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紙資料を賢く整理!必携グッズ5選

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デジタル化によりペーパーレスが進んでいる――なんて話はよく耳にするけど、会議に出れば紙資料が配られるし、取引先との挨拶は名刺交換から始まる。さらに、作成したパワポやエクセルの誤字をチェックするため刷りだすといった本末転倒な事態も…。現実には、「紙が減った」と実感することは少なく、デスクが紙資料であふれているなんて人も多いのではないだろうか。そこで、紙資料を効率的に整理できる、オススメの便利グッズを選んでみた。

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●アナログとデジタルを融合させた名刺管理グッズ 『メックル』(キングジム/価格:2万9160円)

一見すると卓上型の回転型名刺ホルダーだが、本体にスキャナーが内蔵されており、名刺を差し込めば画像データとして取り込める。スキャンした名刺は画像として3.5インチの液晶モニターに映し出され、回転型名刺ホルダーのようにダイヤルを回すことで、五十音順や分類したグループ、お気に入りなどから検索可能。名刺整理は後回しにすると、どんどん溜まり面倒になるもの。デスク上に置いても邪魔にならないサイズで、スキャンに特別な準備が必要ない『メックル』なら、帰社してすぐにもらった名刺を取り込めるのがポイントだ。

●裁断できない紙資料を丸ごとデータ化 『ScanSnap SV600』(富士通・PFU/価格:6万1560円)

下に置いた紙資料を読み取る「オーバーヘッド型」のスキャナー。綴じられた契約書や取引先のカタログ、資料になりそうな雑誌・書籍など、最大A3サイズまでの紙資料を裁断することなくデジタル化できる。本を見開きにしたときに真ん中が膨らんで発生する歪みを自動補正する機能や、ページめくりを自動検出し、連続スキャンできる機能を搭載。スマートフォンで撮影するより読みやすい状態で保存が可能だ。また、スタンド式なので、資料をめくっていくだけで、丸ごとキレイにデータ化することができる。

●1年分の紙資料が整理できる伸びるドキュメントスタンド 『papieriドキュメントスタンドFB-2380』(セキセイ/価格:1404円)

収納する書類の量にあわせて横幅を調整できる、A4サイズ横置き対応のドキュメントスタンド。12仕切り13ポケットなので、書類を月ごとに整理して、最終的には1年分をまとめて管理することができる。横幅は最大330mmまで伸ばせるので、書類が増えても安心だ。カラーはブルー 、ピンク、グリーン、クリームの4色で、事務用品にありがちな堅苦しさが抑えられているのも嬉しい。

●金属針を使わず外すのも簡単なステープラー 『ハリナックスプレス』(コクヨS&T/価格:1188円)

金属歯で紙に凹凸をつけて、強い力で圧着。約5枚まで金属針を使わずに紙を綴じられる。針がない分かさばらないので、大量の会議資料を積み重ねるときなどに便利だ。また、針を外す手間も省けるのもポイント。凹凸面を擦って平らにするだけでキレイに外れるので、必要な書類だけを取り出して残りを破棄することも簡単だ。全てを破棄する場合は、金属針がないので綴じたままシュレッダーにかけることもできる。

●気づけばなくなるメモや領収書を静電気で一時保管 『ラッケージ』(キングジム/価格:3240円)

吸着面に微弱な静電気を発生させることで、紙類を吸着させる電子吸着ボード。その日のうちに精算しなくてはいけない領収書やちょっとしたメモは、つい机の上に放置してしまって気がつけば見当たらない、なんて事態になりがち。しかし、『ラッケージ』を使えば、散乱することもなく整理されたデスクを保つことができる。また、ピンやテープ等を使わないので、貼り付ける紙に穴が空いたり、剥がすときに破れたりする心配もない。

紙資料の山に埋もれてしまっては、仕事の効率も落ちてしまう。デジタル化に加えて、うまく整理することで、できるビジネスマンを目指したい。
(コージー林田)
(R25編集部)

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※コラムの内容は、フリーマガジンR25およびweb R25から一部抜粋したものです
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