残業減らすなら「退社時間」と「●●●●」を申告しよう

『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』（明日香出版社）の著者である石川和男さん。石川さんは、建設会社総務部長・大学講師・専門学校講師・セミナー講師・税理士と、5つの仕事を掛け持ちするスーパービジネスパーソンです。そんな石川さんに「残業しないチームと残業だらけチームの特徴」についてお聞きしました。

ダイエットも残業も申告することで減らすことができる

私の知人で、フェイスブックのダイエットグループに参加していた人がいました。ゲーム感覚で行っていましたが「グループの中にはダイエットに成功した人も失敗した人もいる」と言っていました。

何が違っていたのかというと、成功した人はグループに毎日体重を申告していたのに対し、失敗した人はたまにしか申告していなかったそうです。

人間は意志が弱いものです。強制力が働かないとラクなほうへ流れてしまいます。

残業についても同じことが言えます。

私が以前勤めていた会社では、各部署での残業時間にバラつきがありました。A部署は仕事量が多く、B部署は少ないというわけではありません。量的にはさほど変わらないのに、差が生じていたのです。

何が違っていたかというと、残業が少ないチームは残業を申告制にし、残業が多いチームは申告していなかったということです。残業が多いチームは何時までに帰るという意識が弱く、残業してしまうのです。

そこで私は、残業が多いチームのリーダーに「退社時間を申告制にしましょう」とアドバイスしました。

申告するだけで「個人事」が「チーム事」に変わる

残業が少ないチームは、朝礼で社員が何時に帰るかを自己申告します。先程のダイエットグループもそうですが、人は宣言すると、「それをしなくてはいけない」という強制力が自然に働きます。

これを社会心理学で「予言の自己成就」と言います。人は意識的にせよ、無意識にせよ、自分の思い描いた行動に出たがる習性があります。思い描いたことを毎回宣言するだけで、思い描いた人間になろうとするのです。

さらに皆の前で宣言し合うことで、「今日、部長は5時に帰るので、4時には書類を終わらせて4時15分までには相談しなければ間に合わない」「アイツは6時に帰ると言っていたけど、指示していた仕事は間に合うのかな？ 昼休みのあとに中間報告するように言わないとな」というように、チーム全体の動きを見ることもできるのです。

しかし、申告制にすることにより問題も発生しました。

宣言通り定時で帰っていきましたが、仕事を持ち帰るメンバーがいたのです。持ち帰った書類を失くしてしまい、そのことが発覚しました。

宣言通り残業しないのはいいのですが、家に持ち帰って仕事をしていては本末転倒です。

仕事とプライベートの境界がなくなり精神衛生上良くないばかりか、自宅に資料を持ち帰ると情報漏えいなどのコンプライアンスの問題も発生します。

仕事内容も共有することでチーム全体の残業が減っていく

そこで、退社時間とともに今日行う仕事の内容もいっしょに申告するようにしました。

そうすることで、「この時期Cさんは優先順位の高い仕事が多くて、Dさん、Eさんは比較的重要性の低い仕事を行っているから少し分担しよう」「新人のFくんにはどの仕事から行うかミーティングをしないと明日でもいい仕事からやり残業する恐れがあるな」「課長が4時から役員会議に参加する。会議の間近だとピリピリしているから午前中に相談しておいた方がいいな」など内容を知ることで的確な段取りを組めるようになるのです。

リーダーは、申告時間に帰れない仕事量だと判断したときには、「その仕事は今日中に行わなければならないのか？」「得意先に対する資料か、単なる社内に回覧する資料か？」「チームで手伝えることはないか？」などを考えられるようになったのです。

このように申告してもらうことで、短時間で終らせる仕組みや、他に得意な人や別の部署にふることができないかを検討することもできます。

仕事内容の「見える化」で、仕事の不均衡も是正できる

また、仕事の量が少ないのにダラダラ仕事をしている人を是正することにも役立ちます。

インターネットばかり見ていて必要最低限の仕事しかしていない、このようなメンバーがチームにいると、不協和音が生まれます。

インターネットの普及により、仕事のやり方が変わりました。効率的に仕事ができるようになった代わりに、社員が何をやっているかがわかりづらくなったのです。一日中真剣にパソコンに向かっているからといって、仕事をしているとは限りません。仕事内容を申告することは、今日は何を行っているかを知ることにも役立つのです。

もちろん、適正な仕事量を指示しないリーダーにも問題があります。社員間の仕事を均衡化する意味でも、退社時間と仕事内容を申告する制度を取り入れましょう。

【プロフィール】石川和男（いしかわ・かずお）建設会社総務部長、大学、専門学校講師、セミナー講師、税理士と、５つの仕事を掛け持ちするスーパーサラリーマン。大学卒業後、建設会社に入社。管理職就任時には、部下に仕事を任せられない、優先順位がつけられない、スケジュール管理ができない、ダメ上司。一念発起し、ビジネス書を年100冊読み、月１回セミナーを受講。良いコンテンツを取り入れ実践することで、リーダー論を確立し、同時に残業ゼロも実現。建設会社ではプレイングマネージャー、専門学校では年下の上司の下で働き、税理士業務では多くの経営者と仕事をし、セミナーでは「時間管理」や「リーダーシップ力」の講師をすることで、仕事が速いリーダーの研究を日々続けている。

最新刊の『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』（明日香出版社）ほか、『仕事が「速いリーダー」と「遅いリーダー」の習慣』（明日香出版社）など、勉強法、時間術などのビジネス書を6冊出版している。

石川和男 公式サイト https://ishikawa-kazuo.com

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