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Web派?手帳派?基本は「情報をまとめる」こと。仕事をグッと効率化させる手帳術

Web派?手帳派?基本は「情報をまとめる」こと。仕事をグッと効率化させる手帳術 f:id:kensukesuzuki:20160614175610j:plain

年末が近づき、2017年度の手帳がたくさん店頭に並ぶ季節となりました。

毎年習慣として手帳を買っているものの、ただ漫然とスケジュールを書きこんでいるだけ、あるいはほとんど活用できず真っ白のままという方へ。 書き込み方や整理の仕方を少し工夫するだけで、ビジネスを一歩リードできる手帳術があるのです。

大手広告代理店でクリエイターをつとめ、独自の哲学を詰め込んだ『ジブン手帳』を生んだ佐久間英彰さんに、仕事をより効率化させる手帳の活用術をうかがいました。

手帳を効率化させる「付加価値情報」とは

「スケジュール管理」以外にメモするべきこと……それは、ビジネスに価値を生み出す「付加価値情報」です。

「スケジュール情報」は、いわゆる「いつ」「どこで」「誰と」「どんな」打ち合わせをするかなどの情報です。もし記入ミスがあると、打ち合わせをすっぽかしたり、ダブルブッキングしたり、場所が分からずタイムロスしたり、打ち合わせの目的がわからず無駄な打ち合わせになってしまったりと、ビジネス以前の根本的なミスが発生してしまいます。

もちろん「スケジュール情報」だけでビジネスが円滑に進んでいるのであれば、全く問題ありません。しかし、もっと手帳を効率的に使いたいという方は、「付加価値情報」を書くことをオススメします。

「付加価値情報」とは、スケジュール以外の仕事に役立つ情報のこと。ざっくりというと「これって手帳のどこに書けばいいの?」と悩む情報を指します。

「付加価値情報」はビジネスを円滑にする種

打ち合わせや飲み会の席で、上司が「あの資料は読んでおいた方がいいよ」とアドバイスしてくれたり、得意先が「あの映画いいんだよね。観るといいですよ」と勧めてくることがよくあると思います。

その時に「はい、見てみます」とその時はやるつもりで答えるものの、その後ちゃんとチェックする人は、あまり多くないのではないでしょうか?

しかしきちんと実行した上に感想まで伝えると、上司や得意先は好感を持ってくれるはずです。教えがいがあるので、もっと面白い情報が入ってくるかもしれません。

些細なことかもしれませんが、これができる人とできない人とでは、きっと一年後には大きく差が開いているはずです。上司や得意先は、あなたに必要だと思って伝えた情報ですから、実行することできっとあなたの身になるでしょう。人間関係とは、こうした蓄積を続けることでもあります。それを助けてくれるのが、手帳なのです。

他にも「プレゼントにもらった/あげたもの」や「口約束」、仕事で疲れた時に背中を押してくれる「名言」、パスワードを思いださせてくれる「ヒントリスト」など、手帳に書く事でビジネスを円滑にしてくれる情報は多々あります。

手帳に「情報の置き場所」をつくる

こうした「付加価値情報」は、スケジュールを書くページではなく、特別なページに書き溜めるのがオススメです。というのも、スケジュールを書くページには、一週間や一ヶ月と寿命があり、その時間が過ぎると見返す事はほとんどなくなってしまいます。活用できない情報は、そもそも書く意味がありません。

そこで常に見返すためのリストページを作ってみましょう。「書き留めておこう」と思ったことは必ずそのページに書くクセを付けておけば、後から見返すことで実行に移しやすくなります。また、書くたびに前に書いた情報が目に入るため、リマインダーの役割も果たします。

部屋の整理整頓術でよく「置き場所を決める」というワードが出てくると思いますが、情報にも置き場所が必要だということです。

というわけで、ビジネスを一歩前進させ、さらに人間関係を潤滑にするためには「付加価値情報」をどう活用するかが大切です。

まとめると、「スケジュール情報」は、当たり前の事を当たり前にやるために重要な情報。「付加価値情報」は、相手の期待以上の結果を導きだすために必要な情報、ということです。

タイプ別・手帳の使い方アドバイス

・副業やプライベートとの両立に悩む

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