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間違えると大惨事もあり得るメールのルール。全返信、cc、bcc の違いは?

最近ではビジネスシーンでもLINEやFacebookメッセンジャー、Slackなどのチャットツールを活用している人も多いだろう。だがチャットに慣れ過ぎてしまうと、急に「メール」を送ろうとしたときに基本的なルールを忘れてしまいがちだ。メールはちょっと使い方を間違えるだけでトラブルの元となってしまうこともある。今回は、宛先やCC、BCCの使い方など、ビジネスで失敗をしないためのメールの基礎知識を解説しよう。

宛先:便利な自動入力機能

メールの宛先欄
新しくメールを送ろうとする時、このような入力欄が登場する

まずは「宛先」について。宛先にはメールを届けたい相手のメールアドレスを入力するが、スマホでもPCでも多くのメールアプリ(メーラー)では、「アドレス帳」もしくは「連絡先」と連携して、登録している名前を入れるだけでメールアドレスが自動入力されるようになっている

たとえば、山田太郎さんという名前とその人のメールアドレスをアドレス帳に登録していれば、宛先欄に「山田太郎」とだけ入力するだけで、自動的に「xxxxxx@xxxx.com」などとメールアドレスが入力される。

差出人のメアドではなく名前が表示されるのはなぜ?

「宛先」の次は「差出人」だ。当たり前のことだが、どのメールにも必ず差出人が表示される。メーラーの受信一覧でこの差出人の欄を見ると、本人の姓名だったり、会社名だったり、メールアドレスそのものが表示されているものもある。

では、どういうルールに基づいて表示されるのか? メールアプリやOSにもよるが、一般的には次の基準で表示される。

①差出人のメールアドレスが自分のアドレス帳に登録されていれば、その登録された名前が表示される。
②アドレス帳に登録されていない場合は、差出人自身がアカウントで登録した名前が表示される。
③上の①でも②でもない場合は、英字のメールアドレスそのものが表示される。

自分の名前や会社名、メールアドレスをアドレス帳に登録しておけば、受け手側の差出人欄には登録した名前が表示され、視認もしやすくなる。相手のアドレス帳にも登録されやすくなり、そうなればそれ以降、相手は入力の手間が省けるなど、いいことづくしなので、まずは自分の名前から登録をしよう。

差出人名登録時の注意点

自分のメールの差出人名がどう表示されているのかにも気を遣っておきたい。ニックネームは論外だが、海外とのやり取りがあまりないのであれば、日本語の本名で登録しておけばいいだろう。海外とのやり取りがある場合は、「山田太郎 (Taro Yamada)」というように、日本語とローマ字を組み合わせた差出人名が便利だ。

なお、差出人名を変更するには、パソコンでは使用するメールアプリによってやり方は異なるが、基本的には電子メールアカウントの設定といった作業をしておこなう。スマホの場合、iPhoneでは「設定」→「アカウントとパスワード」をタップして行い、AndroidのGmailでは「設定」→「Google」→「個人情報とプライバシー」というメニューから行う。

iPhoneでメールの名前を変更する場合
iPhoneでメールの名前を変更する場合は、「設定」→「アカウントとパスワード」→メールアカウントを選択して行う

Androidでメールの名前を変更する場合
Androidでメールの名前を変更する場合は、「設定」→「Google」→「個人情報とプライバシー」から行う

「CC」の便利な点と注意点

CC

メールを書く時に、宛先欄の下に並んでいるのがこのふたつ。

「CC」はCarbon Copy(カーボン・コピー)の略語で、その昔、インクが塗られたカーボン紙というものを紙と紙の間に挟み、手書き文字を複写したことにちなんでいる。つまり、メールを複数の人と共有するため、宛先の相手以外に同時送信する人を指定するのが、この「CC」欄なのだ。

山田太郎さんにメールを出す時、AさんとBさんともその内容を共有しておきたい場合、CC欄にAさんとBさんの名前を入れることで、メールは山田太郎さん、Aさん、Bさんの3人に同時に届く

受け取った山田太郎さんは、CC欄にAさんとBさんの名前があるのを見て、このメールが自分以外の誰に送られているかを知ることができるというわけだ。

たくさん受信するメールのイメージ

この「CC」でも気をつけなければいけないことがある。まずは、メールの受取人は、CC欄に書かれている他人のメールアドレスを知ることができるということだ。お互いに知っている間柄ならばよいが、面識がない人だったら、たとえメールアドレスだけだとしてもその人の個人情報が第三者に知られることになる。

「CC」で送信する場合は、「CC」欄に入れる人のプライバシーをよく考えることが大事だ。ときどき、パーティーや会合などの一斉連絡のために、「CC」欄にズラリと名前を並べられたメールを見かけるが、それを嫌がる人がいれば個人情報の無断流出と見なされることもある。送信時には細心の注意を払おう。

一斉連絡に便利な「BCC」

BCC

では、お互いに知り合いではない複数の人に一斉送信したいときはどうすればよいのか。そのためにあるのが「BCC」だ。これはBlind Carbon Copy(ブラインド・カーボン・コピー)の略語で、「誰に一斉送信したのかが受取人にはわからない」ようにするためのもの

この「BCC」欄に名前(もしくはメールアドレス)を入力した人全員に同じメールが送られるが、受け取った人にはほかの誰に同じメールが送られたのかはわからない。名前を隠した「CC」というわけだ。こうしておけば、個人情報が不特定多数に知られるということはなくなる。

ただし、複数人に送るからといって「宛先」欄が空欄のままだと送信ができない。その場合は自分の名前を入れておくといいだろう。

注意が必要な「差出人への返信」と「全員への返信」

さて、返信には2種類ある。「差出人への返信」と「全員への返信」だ。「差出人への返信」はその名の通り、差出人のみに返信したいときに選択するもの。一方の「全員への返信」は、CCを含む差出人が送信した全員へ宛てて返信するもので、ひとつのトピックスをみんなで共有するときには便利な選択肢である。ところが、この「全員への返信」も、使い方を一歩誤ると、大きなトラブルにつながってしまうことがある。

▼「全員への返信」の恐ろしい失敗ケース

たとえば、山田太郎さんが仕事で迷惑をかけた取引先のAさんにお詫びのメールを送ったとしよう。

山田太郎さんは、ちゃんとお詫びしたことを共有するためにCCで上司のBさんにもこのメールが届くようにした。

ところが、上司のBさんは、うっかり「全員への返信」で、「山田君、ご苦労。Aさんにはお中元にワインでも送っておけばOK。あの人、高い酒に弱いから(笑)」というような文面のメールを送ってしまった。

「差出人への返信」なら山田太郎さんにだけ届いたものを、「全員への返信」で送ってしまったため、このメールは取引先のAさんにも届くことに!

……想像するだけで恐ろしい事態。まさに「誤送信あるある」だ。こんな大失敗を引き起こさないためにも、「差出人への返信」と「全員への返信」は、送信前によくよく注意したい。

メールで失敗してしまった人のイメージ

「宛先」「差出人」「CC」「BCC」と、たった4つの入力欄だが、ある意味、危険と隣り合わせの入力欄と言ってもいい。人間関係やビジネスで失敗しないためにも、送信ボタンを押す前には、“指先確認”をくれぐれも忘れずに。

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