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重要な「2割の仕事」を見つければ、仕事は“劇的に”片づく

重要な「2割の仕事」を見つければ、仕事は“劇的に”片づく

『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』(明日香出版社)の著者である石川和男さん。石川さんは、建設会社総務部長・大学講師・専門学校講師・セミナー講師・税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパービジネスパーソンです。そんな石川さんに「残業しないチームと残業だらけチームの特徴」についてお聞きしました。

突然ですが、あなたは「パレートの法則」をご存知ですか?

イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが提唱した法則で、「経済活動において全体の数値の大部分は、全体を構成するうちの一部の要素が生み出している」という説です。例えば、「商品の売上の8割は、全商品のうちの2割の銘柄が生み出している」「企業の売上の8割は、全従業員のうちの2割の従業員が生み出している」「所得税の8割は、課税対象者の2割が担っている」など「20対80の法則」「ニハチの法則」と呼ばれることもあります。

まずは全ての仕事を書き出してみる

20年ほど前です。元上司から建設会社を立ち上げるので、開業準備を手伝ってくれとの連絡が入りました。当時は税理士試験の勉強をしていたため、会社が軌道に乗る1年を目途に手伝うことしました。そのとき「パレートの法則」を考えさせられることがあったのです。

元上司である社長は、受注計画の作成、得意先との打ち合わせ、現場担当者の採用などを行い、私は総務経理関係の準備を進めていました。毎晩11時過ぎまで残業。朝8時に出社し午後11時に退社。深夜2時まで働くという日もありました。会社が作り上げられていく喜びで、寝食を忘れて没頭しました。しかし期限が決まっている仕事があまりに多く、私1人では仕事が滞おり、このままでは迷惑をかけると思い社長に相談したのです。社長は現場一筋です。総務経理の仕事はあまり詳しくないため、何がどう忙しいか仕事内容を紙に書き出すよう言われました。

設立登記、建設業許可の申請、社会保険、雇用保険の加入手続き、銀行開設、銀行への資金繰り、以前の取引先への案内、書式の統一、工事現場地図作成、現預金の記帳、公共料金の支払い……次々と書き出しました。

書き出した仕事のうち優先順位の高い仕事は?

社長は書き出した紙を見ながら「これだけの量の仕事を1人で行うのは無理だな。しかし設立手続き関係が終われば、多少は落ち着くかな?」と言ってきたのです。

たしかに設立登記、建設業許可の申請から銀行開設などは、一刻を争う緊急かつ重要な仕事ですが、会社を設立したら行わなくて済む仕事です。

紙に書いて全て見える化したことで気がついたことですが、優先順位の高い仕事が2割、優先順位の低い仕事が8割でした。期限の迫っている仕事が2割、後からでもいい仕事が8割。私でなければできない仕事が2割、総務経理の経験が多少ある者ならできる仕事が8割でした。

そこで社長と話し合い、6カ月だけ派遣社員を雇い入れました。書式の統一や現預金の記帳など簡単な8割の仕事は派遣社員に任せ、優先順位が高い2割の仕事を私が行うことにしたのです。各種手続きなど自分にしかできない重要かつ緊急な2割の仕事に集中することで、仕事も滞りなく行えるようになりました。依頼される仕事を次から次へとこなしていたときには気づきませんでしたが、全体の仕事の8割は任せてもいい仕事だったのです。

仕事を4つに分けることで、優先順位が明確になる

あれから20年。今の会社でも仕事の全体像が見えずに忙しいという部下がいます。そのようなときは、今抱えている仕事を全て書き出させます。

書き出すときには、 1.重要かつ緊急な仕事

2.重要だけど緊急ではない仕事

3.緊急だけど重要ではない仕事

4.重要でも緊急でもない仕事

の4つに分けてもらいます。そうすることで、大抵の場合、いかに重要じゃなく緊急でもない仕事に時間をかけていたかという事実を知ることができるのです。

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