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【例文付き】恥をかかないためのビジネス文書3つのルール

【例文付き】恥をかかないためのビジネス文書3つのルール

ビジネス文書のルールは、電話応対と並んで社会人が最初に身につけるべきビジネスマナーのひとつ。ただ、電話対応と違って日常的にビジネス文書を作成する機会は多くはないため、必要に迫られたときに戸惑ってしまう人もいるのでは。

ビジネス文書には社内文書と社外文書の2つの種類がありますが、特に社外文書の場合は、会社を代表した公式文書になるため、ビジネス文書のルールに基づいて作成することが求められます。今回は、ビジネス文書作成のポイントについてご紹介します。

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ビジネス文書「書き出し」のルール

ビジネス文書の書き出しには「定型」があり、それを押さえて書くことが大切です。書き出しのポイントをお伝えします。

●文書番号

ビジネス文書には一番右上に発信者、発信時期、内容などを記号化した文書番号をつけると管理しやすくなります。「人事.No0001」などが最も簡単な例です。ただし、文書番号は省略されることもあります。

●発信年月日

文書番号のすぐ下に記載します。日付は文書の作成日ではなく発信日です。元号を使うことが一般的です。

●宛名

宛名は文書の左上で、高さは発信年月日の1行下あたりに記載します。企業や組織などに宛てて出す場合は社名や組織名に続いて「○○御中」とします。名前は知らないものの、特定の役職の人宛ての場合は、以下のように記載します。

○○株式会社 人事部長殿

○○株式会社 人事部長様

ただし、「○○株式会社御中 人事部長殿」とはしません。

名前までわかっている場合は「○○様」とします。

○○株式会社

人事部長 山田太郎様

ただし、「山田太郎人事部長様」のように書くのは誤りです。

多数に宛てる場合は「各位」を使います。この場合は「会員各位」などと書くのが正しく、「会員様各位」とするのは二重敬語になるので注意しましょう。

●発信者名

宛名より1行下げた右上に記載します。書き方は宛名と同じですが、自分の名前に「様」はつけません。

●件名

大事なことは「ひと目でわかるように簡潔に書く」、これだけです。

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●頭語・結語

通常は「拝啓・敬具」、丁寧さを出したい場合は「謹啓・謹白(または敬白)」を知っていれば対応できるでしょう。また、拝啓の後に「、」は入れません。拝啓の後、1文字分あけて時候の挨拶を続けても間違いではありませんが、改行して1文字分あけてから時候の挨拶を始めると丁寧さが増します。

●時候の挨拶

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