【どう接する？】年下上司・年上部下との関係を良好にする、上手なコミュニケーション術

2016/11/09 11:00 リクナビNEXTジャーナル

近年、年功序列制度の見直しやポストの削減、中途入社者の増加、定年後の再雇用制度の導入、雇用形態の変化などの影響を受け、職場に年下上司や年上部下がいるというケースは当たり前のようになっています。しかし、頭では理解できても、実際に自分がそういう立場に置かれてみると、感情的にしっくりこないという人もいるのではないでしょうか。今回は、年下の上司や年上の部下に対して、適切な人間関係を築くための接し方をご紹介します。

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年下上司と年上部下、お互いが気をつけること

人間関係がギクシャクして雰囲気の悪い職場にならないよう、年下上司、年上部下の双方が留意すべきポイントについてお伝えします。

●共通のルールを設ける

年下上司と年上部下の間でなぜ「言いにくさ」や「やりにくさ」が生じてしまうケースの原因のひとつに、「共通認識をもとにしたルールが設定されていない」ことが挙げられます。例えば、「役職や立場の違いを明確にした上でそれぞれの権限を決める」「相手に不満や問題があるときは、1対1で話し合う場を設ける」といった点をあらかじめ決めておくと、ぎくしゃくすることは少なくなるでしょう。

●「上司と部下は上下関係ではない」という認識を持つ

上司と部下は役割が違うのであって、「上下関係ではなく、あくまでパートナーである」という認識を持つことが大切です。上司の主な役割は、チームの目標を立てたり進むべき方向性を定めたりすることであり、部下の役割は自分の力を最大限に発揮してチームの成績に貢献することです。こうした思考で取り組むことで、自然に相手に敬意を持って接することができるようになります。

●ビジョンを共有する

年下上司と年上部下の関係に感情的なしこりを生じさせないためには、意識を社内の人間関係という内側に向けるのではなく、チームが進むべき目標といった外側に向けることが重要です。そのためには、年下上司が「自分たちのチームはこれからお客さまに対して、こんなサービスを提供していく」「今期の目標達成のために、チームとしてこの分野の改善に全力で取り組む」というビジョンを掲げ、年上部下を含めたチーム全体で共有していくことによって、視点は変わっていくでしょう。

年下上司とうまく付き合うルール

いくら上司でも年下から呼び捨てにされたり、命令口調で指示されるのは気分が良いものではありません。では、どうすればうまく付き合うことができるでしょうか？

●上司を立て、フォローする

上司の年齢や職歴によっては、知識や経験不足が露呈するときもあるかもしれません。こうした時は、年上としての経験を生かして年下上司をしっかりサポートしましょう。恐らく上司もそれを必要としています。ただし押しつけがましい態度で臨んでしまうと、上司は厄介に感じてしまうので、あくまで「困ったときに支える」というスタンスに徹しましょう。

●自分から積極的にコミュニケーションを取る

上司も実は年上の部下とどう接して良いかわからないかもしれません。部下から積極的にコミュニケーションを取ることで、チーム全体の風通しが良くなります。こうすることで結果的に気分よく働くことができるでしょう。また、分からないことがある時は素直にアドバイスを求めると、さらに良好な関係につながるでしょう。

●第三者の視点を持つ

もし年下上司との関係がギクシャクしている場合は、自分と上司の関係が周囲からどう見られているか、第三者の視点で見直してみましょう。ギクシャクしている原因のひとっつとして、視野が狭くなって上司と自分という2人の世界だけに意識が向いているのかもしれません。第三者の目で自分と上司の関係を見つめ直すことで、上司の立場を理解できるかもしれません。さらに、チームのメンバーに与える影響を考え、前向きな方向へと意識を転換させることもできるでしょう。

年上部下との接し方の心構え

次に、年上部下との適切な接し方をご紹介します。お互いに気持ち良く仕事を進めるためには、どのように接すれば良いのでしょうか？

●仕事を頼むときは「力を貸してほしい」と言う

「これをお願いします」という言い方で仕事を振るのではなく、「この案件をお願いできるのは、ずっとA社を担当されてきた○○さんしかいません。ぜひ力を貸してください」と言えば、年上部下のモチベーションも上がるでしょう。ポイントは「あなたしかいない」という特別感を出すことと、「力を貸してください」と相手を立てるようにして頼むことです。

●褒めるのではなく感謝する

年下の上司から褒められた場合に、「上から目線」を感じる人も。褒めるのではなく「○○さんにお願いして本当に良かったです。助かりました」と感謝の気持ちを伝えるのがポイントです。

●人前で注意しない

人前で注意されるのは、誰しも気持ちのいいものではありません。会議室などに呼んで、1対1の場を設けましょう。その上で「納期を守ってもらわないと困ります」という言い方ではなく、「これからは納期を守っていただけると助かります」と伝え、なぜ今回納期を守れなかったのか相手の言い分と聞くとともに、今後の改善策を話し合うようにしましょう。

●重要な仕事を割り振る

関係性がうまくいかない原因のひとつに、「自分はもっと仕事ができるのに、評価されていない」と感じている可能性があります。経験や知識を考慮しながら、責任の伴う重要な仕事を割り振ってみましょう。自尊心が満たされ、自ら率先してチームを動かす主体者になってくれる可能性があります。

●フィードバックをもらいに行く

基本的に、年上の先輩は年下の上司よりも、職歴が長い分だけ豊富な経験や知識を持っているものです。そのため、定期的に年上の人たちからフィードバックをもらい、参考にすると良いでしょう。むしろ、年上部下のフィードバックをもらえることは、年下上司にとって大きなメリットとも言えるでしょう。

●飲み会では年功序列を復活させる

会社では年下上司と年上部下の関係でも、飲み会では年上部下のほうに上座を譲ったり、年下上司のほうから「いつもありがとうございます」「○○さんのおかげで、チームがうまくいっています」などと挨拶に行き、一時的に年功序列を復活させるのも良いでしょう。そのことで年上部下も気分が良くなり、「仕事では年下上司をしっかり支えよう」と思ってくれるかもしれません。

年下上司・年上部下とうまく付き合うために

年下上司・年上部下との接し方をご紹介してきましたが、大切なことは年齢や職位の上下にかかわらず、お互いに人間として敬意をもって接することです。上司だから、年上だからという観点でコミュニケーションするのではなく、日頃からいつ上司と部下の関係が入れ替わっても困らないような接し方を考え、実践しておきましょう。