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「業務を効率化すると、仕事がどんどん増えます…」【シゴト悩み相談室】

キャリアの構築過程においては体力的にもメンタル的にもタフな場面が多く、悩みや不安を一人で抱えてしまう人も多いようです。そんな若手ビジネスパーソンのお悩みを、人事歴20年、心理学にも明るい曽和利光さんが、温かくも厳しく受け止めます!

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曽和利光さん

株式会社人材研究所・代表取締役社長。1995年、京都大学教育学部教育心理学科卒業後、リクルートで人事コンサルタント、採用グループのゼネラルマネージャー等を経験。その後、ライフネット生命、オープンハウスで人事部門責任者を務める。2011年に人事・採用コンサルティングや教育研修などを手掛ける人材研究所を設立。『「ネットワーク採用」とは何か』(労務行政)など著書多数。今月22日には新刊『悪人の作った会社はなぜ伸びるのか? 人事のプロによる逆説のマネジメント』 (星海社新書) が発売予定。

CASE20:「業務を効率化すると、『余裕があるなら同僚の仕事を手伝え』と言われます」(28歳女性・不動産関連会社勤務)

<相談内容>

営業支援の部署で仕事をしています。もともと自分で工夫を凝らして仕事を効率化することが好きで、こなせる件数が増えるたびに対応の幅が広がり、成長実感を得てきました。

ただ、自分では対応しきれない案件を、営業部門から安請け合いしてくる同僚がいて困っています。人に頼られることが嬉しいのはわかるのですが、勝手に引き受けてきて「対応方法を一緒に考えてほしい」と勝手にミーティングを入れてきます。一向に自分で考えようとしないので、適当にアドバイスをするぐらいで距離を置いていたのですが、毎日残業する同僚を見かねた上司から「余裕があるなら手伝ってあげて」と言われるようになりました。でも…散々手伝ってあげても、担当件数の実績も、営業から感謝されるのも同僚です。

仕事が遅い人の業務を肩代わりさせられるなら、業務効率化はほどほどに、適度に忙しいアピールをしながら働いた方がいいのでは…などというズルい考えが頭に浮かびます。でもそれが正しいこととも思えません。どうするのが正解なのでしょうか?(不動産会社・営業職)

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自分ならではの「業務効率化ナレッジ」を惜しまず広めよう

仕事を引き受けてくるばかりでこなせていない出来の悪い同僚のことを、上司の命令とはいえ文句も言わず手伝ってあげている…相談者はきっといい人なのですね。

営業支援の部署は、営業に振り回されることも多く、なかなか忙しい部署だとお察しします。そんな中、たくさんの業務がこなせるよう自ら工夫し、努力して効率化を進めてきたのにもかかわらず、スキルが高いがゆえに上司からは「軽々こなしている」ように見えてしまうのでしょう。

ならば、「忙しいふり」なんていう、自分の価値を下げるようなことはしないほうがいい。それよりも、誰よりも努力し、業務効率化を進めてきたことを、きちんと知らしめたほうがいいと思います。

おそらく、トライアンドエラーを繰り返して編み出した、独自の業務効率方法だとは思いますが、出し惜しみせず勉強会を催すなどして皆に共有すれば、業務水準全体の底上げにつながるはず。安請け合いしてくる同僚の業務レベルも、少しは上がるかもしれません。

それに、全体水準が上がれば、「その同僚がいかに仕事をこなせていないか」が明確になります。すなわち、上司から見たときに「あなただけ余裕がある」ではなく、「あいつだけ非効率なことをしている」というように見え方が変わってくるはず。こうなれば、あなたの評価は上がり、少しは溜飲も下がるのではないでしょうか。

どうせ巻き込まれるのだから、自分が手を挙げ業務を引き受けてみては?

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ただ、視点を変えれば、その同僚は必ずしも「仕事を安請け合いしてくるダメな人」とは言い切れません。

営業部門から見れば、どんな要望にも「Yes」と即答し対応してくれるその同僚は、ありがたい存在でしょう。たとえ自分一人ではできなくても、同僚を巻き込みながら要望に応える…という姿勢は、学ぶべきものがありそうです。

とはいえ、「巻き込まれる側」である相談者からすれば、負担でしかない。ならば、「どうせ巻き込まれるのだから、同僚ではなく、自分から手柄を取りに行く」というのはいかがでしょうか?つまり、「同僚が安請け合いする前に、あなたが仕事をインターセプト(横取り)する」のです。

「横取り」というと聞こえが悪いかもしれませんが、どうせ今までもあなたが仕事のほとんどをやっているのですから、業務量的にはあまり変わらないはず。ならば、同僚の陰で悶々とするのではなく、主体的に動いて業務をもらい「私がやりました!」と主張したほうが断然オトク。営業からの評価も、上司からの評価も上がり、ありがとうと感謝される機会も増えるでしょう。

今の残念すぎる状況を、まずは打破することを考えよう

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考えてみれば、今のあなたの状況はもったいなさすぎます。頑張っているのにそれが営業からも上司からも見えていなくて、全て「巻き込み力だけはある同僚」の手柄になっているのですから。

その同僚は、今後も何を言ったところで安請け合いしてきてしまうでしょう。どうせ業務負荷がかかるのですから、評価を取りに行くほうを選びましょう。

「仕事がデキる」相談者が積極的に手を挙げることで、おそらくどんどんあなたに要望が集まり、一時的に仕事量が増えるかもしれません。しかし相談者であれば早晩、新たな業務効率化のポイントを見つけられるはず。

未来永劫、この「手を挙げる方法」を取れとは言いません。今より忙しくなるのは相談者の本意ではないかもしれませんが、残念すぎる状況を打破するのが先決だと私は思います。

<アドバイスまとめ>

負荷はかかるのに評価はされない。

そんな残念な状況に甘んじるぐらいならば

「手抜き」よりも評価を取りに行こう。

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EDIT&WRITING:伊藤理子 PHOTO:平山諭

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