよね。

その点、クラウドサービスなら枚数の上限はないし、スマートフォンアプリですぐに検索できて利便性が高くなるはず。サービスの存在は知っていたものの、今まで使ったことがなかったクラウド名刺管理サービス『Eight』を利用してみることにしました。

『ScanSnap』シリーズは、スキャンデータをクラウドサービスと連携する『ScanSnap Cloud』を介して名刺を『Eight』に登録することが可能。いちいちスマートフォンのカメラで1枚ずつ名刺を撮影しなくても、複数の名刺をまとめて電子化することができるのです。

10月に発売された新製品の『ScanSnap iX1500』は、本体にタッチパネルを搭載。あらかじめ「名刺を管理」というメニューボタンがあり、スキャンした名刺から「氏名」「会社名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」などの情報を自動抽出して管理できるのですが、今回はまとめて『Eight』に登録してみることにします。

パソコン用の専用ソフト『ScanSnap Home』では、原稿の種類や読み取り設定、イメージデータの保存先、連携するアプリケーションなどの設定をひとまとめにした“プロファイル”の作成や編集が可能。『ScanSnap iX1500』では、画面上に表示されたプロファイルを選んで「Scan」ボタンをタップするという直感的な操作でスキャンができます。

『Eight』と連携するには、まず『ScanSnap Home』上で『ScanSnap Cloud』のアカウントによりログイン。「設定」→「スキャン設定」を選択するとタッチパネルを模したウィンドウが表示されるので、あらかじめ用意されている「ScanSnap Clodに送る」のプロファイルを選んでから右上の「プロファイルを編集」ボタンをクリックします。

「名刺」タブでサービス名の選択ボタンをクリックし、「Eight」を選択。『Eight』のアカウントでユーザー認証をして連携を完了させます。

このとき、「名刺」だけでなく、「文書」「レシート」「写真」の全4種類の原稿種すべてに保存先サービスを設定する必要があるので注意。筆者はパソコン上の『ScanSnap Home』で設定作業が完了しないので、スマートフォンアプリの『ScanSnap Clod』で設定をやり直したところ、エラーが出て気づきました。

以上で準備は完了。あとは『ScanSnap iX1500』に名刺をセットして、「ScanSnap Clodに送る」のプロファイルでスキャンボタンをタップするだけで『Eight』に自動登録できます。

『ScanSnap iX1500』には、名刺やレシート用の専用ガイドが付属。10～15枚程度ならまとめてスキャンすることができます。

とはいえ、スキャンしたい名刺の数は膨大……。ノートパソコンの横に本体を置いて仕事をしながら、名刺を15枚程度の束にしてスキャン、処理が完了したらまた名刺の束を作ってスキャン、と作業を繰り返していきます。

名刺の種類によっては、レシートと認識されてスキャンされることがあります。その際は、『ScanSnap Home』上で原稿の種類を「名刺」に再設定が必要。この作業がスマートフォンの『ScanSnap Clod』アプリ上でもできるとよいなあ……と、将来のアップデートに期待しておきます。

およそ3日ほどの作業期間で、引き出しの名刺はすべて『Eight』に登録できました。スキャンした名刺は、箱に入れて別の場所に保管しておくことにします。

『Eight』の利用開始時に自動的につながった人を除き、今回スキャンした名刺は1500枚以上。その中の4割程度の人が『Eight』でつながったので、周りの皆さんの利用率は高いようです。未整理の名刺の山に困っている人は、『ScanSnap』と『Eight』の連携を検討してみてはいかがでしょうか。