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メール返信「3時間は遅い」が4割

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忙しい時、つい後回しにしてしまうのがメールの返信。返信しなきゃと思いつつ、遅れてしまったことは皆さんもあるだろう。逆の立場になると、返信が遅いと心配になったり、ないがしろにされている気分にもなるが、イラっとせずに待ってもらえる時間はどのくらいなのか?

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そこで、首都圏に勤務するビジネスマンに、「返信が遅い」と感じるタイミングをアンケート調査したところ、回答いただいた610人のボーダーラインは以下のようになった。

●メールの返信が「遅い」と感じるタイミング
(※比較的容易に回答できるはずのメールを同僚に送った場合を想定)
1位 24時間以上(120人/610人中 19.7%)
2位 3時間以上(116人/610人中 19.0%)
3位 1時間以上(104人/610人中 17.0%)

1位の「24時間」はわかりやすい“期限”だが、2位・3位を併せれば、4割近くが「3時間もかかるのは遅い」と考えていることがわかる。忙しいせいか、皆さん、なかなかせっかちなようだ。

また、「メールの返信がない場合、(メール送信後)どれくらい経ってから催促するか?」という問いに対しては「24~48時間以内」が215人とダントツ。多くは翌日以降に催促をするようだが、なかには1時間以内でも催促する人も33人いた。

では、メールの返信が遅れてしまう理由は何なのか? やはりダントツは「忙しくてメール返信に割く時間が足りないから」という回答。2番目に多かったのは、「返信が遅れても特に問題がない内容だから」という回答だった。送り主や件名によって優先順位をつけて対応するのがビジネスパーソンの常識だろう。

遅れないための最善策はメールが届く度に返事を書くことだが、それでは他の業務が捗らないし、打ち合わせや商談などでメールできないこともある。

あくまで一般論だが、メールの処理はまとめてやった方が効率的。例えば、「いまから30分間はメールの返信にあてる」と決めて取り掛かったほうが得策だ。そうした30分間の“集中タイム”を1日に3~5回設けて対応すると、返信漏れや大幅な遅れも防ぎやすい。

次々と届くメールをいちいち気にしているとかえってプレッシャーになり、返信を書くのが億劫になる。であれば決まった時間以外、完全にメールから離れたほうが結果的に放置を防げるというわけだ。毎日、大量のメール処理に追われている人は、ぜひお試しあれ。
(R25編集部)

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※コラムの内容は、フリーマガジンR25およびweb R25から一部抜粋したものです
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