「敵」を作らない人のやんわり断る9つの技術

2018/01/29 11:01 リクナビNEXTジャーナル

本当は嫌だけど、断ると角が立つから気が乗らないことでも引き受けるという人が結構多くいるようです。あなたは苦手な人やクライアントなど、自分より立場の上の人からお願いごとをされると、内心「嫌だな」と思っても、ついつい引き受けてしまう損な性格をしていませんか？そこで今回は、広告代理店勤務時代に3,000人以上のVIPと交流し、敵を作らずにやんわり断る人の行動を研究してきた「気配り」のプロフェッショナル・後田良輔さんに「敵を作らない人のやんわり断る技術」について話を伺いました。

やんわり断る人は「自分」より「相手の気持ち」を優先する

私はこれまで国内外の経営者、政治家、学者、医者、弁護士、俳優や女優、世界的クリエイターなど総勢3000名を超す大物と交流してきました。そんな彼らと我々一般人には、断ることに対して決定的な考え方の違いが存在していました。それは、一般人の断りとは「嫌だ」「できない」という自分の気持ちを相手に伝えることをゴールにしていますが、VIPは断ることを通して「今回はできないけど、次回こそは」というような「相手の気持ち」を優先する配慮をゴールにしているということです。簡単に言えば、前者は「できない」と伝え、後者は「できないけど、誘ってくれてありがとう」という感じです。言っていることは同じ「できない」なのですが、「ありがとう」と付け加えられると、何だか配慮され、嬉しくなるのが人情というものです。ムカつかれず、やんわり断る人はこの「ありがとう」的な相手を主役にする配慮のニュアンスを、うまく断り文句に入れ込んでいます。ちょっと概念的な話になりましたので、次から誰でもすぐに真似できる具体的な事例を見てきましょう。

嫌いな人からランチを誘われたとき

×「私、友だちと行くので」と断る

〇「ちょうど食べたばかりで」と断る

断りながらも、「感謝の気持ち」を伝える言い方です。「ちょうど」を添えることで、「あなたと私は同じ考えだった」という親近感を与えつつ、上手に断ることができます。

先約があるとき

×予定が頭の中に入っていたので、「空いていないです」と即答する

〇無理だと知っていたが、あえて「手帳を1度見てから」断る

アポを断るときには、失礼の無い態度が重要です。予定が頭の中に入っていても、念のため「スケジュールを確認する」方が拒絶感を与えません。

お願いごとを断るとき

×丁寧に「メール」で断る

〇丁寧に「電話（対面）」で断る

メールは、きちんと読んでもらえるとは限りません。そのうえ、こちらの気持ちの温度感も伝えにくいもの。どうしても断らなければいけないときほど、誤解のないように直接話すのが正解です。

手が離せない際に、声をかけられたとき

×「作業を続けながら」、「ごめん、手が離せない」と断る

〇「手を止め、相手の顔を見て」から、「ごめん、手が離せない」と断る

何かに夢中になっていると、つい「ながら」で話してしまいがち。しかし、依頼を断るときは必ず手を止め、相手の顔を見ておかないと反感を買いやすくなります。

断るときの礼儀

×自分の会社に「来てもらって」断る

〇相手の会社に「お邪魔して」断る

わざわざ呼び出しておきながら「断る」と反感を買うことになります。断りを入れるなら、相手の気持ちや立場に立ち、こちらから出向くのが大人の礼儀です。

大きなトラブルのとき

×なんとか「自分ひとり」で断る

〇「先輩や上司」に相談し、彼らに「自分の代わりに」断ってもらう

将来的に大きなトラブルにつながる可能性がある場合は、先輩や上司の力を借りて断るのも企業姿勢をきちんと相手に見せる一つの大人の手段です。

相手がしつこい場合

×「本当にできません！」と強く断る

〇「会社の規定でできません」と毅然と断る

いつこい勧誘や無理なお願いを断る際に使える方法です。あくまで自分ではなく「会社や部署のルール」をしっかり伝えれば、個人よりも強く主張できます。

クライアントから無理な要求をされた場合

×物理的に無理だったので、はっきりと断る

〇相手の意見を尊重し、こちらから「これならできるという別の選択肢」を提示する

世の中のすべては、白と黒というはっきりしたものに分かれるわけではありません。Aが駄目ならBなど、別の選択肢でも意外と物事はスムーズに進むことが多いものです。そこでいきなり無理と決めつけず、「〇〇ならできる」など別の選択肢を提示し、相手に選んでもらうのも、ひとつの解決策になりえます。

即答できない場合

×「少し時間をください」と言い、保留にする

〇返答する「日付・条件を決めて」いったん保留にする

すぐに結論が出せないときに使える方法です。「ちょっと待ってください」では相手も不安になるものです。日付や条件を明確にして保留にすれば、きちんとした印象を相手に与えることができます。

まとめ

「物は言いよう」という言葉のとおり、同じ断りでもムカつかれ、敵を作る言い方があります。一方、相手の気持ちをほっこりさせ、「それなら仕方がない」と思われる言い方も存在します。どうせ断り文句を言うのなら、敵を作らない人のやんわり断る言い方を身に着けてみませんか？あなたが思う以上に人は傷つき、ムカッとしやすいものです。逆にうまい言い方ひとつで、「この人は好感が持てる」とも思います。物の言い方を変えるだけで、人に好かれ、ワンランク上の未知の世界に行けるのですから、試さないのは本当にもったいないと私は思います。

後田良輔氏／ビジネス書作家・コラムニスト

1972年生まれ。大手３大広告代理店に勤務し、「誰でも使える気配り術」を駆使する気配りのプロフェッショナル。これまで応対したVIPは、東証一部上場社長、世界企業のCEO、政治家、医者、弁護士、大学教授、大物俳優・女優、ミリオンセラー作家、世界No.1クリエイターなど総勢3000名を超える。この特別丁寧に接しなければならない顧客との交流で磨かれたスキルと「東京・名古屋・大阪」の現場勤務で身につけたリアルな経験を組み合わせた、独自の「誰でも使える気配り術」に定評がある。

著書に、『気配りの正解』（ダイヤモンド社）『＜落ちこぼれでも３秒で社内エースに変わる！＞ぶっちぎり理論38』（ダイヤモンド社）、『逆境を活かす！就活面接「エモロジカル理論」2015年度版』（実務教育出版）『１秒内定面接術」』（インプレス）など。これらの実績を買われ全国の大学や企業から講演・研修依頼が殺到。新聞・雑誌などメディア露出は50回以上。「世界からキャリアの悩みをなくすこと」をミッションとする。