Google超入門『Gmail』の使い方編（2） ラベルをつけてメールを分類しよう

知ってるようで意外と知らない（こともある）『Google』の各種サービスについて、使い方を再確認する『Google超入門シリーズ』――第2回は、『Gmail』のメールボックスを“ラベル”を使って分類する方法について紹介します。周りの初心者の方に使い方を質問されたときに「これ読んで」と教えてあげられるページとして、ブックマークしておいてくださいね。

パソコン（ローカル）上で使用する『Outlook』などのメールソフトと『Gmail』の大きな違いのひとつは、メールの分類の方法。メールソフトでは“フォルダ”にメールを保存することでカテゴリ分けを行いますが、『Gmail』では“ラベル”をつけて分類します。ラベルをつけても、メールは受信フォルダから移動しませんので、「受信トレイ上でメールを一覧」と「ラベルごとにメールを一覧」の両方を行えるというわけです。

『Gmail』アカウント開設時に、デフォルトで用意されているラベルは「プライベート」「仕事」「旅行」「領収書」など。これら以外にオリジナルのラベルを作成したいときには、メールを開いて「ラベル」のプルダウンメニューを選択しラベル名を入力して「新規作成」をクリックします。同時に、メールのサブジェクトの右隣に「受信トレイ」「○○（ラベル名）」が表示されるようになります。

ラベルは、色分けを行うとさらに便利になります。ラベルの色を変更するには、左側メニューに表示されているラベル名の頭にあるプルダウンメニューをクリック。デフォルトでは12色が用意されていますが、カスタム色を作成することもできます。

メールソフト上でのフォルダ管理に慣れていると、最初はラベル管理に戸惑いを感じるかもしれません。でも、使いはじめるとラベル管理の自由度の高さに気づかされます。まず、フォルダ管理の場合は1通のメールを複数フォルダに保存することはできませんが、ラベル管理の場合は1通のメールに複数のラベルをつけることができます。たとえば、「仕事」「クライアント名」「打合せ」と3種類のラベルをつけておくと、それぞれのラベルから1通のメールを参照できるというわけです。

「フォルダに分けないと受信フォルダがいっぱいになるのでは」と心配する人もいるかもしれませんが、「アーカイブ」という機能を使えば大丈夫。メールを選択し、受信トレイ上部の「アーカイブ」ボタンをクリックすると、受信トレイには表示されなくなります。また、アーカイブしたメールを一覧したいときは、左側メニューの「ラベル」から「すべてのメールを見る」をクリック。このメニューはデフォルトでは表示されない場合がありますので、見つからなかったら「他○個のラベル」を開いて確認してください。

メニューへのラベルの表示／非表示は、ドラッグ＆ドロップで入れ替えできます。「他○個のラベル」を開いて、表示したいラベル名をドラッグして「ラベル」メニューの上にドロップ、あるいは表示したくないラベル名を「他○個のラベル」の上にドロップするだけでOK。カスタマイズの自由度が高いことも、『Gmail』の良さのひとつだと思います。

そうそう、カスタマイズといえば、『Gmail』はデザインの設定も変更できます。画面右上のメールアドレス横にある「設定」のアイコンをクリックし、「テーマ」のタブを選択すると約50種類のデザインテーマが表示されます。デザイン変更は、各テーマのアイコンをクリックするだけで完了します。少しずつ、『Gmail』を自分仕様に育ててみてくださいね。

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