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“伝わる”ための総仕上げ!「●●で直す」と文章はグッとわかりやすくなる――山口拓朗の『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』

“伝わる”ための総仕上げ!「●●で直す」と文章はグッとわかりやすくなる――山口拓朗の『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』

得意先に電話をしたら「その内容をメールでもいただけますか?」と言われた。上司に企画のアイデアを出したら「そのアイデアをA4一枚の企画書にまとめといて」と言われた。以前までは口約束が慣習化していたが「文面として残っていないのはマズイだろう」と、最近は書面でやりとりするようになった。

あなたも似たような経験をしたことがあるのではないでしょうか。このように、近年、文章で情報のやり取りをしたり、コミュニケーションを図ったりする機会が増えてきました。「文章に残すこと」や「文章で伝えること」の重要性が高まってきたのです。そんな“文章による見える化時代”のなかで、次のような悩みをもつ人が少なくありません。

・「文章を書くことがストレスです」

・「文章を書くことが苦手です」

・「文章を書くのに時間がかかりまくります」

・「支離滅裂な文章を書いてしまいます」

・「『この文章はどういう意味だ?』と上司に怒られます」

・「そもそも頭のなかにあることを、文章にすることができません」

このような悩みを抱えている人たちにとって一筋の光明となるのが、新刊『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』が話題を呼んでいる山口拓朗さんがお届けする短期連載です。報告書からメール、企画書、ブログまで、これまでの学校教育で“教わっていそうでいて、実は教わっていない「文章作成の基本」”を学んでいただきます。最終回となる今回のテーマは「書いた文章を推敲・修正する」です。


暑苦しいラブレターに学ぶ「推敲・修正の大切さ」

過去4回の記事で、「文章作成」とは「書く作業」だけを指すのではなく、以下の4ステップで成り立っているとお伝えしました。 【文章作成の4ステップ】

ステップ1:情報を集める

ステップ2:書く前の準備をする

ステップ3:文章を書く

ステップ4:書いた文章を推敲・修正する

今回は「ステップ4:書いた文章を推敲・修正する」についてお伝えします。

筆者が提唱している文章の書き方が「情熱で書いて、冷静で直す」です。文章を書くときには、多かれ少なかれ「伝えたい」という情熱(=熱量)が必要。一方で、熱量だけ多くても思うように伝わらないのが、文章の難しいところです。真夜中に書き上げた“暑苦しいラブレター”がわかりやすい例ではないでしょうか。自分が書きたいことばかりを書いているため、相手が引いてしまうケースが少なくありません。

実はこれと同じことがビジネス文章でも起きています。押さえておくべきは「情熱で書く」だけで終わりにせず、「冷静で直す」作業にも力を入れること。原石を削って磨いて宝石にするように、文章も削って磨くことで質を高めていくのです。

2、3割削る「文章ダイエット」のススメ

文章を書き始めるときは、あまり細かい点を気にせず、エネルギーを注ぎ込んで一気に書き上げます。「情熱で書く」イメージです。一度書き終えたら、頭をクルーダウンさせてから文章を推敲・修正します。「冷静で直す」ときには、意識を“書き手”から“読み手”に切り替えてみましょう。どれだけ読む人の気持ちになって読み返せるかで文章の善し悪しが決まります。

「冷静で直す」ときには、文章全体から2、3割削る「文章ダイエット」がおススメです。1000文字書いたら200〜300文字、200文字書いたら40〜60文字を削る、といった具合です。多くの場合、「情熱で書く」ときに、余計なことを書きすぎています。その“ムダ”を削ることが「冷静で直す」の役割です。 【原文A】

プロジェクトAのリーダーでもある鈴木部長は、年始より過密スケジュールで動いているため、先日稼働を再開した上海の自社工場へ視察に行く時間が取れません。したがって、常に持ち歩いているタブレットを活用するなどして、現地作業員と頻繁にメールで連絡を取り合うようにしています。

かろうじて意味は理解できますが、決して読みやすい文章ではありません(頭に入ってきにくいです)。ムダな情報や表現が多いからです。この文章を「冷静」で直してみます。 【原文Aの修正文】

鈴木部長は過密スケジュールで動いているため、上海の自社工場へ視察に行く時間が取れません。したがって、現地作業員と頻繁にメールで連絡を取り合っています。

原文Aから不要な情報と回りくどい表現を削った修正文のほうが、読みやすく、理解もしやすくなります。読む人にとって優先順位の低い情報は、できる限り省くことが「冷静で直す」ときの鉄則です。

もちろん、どうしても必要なときは「プロジェクトAのリーダーでもある」や「先日稼働を再開した」「タブレットを活用するなどして」などの情報を残すことも検討します。何を削って何を残すかはケース・バイ・ケースです。

「冷静で直す」ときに注意すべき4つのポイント

文章を推敲しながら「冷静で直す」ときには、以下に挙げるポイント((1)〜(4))にも注意します。

(1)具体的に書かれているか(あいまいな言葉を多用していないか)。 平易な言葉・表現で書かれているか 不要な修飾語(とくに形容詞や副詞)はないか

(2)読む人にとって必要な情報が盛り込まれているか。不快な気持ちにさせていないか(押し付け/上から目線など)。 余計なこと・ムダなことが書かれていないか 「言葉足らず」になっていないか 難しい言葉を使っていないか(専門用語を含む) 文章が硬すぎないか。あるいは砕けすぎていないか

(3)読む人が納得できる理由(根拠)が書かれているか。 その文章を書く“目的”を達成できているか 論理がずれていないか(破綻していないか) ストレスのない流れ(構成)になっているか

(4)文章の体裁が整えられているか。 「漢字」「ひらがな」「カタカナ」の選定は適切か 一文が長すぎないか 誤字・脱字はないか 読みやすい見た目になっているか(早めの改行/空白の行の利用など)

文章を読み返すときには、自分を甘やかしてはいけません。上記のポイントを意識して、自分が書いた文章に厳しくツッコミを入れていく必要があります。たとえば、書かれている内容の説得力が弱いと感じたときは、「説得力が弱すぎる! 読む人が納得できる根拠を示せ!」とツッコむのです。ツッコまれるということは、文章に穴(=欠陥)があるということ。その穴を埋めるためには、その都度、適切に修正していかなければいけません。

推敲・修正は文章作成以外にも効く?

プロの作家やライターも、第一線で活躍している人ほど、推敲と修正にエネルギーを注いでいます。なぜなら、経験上、「冷静で直す」プロセスを踏むことによって、文章の質と完成度が高まることを知っているからです。

文章作成だけに限りません。企画や営業から、広告、宣伝、販売、広報、マーケティングまで、成果を生み出す仕事ほど入念な編集作業をしています。つまり、生み出したあとから、削ったり、変更したり、付け足したりして“情熱で生み出したもの”を磨きあげているのです。「冷静で直す」スキルは“万能”と言っても過言ではありません。文章作成時のみならず、あらゆるビジネスシーンで活用してみてください。

著者:山口拓朗

『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』著者。

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伝える力【話す・書く】研究所所長。「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う。『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』(日本実業出版社)のほか、『残念ながら、その文章では伝わりません』(だいわ文庫)、『問題を解くだけですらすら文章が書けるようになる本』(総合法令出版)、『書かずに文章がうまくなるトレーニング』(サンマーク出版)『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』(明日香出版社)他がある。

山口拓朗公式サイト

http://yamaguchi-takuro.com/

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