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議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

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 株主総会議事録には、議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名(会社法施行規則72条3項6号)が記載事項として定められています。
 一般的に、文書を作成したときその責任を明確にするため、作成者を記載します。これと同様に、株主総会議事録についても、文書作成責任者を明確にするために、会社法施行規則で議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名を記載しなければならないと規定しています。

■作成年月日

 文章を作成する際に作成年月日を記載することは一般的であり、株主総会議事録についても作成年月日を記載すべきです。
 会社法上、株主総会議事録の作成時期については規定がありません。しかし、登記は本店の所在地において2週間以内にしなければならない(会社法915条1項)ので、株主総会終了後2週間以内のできるだけ早い期間内に作成しなければなりません。
 ただし、株主総会が長時間に渡ってしまったような場合には、2週間で株主総会議事録を作成するのは困難です。そこで、このような場合には一応質疑応答を簡潔に記載した登記用議事録を2週間以内に作成して登記を済ませ、詳細な質疑応答を記載した原本は後日作成する場合もあります。

■作成者

 作成者は代表取締役にすべきとの規定はありません。実務的には、代表取締役が約50%、代表取締役以外が約50%となっているようです。

■記載例

出席取締役 A (議長兼議事録作成者)
  同   B

5.議長及び議事録を作成した取締役
 代表取締役社長 A

 以上をもって、A議長は、閉会を宣した。以上の議事の経過及びその結果を明確にするため代表取締役社長Aが本議事録を作成する。

 「議事の経過及びその結果を明確にするため」と記載されていることから、作成義務者は代表取締役Aと解します。

この決議を明確にするため、取締役Aがこの議事録を作成する。

 今回で株主総会議事録についての説明を終わりたいと思います。次回からは、取締役会議事録に焦点を当てた説明をしていきたいと思います。

元記事

議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

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