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生産性の低い会議 プロが指摘する3つの原因

生産性の低い会議 プロが指摘する3つの原因

どんな職場にでもある「会議」や「ミーティング」。

本来は職場で起きている問題への対処法を考えたり、新しく取り組むことを決めたりする重要な時間だが、「ただ集まって話すだけ」「上司の話を聞くだけ」の時間になっていることも多い。もちろん、これでは忙しいなかでメンバーが顔を合わせる意味はない。

こうした「ダメ会議」「ダメミーティング」はなぜ生まれてしまうのか。そしてどう改善していけばいいのか。『みんなが自分で考えはじめる 「15分ミーティング」のすごい効果』(日本実業出版社刊)の著者でミーティングコンサルタントとして活動する矢本治さんにお話をうかがった。

■会議・ミーティングがうまくいかない3つの理由

――『みんなが自分で考えはじめる 「15分ミーティング」のすごい効果』について。まずはタイトルにある「15分」という時間の意味について教えていただきたいです。

矢本:この本で私が提唱しているミーティングは、会社で上の方にいる人たちが集まってするものというより、現場で働く人が中心になってするものを想定しています。

売上を作ったり、お客さんと直接接しているのは現場の人なので、どんなに会社の上の方で会議をやって意思決定しても、現場の人が主体的に仕事に取り組まないと、業績はなかなか上がりません。じゃあそのためにどうすればいいのかと考えた時に、現場のミーティングを活性化するというのが一つある。

でも、シフトで動いている職場もあるでしょうし、仕事前にいろいろな雑務があってなかなか全員が揃わない会社もあるはずです。もちろん日常業務も忙しいですから、全員集まって何時間も会議をするというのは現実的ではないでしょう。世の中的にも時短の流れですしね。

そうした状況で、職場の問題点への解決策を取りまとめて合意形成できる話し合いに使える時間、気軽に始められる時間として15分が一つの目安だと思ったんです。ただ、きちんとしたパターンで15分話ができれば、数分の日常会話でもできますし、それが1時間になってもできるはずです。逆にそれができていなければ1時間やっても2時間やっても実のあるミーティングにはなりません。

この本は15分という限りある時間のなかで、全員にとって実のあるミーティングをするための、コミュニケーションのパターンについて書いています。

――ということは、対象としては現場を預かるリーダーの方に向けて書かれたわけですか。

矢本:そうです。もともと起業前の僕がそうでした。企業の中間管理職の方もそうですし、飲食店の店長もそうですし、現場で働く人をまとめて意見を集めたり、発言したりといった立場の人の応援をしたくてこの本を書きました。

――これまで多くの企業でミーティングのコンサルティングをされてきたかと思いますが、会議やミーティングに関する悩みというのは、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。

矢本:ミーティングや会議がうまくいかない原因は大きく分けて三つあります。一つは「アイデアが出ない」で、誰からも意見が出なかったり、出てきても一つか二つ変わりばえのしないものが出てくるだけという。

二つ目は、「アイデアは出るけどうまくまとまらない」。たくさん意見が出た中でどれを選ぶかというところで、皆の合意形成が上手にできない。

三つ目は、「合意形成まではいくけども、決めたことが実行されない」で、これは決まったことが行動に移されなかったり、なかなか続かなかったり。

ミーティングや会議がパフォーマンスにつながらない理由は基本的にこの三つです。これらの解決法をこの本の中で書いているので、心当たりのある方は参考にしてみていただきたいですね。

――いち労働者としてミーティングで感じる疑問や違和感への解決策が網羅されていました。たとえば、「提案した本人がやるという法則をやめる」です。いい意見を持っていても、提案して採用されたら自分の仕事が増えるだけです。これでは、意見があっても提案しにくくなってしまいます。

矢本:提案した本人が一番イメージや危機感を持っている可能性が高いので、本人が実行するのはまちがったことではないのですが、それだとどうしても特定の優秀な人だけが仕事をたくさん抱えることになります。

その結果、その人がボトルネックになって仕事が回らなくなったら元も子もないわけで、そうならないためにも担当者を本人の他にもう一人つけるとか、場合によっては本人ではなく違う人を担当にするのは大事なポイントだと思います。

(後編につづく)

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