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英文ビジネスメールのコツとすぐに使えるテンプレート集

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国際的なプロジェクトに参加している人が避けては通れないのが英文でのビジネスメール。上司や前の担当者が使っていたメールを参考に、毎回コピペで送っているという方も多いでしょうが、毎回そうともいかないのが現実です。

そこで、今回は今すぐにでも使える英文ビジネスメールのテンプレートと、そのポイントをご紹介します。

イントロダクションは短く簡潔に

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日本語のメールでは季節の挨拶や以前お世話になったときの話など、何かとさまざまな”挨拶“を加えることが多いでしょうが、英語でそんなことをすることは一切なく、むしろ「回りくどい」と敬遠されてしまいます。

その相手と実際に顔を合わせたとき、「日本では連日猛暑日が続いていますが、あなたの国ではいかがですか?」などと言うでしょうか?これは日本人の感覚としては非常に礼儀正しいと思われるのでしょうが、欧米の感覚では「無意味な会話をするということは何かやましいことでもあるのか」と疑ってしまう人もいます。

イントロダクションも同様で、相手に実際に会ったときにいうくらいの軽い挨拶で済ませましょう。何よりも短く・簡潔に、が大切です。

もしそのメールを送るまえにどこかで会った人なら、「It was great to meet you at ◯◯(イベント名や場所)」とだけ言えば十分です。

また、もし頻繁に連絡をしている人であれば「I hope you are well.」程度の本当に軽い挨拶だけでもいいです。

英語圏の人はとにかく回りくどい表現が大嫌いです。これを念頭において、本題にすんなりと入りましょう。

文章の数を事前に決めておく

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英語でのビジネスメールで何よりも重要なのが「要点を簡潔に伝えること」です。ビジネスメールは、長年会っていなかった友人への手紙ではないので、風情も無駄話も一切不要です。

そのためにはまずメールを書くまえから1.今どういう状況で、2.何をしてほしいのか、3.その理由、というふうに、相手に伝えたいことを自分の中で完璧に整理してから書きましょう。

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