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【電話する前に】ビジネスで役立つ、頼みにくいお願いメールの書き方とは?

生活・趣味

仕事のやり直しをお願いしたい。支払いの期限を延ばしてもらいたい――。ビジネスパーソンとして働いていると、取引先やビジネスパートナーに向かって言いにくいことを伝えなければならない場面に直面することがあります。今回はビジネスシーンで役立つ「頼みにくいメール」の書き方を、例文を交えてご紹介します。

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文例1 取引先にやり直しをお願いする

いつもお世話になっている取引先に納品物のやり直しをお願いする場合、どのようなメールを送ればいいのでしょうか?文例とポイントをお伝えします。

●シチュエーション

大事な取引先からお願いしていた新商品のデザインが上がってました。ところが、確認してみると、期待していたレベルをはるかに下回っています。上司は「やり直してもらえ」の一点張り。取引先との関係を壊さずにデザインのやり直しをお願いするには、どんなメールを送れば良いのでしょうか?

●文例(本文)

本日、デザインのデータが届きました。誠にありがとうございます。

短い期間の中でご尽力くださったことに感謝いたします。

それにもかかわらず、このようなことを申し上げるのは非常に心苦しいのですが、再度のご検討とデザインのご修正をお願いしたく存じます。

既存の商品から大きくリニューアルしたことを、もう少し明確に訴えたいというのが弊社の考えでございます。

今回頂いたデザインでは、既存の商品と差別化できる点が一見わかりづらく、これでは御社の優れたセンスがお客さまに十分伝わらないのではないかと思われます。

弊社といたしましては新商品の販売で成果を上げることはもとより、今回のお仕事を機に御社との関係をより一層深めていければと願っております。

お忙しいところ恐れ入りますが、どうか事情をお汲み取りいただき、お力添えを賜りますようお願い申し上げます。

●ポイント

押さえておきたいポイントは3つです。 感謝の気持ちを伝える 相手を肯定的に持ち上げつつ、やり直しを要求する 相手との関係を深めたいという意思を明確に伝える

まず、短期間でデザインを納品してくれたことに感謝の気持ちを伝えます。その上で「御社の優れたセンスがお客さまに十分伝わらないのではないか」と肯定的に持ち上げ、「御社との関係をより一層深めていければ」と今後の関係性についても触れるのがポイントです。取引先のセンスを高く評価していることと、これからも一緒に仕事をしたいのだという点に言及すれば、やり直しをお願いしても関係が壊れる心配はほぼないでしょう。結局はやり直してもらう以外に方法はないわけですから、表現に細心の注意を払いつつ、こちらの要求はしっかり伝えましょう。

文例2 講師を頼んだ先生に対し直前キャンセルのお願い

こちらから講師を依頼した先生に、直前になってキャンセルのお願いをしなければならなくなった場合、どのようなメールを送ればいいのでしょうか?文例とポイントをお伝えします。

●シチュエーション

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