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「上司へのメール」で意識したい4つのこととは?――すぐに使える例文付き

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上司にメールを送る際、「この書き方で良いのか」と不安になることはありませんか?ビジネスメールには押さえておくべきルールやマナーがあります。それを理解できていれば自信を持ってメールを送ることができるでしょう。そこで、上司にメールを送る際のポイントについてご紹介します。

【社会人向け】上司に送るメールで気を付けることって?使える例文付き

上司に送るメールで意識すべき4つのこと

1、上司からのメールには、素早く正確に対応する

上司からメールがあったときは、素早く返信しましょう。「メールの返信が早い部下は仕事ができる部下」と考える上司は少なくありません。だからといって返信を急ぎ過ぎて意図を汲みにくいメールを送信するのもNGですので、そのあたりのバランスは考えておきましょう。返信に時間がかかりそうな場合は、「改めてご報告いたしますが、まずは現状のみお伝えいたします。」などと、いったん現在の状況を伝え、「いつ対応できるのか」を伝えておくと良いでしょう。

2、誤字脱字、その他間違いがないようにする

送信する前には最低一度は文面を見直し、誤字・脱字がないことを確かめるようにしてください。また、誤字脱字のほかにも、固有名詞や日時などを間違えていないかも確認しましょう。上司に情報が誤って伝わってしまうことを避けることにつながります。

3、メール対応が難しい場合は、直接報告する

緊急で時間が無いときや、文面でまとめることが難しい場合には、メールは簡易的な文面ですませ、直接電話や対面で報告するのも手です。メールだけに頼りすぎず、そのときの状況に合わせて柔軟に対応しましょう。

4、メールの件名だけで要件や重要度がわかるように配慮する

上司によっては毎日大量のメールを受け取り、急いでメールを返信しても場合によっては見落とされてしまうこともあります。その可能性を減らすためにもメールの件名は見やすくする工夫を行いましょう。優先度が高い内容であれば件名の冒頭に【重要】や【ご確認】と付けることで目に止まりやすくなります。

件名・宛名に関する基本マナー

メールを送る際の件名・宛名の基本マナーはしっかりと押さえられているでしょうか。件名は端的でわかりやすく、長くなり過ぎないようにすることがポイントです。ただし、あまりに簡略化し過ぎるとかえって分かりづらい件名になってしまうので注意が必要です。

たとえば、議事録を送る際の件名が「議事録送付」だけよりは「営業会議(6月30日)の議事録送付」と記載したほうがわかりやすくなります。件名を見ただけで、メールの内容をある程度把握できるものが望ましいでしょう。

本文の内容と異なる件名は記載しないようにしてください。件名に【】をつけることで報告したい内容を強調するのも良いでしょう。宛名についてですが、企業によってルールは異なります。役職名で呼ばず、すべて「さん」付けで統一されている場合もあるので、あらかじめ確認しておきましょう。

殿という表現は基本的に目上の人が目下の人に使う言葉ですからあまり使用することはありません。複数人に社内メールを送るときは「各位」としますが、お客様が相手のときに「各位」は誤った使い方ですから使わないようにしましょう。

よくありがちな間違い表現例

こちらは丁寧な対応をしているつもりでも、それが間違いであればかえって失礼にあたります。やってしまいがちな間違いの表現例をいくつか紹介しましょう。

・ご苦労さまです→お疲れ様です

「ご苦労様」という言葉は上の者が下の者をねぎらう言葉ですので新人が使うのは間違いになります。「お疲れ様です」という表現であれば上下関係がないので気軽に使用することができます。

・了解しました→承知しました、かしこまりました

「了解しました」は「聞いてあげよう」というニュアンスが含まれるので部下が上司に使う言葉として不適切です。お客様や上司に対しては謙譲語である「承知しました」を使うようにしましょう。

・しばらくぶりです→ご無沙汰しておりました

同僚や目下であれば「しばらくぶりです」で問題ありませんが、目上の人に対しては失礼です。久しぶりに会ったときは「ご無沙汰しています」という表現を使うのが無難です。

・すみません→申し訳ありません

ビジネス上で謝罪の気持ちを伝える際に「すみません」では丁寧さに欠ける印象です。「申し訳ありません」という表現が正しい敬語になります。

【シーン別】上司に対して使える文例

最後に、上司に対する文章例をシーン別にご紹介します。

【シーン別】上司に対して使える文例

・メールの書き出し、締めの文例

まずは宛名を先頭に記載するのが基本です。その次に「お疲れ様でございます」など短めの挨拶から書き出し「〇〇です」と名乗った後、本文に移ります。最後は「以上ご確認のほどよろしくお願いします」などの表現で締めます。

・確認、お願い(ご相談)の文例

何かを依頼する時には内容だけでなく、期日をしっかりと記載するようにしましょう。「内容をご確認の上、〇月〇日までにご対応いただけると幸いです」

・お礼をする際の文例

お礼をするときに「ありがとうございます」という表現は丁寧な言葉ですが、より感謝の気持ちを込めたい場合は「誠に」や「本当に」という言葉を先頭につけるとより好印象です。上司に飲み会などでご馳走になった際にはお礼を述べるだけでなく「〇〇課長の貴重なお話を聞くことができ、とても勉強になりました」といった一文もつけるようにしましょう。

・謝罪・お詫びする際の文例

「誠に申し訳ありませんでした」という言葉だけでなく今後どのような対策を取るのか記載することが大切です。最後は「メールにて恐縮ですが、この度は本当に申し訳ございませんでした」と再度お詫びの言葉で締めるようにしましょう。

・報告する際の文例

メールで報告する際には相手にとって余計な情報をいれず、簡潔に伝えることが基本です。例えばメールで結婚の報告をする際には、結婚の報告、結婚式の内容、仕事を続けるのかどうか、名字についてなどポイントを押さえて報告するようにしましょう。「私事で恐縮ですがこのたび結婚することになりました」といった相手を気遣う前置きもマナーとして必要です。

・返信する際の文例

返信は迅速にシンプルな内容でわかりやすく相手に伝えるのが基本です。引用なども極力短くするようにしましょう。提案や依頼を断る場合は「お気持ちだけ頂戴致します」と柔らかい表現を使用するか「私の力では残念ならがおよびません」など少しへりくだった表現を使うとコミュニケーションがより円滑になるかもしれません。

いかがでしたか?企業によってルールや慣習があるため、これがすべて正解、というわけではありません。とはいうものの、忙しく時間がない上司とスムーズにコミュニケーションを取るために、ご紹介したようなマナーを押さえておくと良いでしょう。

監修者:荒川 泰子 (イメージコンサルタント)

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航空会社にて、国内、国際線客室乗務員として乗務し、退職後は国際イベントにて受付業務や、VIP接遇を担当。その後渡英し、ロンドン大学にて文化人類学の修士号を取得。 帰国後はダイヤモンドサロンにてPR業務と顧客接遇を担当し、その後イメージコンサルタントとして活動を開始。マナーやファッション、美容などの講師として活動中。

文:リクナビネクストジャーナル編集部

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