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取締役会が開催された日時及び場所

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 前回までは取締役会議事録について法令上記載事項とされている事項を説明していきましたが、今回は各記載事項について具体的な説明をしていきたいと思います。今回は「取締役会が開催された日時及び場所(当該場所に存しない取締役、執行役、会計参与、監査役、会計監査人又は株主が取締役会に出席をした場合における当該出席の方法を含む。)」(会社法施行規則101条3項1号)についての説明です。

■取締役会が開催された日時及び場所

 日時及び場所の記載方法については特に決まった形式はありません。したがって、箇条書きで記載するか、文章形式で記載するかは、作成者の好みによることとなります。ただし、取締役会議事録の記載事項が多数に渡り、ページ数や文字数が多くなってしまうような場合には、議事録の見やすさといった観点から箇条書きで記載した方が見やすいのではないかと思います。

●記載例

1.日時:平成××年×月×日 午前△時△△分
2.場所:本社会議室

平成××年×月×日 午前△時△△分、本社会議室において取締役会を開催した。

 本社や本店のように、登記等で所在地が明確に分かる場合であればともかく、支店や営業所等で行う場合には住所を記載しておいた方がいいと思われます。

1.日時:平成××年×月×日 午前△時△△分
2.場所:東京都千代田区丸の内◯-◯-◯ 当社東京事務所会議室

株式会社Aの取締役会を平成××年×月×日 午前△時△△分、東京都千代田区丸の内◯-◯-◯の当社東京事務所会議室において開催した。

■当該場所に存しない取締役、執行役、会計参与、監査役、会計監査人又は株主が取締役会に出席をした場合における当該出席の方法

 取締役会議事録には、取締役会が開催された場所に損しない取締役、執行役、会計参与、監査役、会計監査人又は株主が取締役会に出席をした場合は、その出席の方法も記載しなければなりません(会社法施行規則101条3項1号)。

 出席の方法の具体例としては、テレビ会議システムや電話会議システムの方法を指します。出席者の音声又は画像が即時に他の出席者に伝わり、適時的確に意見表明が互いにできる仕組みであることが必要です。

 法令上特に規定はありませんが、電話会議システム等の方式のみを記載するのではなく、当該電話会議システム等により出席者の音声が即時に他の出席者に伝わり、出席者が一堂に会するのと同等に適時的確な意見表明が互いにできる状態となっていること、及び、会議の終了まで異常がなかったことも確認のために記載しておくべきであると思われます。

●具体例

出席取締役及び監査役

 当会社本店会議室における出席者:取締役A、・・・・及び監査役甲・・・

 当会社ニューヨーク支店会議室における出席者

  (電話会議システムによる出席):取締役B、取締役C

 電話会議システムにより、出席者が一堂に会するのと同等に適時的確な意見表明が互いにできる状態となっていることが確認されて審議に入った。

元記事

取締役会が開催された日時及び場所

関連情報

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