『資料の内容を正す』のは、「修正」「訂正」どっち？違いと使い分けを解説

パートナー企業や取引先、上司などとやり取りをしているというシーンで「資料の内容を正す」ことについて、あなたなら「訂正」と「修正」のどちらを使いますか？

「訂正」と「修正」という2つの言葉はよく似ていますが、意味合いが少々異なります。この記事では、「修正」と「訂正」のそれぞれの意味を理解し、より適切に使い分けができるように詳しく解説していきます。

「修正」と「訂正」の意味

「修正」と「訂正」はよく似ている言葉であるため、ビジネスシーンにおいても意味や使い分けで悩む場合があります。まずは基本の意味を押さえておきましょう。

「修正」

「言葉以外の行動や思考において道筋や方向を変える」、「不適当とされる部分を改善する」場合などに用いられます。ビジネスシーンでは後者の意味で使うことが多いようです。

「訂正」

「文章や言葉の間違いを直すときに謝罪の意味も含む・謝罪と合わせて使われやすい」ことがいちばんの特徴といえます。テレビのニュースなどでは、「訂正してお詫び申し上げます」というような表現をしばしば耳にしますよね。

このように、「修正」と「訂正」は似た表現ですが意味合いが異なります。ビジネスシーンではこの2つの意味をしっかりと理解したうえで、正しい使い分けが求められます。

ビジネスシーンでの「修正」の使い方

ビジネスシーンで「修正」を使用する主な場面は、「相手に間違いがあったとき」や「事務的な改善依頼をするとき」です。

相手に間違いがあったときに言葉の選択を間違えてしまうと、どうしてもきつい印象を与えてしまいがちです。しかし「修正」には先方の誤りをやんわりと指摘できるというメリットがあります。

書類の手直しを依頼するときなどでも、「訂正」よりも「修正」という言葉を選択するだけで「相手のミスを指摘する」ことより、「改善を依頼する」という意図を伝える表現となります。例えばビジネスシーンでは、「この箇所の修正をお願いいたします」、「資料の足りないところを修正しました」、「わかりやすい言葉に修正します」などといった例文が挙げられます。ビジネスシーンで「修正」を使う場合は、受け取り手の視点に立って考えてみることがおすすめです。

ビジネスシーンでの「訂正」の使い方

一方で「訂正」はビジネスシーンにおいてどのような使い方をするのでしょうか。「訂正」の主な使用場面は、「自分に間違いがあったとき」です。

ビジネスシーンで「訂正」を使う時、「訂正」を自分以外の人に向けて使用すると、相手のミスを指摘する印象が強調されて、上から目線と見られてしまう可能性があります。

相手を不快にさせるおそれがあるため、「訂正」を相手に向けて使用するのは余程のことが無い限り止めておいた方が良いでしょう。

しかしその反対に自分がミスをしたときに「訂正」を使う場合は、自らのミスを受け入れている姿勢が伝わりやすいというメリットがあります。「訂正」の使用例文としては、「すぐに資料の内容を訂正します」、「誤りを訂正する」などがあります。

使い分けよう！ビジネスで見られる「校正」「変更」「是正」の意味

他にも、ビジネスシーンでは「校正」「変更」「是正」といった使い分けに悩む言葉があります。1つずつ見ていきましょう。

１、「校正（こうせい）」

文字や文書を比べ合わせて、誤りを正すことをいいます。この誤りとは、誤字脱字や誤表記などのことを指しています。

２、「変更（へんこう）」

ある状態から別の状態へ変遷させることを意味しています。そのため、「変更」に関しては、元の状態が間違えていた訳ではなく、また補足をする必要もありません。例えば、ビジネスシーンで、取引先に依頼していた事柄を変えるときには、「〇〇について変更をお願いいたします」などと簡潔にポイントを絞って依頼すると良いでしょう。

３、「是正（ぜせい）」

「悪い点や不都合な点を改め正す」、「誤っている点をなおして正しくする」という意味です。そのため、是正される対象は政治的、社会的な考え方や規律などであり、現状間違っていると思われる、正すべき事柄において使用されます。

前に述べた「修正」や「訂正」に加えて、「校正」「変更」「是正」の3つの言葉も、類似した意味合いを持つ言葉です。ビジネスシーンでこれらの言葉を使うときは、より注意をして用いるようにしましょう。

一緒に覚えよう！英語で「修正」「訂正」をなんて言う？

「修正」「訂正」の英語表現を覚えて、ビジネスシーンで使ってみましょう。「修正」はmodify/correctという単語です。例えば、「The design on your website has been modified.（サイトのデザインを修正しました。）」などというように使います。

また、「訂正」はamend/reviseといった単語で、「Attached is the revised annual report.（修正した年次報告書を添付しました。）」などとして使います。意味が似ていたり、使い方で悩んだりする用語については、英語表現も覚えておくといざというときに役立つので、合わせて覚えておくとよいでしょう。

（参考URL：【HapaEikaiwa】英語学習コラム）

監修者：荒川 泰子 （イメージコンサルタント）

航空会社にて、国内、国際線客室乗務員として乗務し、退職後は国際イベントにて受付業務や、VIP接遇を担当。その後渡英し、ロンドン大学にて文化人類学の修士号を取得。 帰国後はダイヤモンドサロンにてPR業務と顧客接遇を担当し、その後イメージコンサルタントとして活動を開始。マナーやファッション、美容などの講師として活動中。

文：リクナビネクストジャーナル編集部

関連記事リンク（外部サイト）

「嘘つき」を極めた者こそ本物のデキる人である！ーー『マネーの拳』に学ぶビジネス格言
男友達に「おっ」と思わせる忘年会コーデ4選
【マンガ】どうして「師走」は忙しい？その本当の理由は……