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■作成年月日はいつにすべきか?

 取締役会議事録の作成年月日について記載すべき義務を定めた規定は会社法や会社法施行規則には規定されていません(会社法369条会社法施行規則101条参照)。
 取締役会議事録の作成には時間を要します。取締役会では、株主総会よりも会社の機密事項等経営に関する内容を深く話し合う場合が多いことから、通常は株主総会議事録を作成するまでの時間よりも、取締役会議事録を作成するまでの時間の方が日数を要します。したがって、作成年月日を取締役会開催日とすることは不可能といえます。
 しかし、実務的には例外なく取締役会開催日を取締役会議事録の作成年月日としています。

平成××年×月××日
株式会社 A商事
 議長・代表取締役 甲野太郎
 出席取締役    乙野次郎
 出席取締役    ・・・・
  ・・・・    ・・・・

平成Ο年Ο月Ο日
株式会社ΟООΟ取締役会
議長 代表取締役社長   ΟО ОΟ 印
    専務取締役    ΟО ОΟ 印
    常務取締役    ΟО ОΟ 印
     取締役     ΟО ОΟ 印
     監査役     ΟО ОΟ 印

■作成時期

 取締役会で代表取締役の選定等がなされ登記が必要となった場合には、2週間以内に、本店の所在地において、変更の登記をしなければなりません(会社法915条1項)。したがって、作成時期としては、保存用原本と登記用原本を同一にするときは、2週間以内に取締役会議事録を作成する必要があります。
 また、保存用原本と登記用原本を別に作成する場合であっても、2つの作成時期を大幅にずらすと内容がきちんと記載できない等の問題も生じかねないので、3~4週間以内には作成すべきではないかと思われます。

■事務の負担

 作成者は議長や代表取締役の名義であっても、実際に文書にしているのは法務部等の事務の担当者です。その担当者は、実務的には取締役会に出席して審議の内容を把握した上で取締役会議事録を作成するよりも、取締役会には出席せず、後に担当取締役から資料を入手して取締役会議事録を作成する場合や、総務部長・監査役・事務局・付議事項の担当部署等から聞き取り又は資料を入手して作成する場合が多いといわれています。
 したがって、事務的には大きな負担となるので、様式をできるだけ定型化したり、できるだけ添付書類を利用する等、効率的な作成方法を考えなければならないといえます。

元記事

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関連情報

決議事項 ~代表取締役の選定~(議事録から見る会社法)
取締役会議事録の作成義務と作成通数(議事録から見る会社法)
議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名(議事録から見る会社法)

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