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新社会人が知っておきたいビジネス文書の書き方

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ブログなどは私文書、ビジネス文書は公(おおやけ)のもの

学校を卒業して4月から社会人として第一歩を踏み出す人も多いでしょう。仕事でビジネス文書を書くといった場面も出てきます。「今までブログなどを活用していたので大丈夫」と自信を持つ人もいるかもしれませんが、それはあくまでもプライベートの話で、書いているものは「私文書」です。「ビジネス文書」、特に「送付状」「報告書」「企画書」など実務に直結したものは、公(おおやけ)のものであり、社や所属部署の責任のもと書くものですから注意が必要です。まず、「私だけのものではない」という意識を持ちましょう。

正確にわかりやすく伝えるために「読み手意識」を持つ

「文書を作成しなさい」と言われて戸惑うかもしれませんが、作家のような名文を求められているわけではありません。「正確に、わかりやすく伝わるもの」を目指せば良いのです。そのために欠かせないのは「読み手意識」を持つということ。これは書き手である自分中心ではなく、「この文書は、読む相手にとってわかりやすいだろうか?」と客観性を持つということです。

ポイントとしては「①誰もがわかる言葉を用いて書く②一文は長くならず、短めを心がける③その文書の目的に応じて書くべきことを示す」などが挙げられます。つまり、専門用語などを並べ立てず、簡潔な文章を作成するということ。また、その文書がどのような目的をもって書かれているのかをはっきりと示すことが重要です。読み手の立場からいうと「報告書」なら、やはり報告されるべきところを知りたいですし、「企画書」なら、どのような企画内容なのかを読みたいもの。「どこに重きを置くのか」を外さないようにしましょう。

「前付け→本文→後ろ付け」。構成を立てると文章がまとめやすく

さらに、書いていく順を決めた「構成」(前付け→本文→後ろ付け)を立てると、迷いなく書けます。「前付け」は、本文の前に書くもの。日付や文書の作成者、文書の送付先、文書記号番号を記入します。「本文」は、文書の内容を記入する部分。本文の基本的構成は、件名・前文・主文・末文・記書きです。「後ろ付け」は、本文の後に付け足して書くものがあるときに記入します。A4サイズ一枚に落とし込むのがビジネス標準ですので、構成を組むことでまとめやすくもなります。

また、文書ごとにフォーマットを作成して保存しておくと、毎回作り直さなくてもいいので便利です。何より、最初から恐れず、上司や先輩たちにも見てもらいつつ、どんどんと書くことが上達の秘訣です。

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