仕事がデキる人は、ムダな「メールの往復」をしない

2016/12/28 17:00 リクナビNEXTジャーナル

ムダに何往復も強いられるメールは“悪”だ

仕事がデキるビジネスパーソンほど、メールのやり取りをするときにムダに時間をとられることを嫌います。メールの往復回数は、できる限り少なくしたいと考えています。あなたも人から何度もメールが送られてきて「１回のメールでまとめてくれ！」とイライラした経験が、一度くらいあるのではないでしょうか？

もしそうだとしたら、「人の振り見て我が振り直せ」です。つまり、あなた自身も、相手に何度も返信を強いるようなメールを書かないようにしなければいけません。

何往復も強いられるムダなメールとは？

ムダに往復を強いられるメールとはどういうものでしょうか。一例を見てみましょう。ＡさんとＢさんによるメールのやり取りです（簡略化しています）。

Aさん（１往復目）：次回のお打ち合わせの日程ですが、ご都合のいい日時を教えていただけますでしょうか。

Bさん（１往復目）：来週５日（水）の13〜14時が空いております。

Aさん（２往復目）：５日で承知いたしました。お打ち合わせの場所は、いつもどおり貴社でよろしいでしょうか。

Bさん（２往復目）：弊社の会議室でお願いいたします。

Aさん（３往復目）：５日のお打ち合わせの際に、弊社鈴木も同席させたいのですが、よろしいでしょうか。

Bさん（３往復目）：鈴木さんのご同席の件、承知いたしました。

Aさん（４往復目）：５日のお打ち合わせのあと、15分ほどお時間ありますでしょうか。実は弊社で行っている研修の件でご相談がございます。

Bさん（４往復目）：承知いたしました。お打ち合わせ後、15分程度であれば対応できます。

すでにメールが４往復です。さすがにＢさんもイライラし始めています。「何度もやり取りをするのは大変だから、用件は一度でまとめて送ってくれ！」というのが本音ではないでしょうか。

書き方を工夫すれば、メールのムダは最小限に抑えられる

事実、書き方を工夫すれば、１往復のやり取りで済ますこともできます。たとえば、以下のような書き方です。

【Aさんの送信文】

次回のお打ち合わせですが、ご都合のいい日時を教えていただけますでしょうか。ご迷惑でなければ、いつもどおり貴社にうかがいます。

また、お打ち合わせの際に、弊社鈴木の同席もお許しいただけると幸いです。

なお、お打ち合わせのあと、15分ほどお時間ありますでしょうか。実は弊社で行っている研修の件でご相談がございます。

ご検討のうえ、ご返信いただけると幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

一発目のメールに必要な情報をすべて盛り込みました。このように、情報がまとめて書かれてあれば、メールを受信したBさんも返信しやすくなります。

【Bさんの返信文】

お打ち合わせの日時ですが、来週の５日（水）の13〜14時でいかがでしょうか。場所は弊社会議室で構いません。鈴木さんのご同席の件も承知いたしました。

また、お打ち合わせ後のご相談の件も承知しました。15時までは空いております。お役に立てば幸いです。

よろしくお願いいたします。

先ほど４往復していたメールが、わずか１往復で終了しました。このやり取りであれば、お互いの時間がムダにならずに済みます。

どうしても追加で連絡をしたいときはどうする？

もちろん、状況は刻々と変わっていくものなので、あとから追加で伝えなくてはいけないことが出てくることもあるでしょう。また、人間には“失念”がつきものです。「うっかり書くのを忘れていた」ということもあるでしょう。

とはいえ、何度もメールの返信を強いられれば、相手は辟易してしまいます。相手に余計な負担をかけないためにも、できる限り一度のメールで、用件を済ませるようにしましょう。メールの送信ボタンを押す前に「ほかに伝えておくべきことはかなったかな？」と考えることが大切です。

もし、どうしても追加でメールしなくてはいけない用件が出たときは「何度も申し訳ございません。追加でご連絡がございます」のような一文を添えるとスマートです。ほんの少し“お詫び”を入れるだけで相手の心象は変わります。

まったく関連性がない用件も、ひとつのメールに盛り込んでＯＫ？

ただし、何でもかんでもひとつのメールにまとめていいわけではありません。たとえば、「プランAの企画書送付」と「プロジェクトCのお打ち合わせ」という具合に、まったく関連性のない用件については、ひとつのメールに盛り込むことで、かえって相手を混乱させてしまうこともあります（勘違いや読み落としも誘発しやすくなります）。

また、相手があとからメールを確認したいときに、「えっと…プロジェクトCの打ち合わせの件はどのメールに書かれていたかな？」と探しにくくなるデメリットもあります。まったく関連性のない用件については、よほどの事情がない限り、メールを分けて書くようにしましょう。

もっとも、ひとつのメールにどこまで情報をまとめて書くかは、ケース・バイ・ケースです。伝える用件の重要度や、相手との関係性（これまでどのようなやり取りをしてきたか）にもよります。そして、何より大事なのは「相手が望んでいるメールのやり取り」に合わせる心配りです。ひとつのメールにどこまで情報を盛り込むかは、TPOを見極めて総合的に判断しましょう。

著者：山口拓朗

『問題を解くだけですらすら文章が書けるようになる本』著者。

伝える力【話す・書く】研究所所長。「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う。忙しいビジネスパーソンでもスキマ時間に取り組める『問題を解くだけですらすら文章が書けるようになる本』（総合法令出版）のほか、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』（日本実業出版社）、『書かずに文章がうまくなるトレーニング』（サンマーク出版）、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』（明日香出版社）他がある。

山口拓朗公式サイト

http://yamaguchi-takuro.com/