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A4は縦?横?ビジネス文書の常識

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会社員なら実感したことがあると思うが、職場にはそれぞれの“ローカルルール”や慣習が根付いているもの。ある職場では“常識”だったことが、別の職場では“非常識”とされることも珍しくない。

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たとえば「書類の体裁」もそのひとつ。A4書類を縦に使うか横に使うかだけでも、どちらにするかは職場によりけり。そこで20~30代の会社員200人(男性100人、女性100人)に、「ビジネス文書の常識」について3つの観点から、どちらが多数派か調査した(調査協力:アイ・リサーチ)。

1〈ビジネス文書の「日付表記」は?〉
・「元号」派(平成26年など) 35.0%
・「西暦」派(2014年など) 56.0%
・「元号と西暦を併記」派 9.0%

公的文書には「元号」を用いるのが一般的だが、ビジネスシーンでは「西暦」派が過半数を占める。これは仕事上、海外とのやり取りが増えていることも一因だろう。

●「元号」派の意見
「わかりやすいので」(男性・34歳)
「フォーマットが元号の書類が多い」(女性・27歳)
「かしこまった感じがするから」(男性・38歳)

●「西暦」派の意見
「海外とのやり取りで使える」(男性・34歳)
「計算がしやすいから」(女性・32歳)
「元号が年々すぐに思い出せないから」(女性・28歳)
「汎用性が高いから」(男性・33歳)

●「元号と西暦を併記」派の意見
「併記するのが最も無難だと思う」(男性・38歳)
「書類や相手に合わせて選ぶ」(男性・34歳)
「職業柄、西暦と和暦を使わなければならないので。時々何年だったのか、整理する時がある」(男性・36歳)

2〈A4サイズの文書を作成する際、用紙はどっち向きで使う?〉
・「縦長」派 76.5%
・「横長」派 23.5%

「縦長」派が多数派であることが判明。横長(横向き)のパワポ資料をよく見かける気もするが、全体としては縦長派が大多数を占めるようだ。規定がなければ、「縦長」の書類にした方が無難かも…?

●「縦長」派の意見
「縦の方が見やすいから」(男性・28歳)
「横書きなので」(男性・35歳)
「FAXでも送りやすいから」(女性・25歳)
「テキスト入力ソフトの初期設定が縦になっている」(女性・31歳)
「横というのは思いつかなかった」(女性・29歳)

●「横長」派の意見
「読む時、目線を移動させるのがラク」(男性・38歳)
「横の方が書きやすいし、読みやすいため」(女性・33歳)
「パワーポイントで作りやすいため」(女性・25歳)
「図面や部品の書類を作るので、横のほうが見やすい」(男性・38歳)
「デスクに縦に置きにくいから」(女性・31歳)

3〈ビジネス文書をホチキス留めする時、どっちで綴じる?〉
・「左上綴じ」派 80.5%
・「右上綴じ」派 19.5%

圧倒的な差をつけて「左上綴じ」派が多数。新人教育時代に教え込まれた…という人も。これだけ「左上綴じ」派が多いと、「右上綴じ」の書類を配布しようものなら、それだけで非常識扱いされかねない。「右上綴じ」派は留意したほうが良いだろう。

●「左上綴じ」派の意見
「右手でペンを持ってメモをしながら文書を読む際に、左手でめくりやすいから」(女性・36歳)
「ファイリングしやすいから」(男性・38歳)
「左上を綴じるように新人時代に会社の上司から指示されたので」(男性・28歳)

●「右上綴じ」派の意見
「クリアファイルに入りやすいため」(男性・35歳)
「右利きの方が多いから」(男性・33歳)
「右手で、右上にめくるほうがやりやすい」(女性・31歳)

ざっとおさらいすると、多数派は「西暦表記」「縦長」「左上綴じ」。この3つを選んでおけば間違いないかと思いきや、多かったのは、「会社で決められているから」というコメント。郷に入っては郷に従え、と考えておくのが無難かもしれない。
(R25編集部)

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※コラムの内容は、フリーマガジンR25およびweb R25から一部抜粋したものです
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