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「段取り下手」を解消する秘訣

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 せっかく働いているからには、「この人に任せれば大丈夫!」と、職場で頼りにされる、存在感のある人になりたいものです。
 しかし、そんな人になるためには、ただ単に「仕事ができる」だけでは不十分。プラスアルファの能力が必要とされます。
 では、どんな能力が必要なのか。『「仕事を任される人」になる5つのルール』(大和出版/刊)がそんな疑問に答えてくれます。
 本書によると、その能力とは「コミュニケーション力」「段取り力」「現状把握力」「素直力」「自己実現力」の5つ。
 これらをどのように伸ばしていけばいいのか、著者の池田千恵さんに伺いました。今回は後編です。

―「上司の要求を汲み取る」という点については「コミュニケーション力」の章で書かれていましたが、何かコツがありましたら教えていただければと思います。

池田「これもやはり“書き出す”ことがポイントです。上司にはそれぞれ傾向があると思うので、どんな状況でどんなことを言われたか、機嫌のいい時と悪い時はどんな時か、どんなタイミングで仕事を振る人なのかということを記録してリスト化すれば、求められていることが分かってきますし、事前に準備することもできます」

―個人的に「段取り力」を身につけたいと思っているのですが、池田さんは普段何かを計画したり、段取りをつける時、どのようなことに気をつけていますか?

池田「一つは、“ひとり時間”を意識して作ることです。考えなしにいきなり仕事をし始めてもうまくいかないことが多いので、1日のうちに必ず、一人になって段取りを考える時間を確保するというのが、まず大事です。“時間がない”とあたふたするのは、考える時間をまずつくらないのが原因だと思います。まずは無理矢理にでも、考える時間を確保するのをお勧めします。

あとは、スケジュールを色分けするということをやっていますね。これは今回の本には書かなかったのですが、私がプロデュースしている『朝活手帳』でも採用している、オリジナルのスケジュール管理方法です。仕事は緑、大事な人との約束事は赤、日々のルーチンは青、自分以外にもできることは黒、と4色に分けてスケジュール帳に記入していきます。
このやり方をすると、優先順位が見える化できるので、時間管理と段取り力向上に役立ちます」

―5つの能力のなかに「素直力」というのがありますが、これは「仕事を任される」ことにどのように結びつくのでしょうか。

池田「言われたことを“でも”“だって”と否定して受け入れることができない人は、せっかくの成長の機会を無駄にしていると思うからです。アドバイスを否定で返すことを繰り返すと、周囲も“あの人に言っても無駄だ”とあきらめられ、誰も耳の痛いことを言ってくれなくなります。

先ほどお話した“ダメな自分を認める”ことにしても、上司から言われたことに対していったんはそのまま素直に受け入れないことには、ありのままの自分を把握することができません。

また、やろうと思っていることがあるのに、考えすぎて動けなかったり、相手に気をつかいすぎて言うべきことが言えなかったり、わからないことがあるのに質問できなかったりというのも“素直力”の問題です。

私は“バカだと思われたくない病”と言っているのですが、“こんなことを聞いたらバカだと思われて恥ずかしい”“こんな行動をしたら他の人にどう思われるか怖い”という気持ちで自分の成長の機会を逃している人が多いと思います。

質問しなければいけないところは質問し、アドバイスは素直に受ける。素直さは仕事と深く関わってきます」

―本書をどのような人に読んでほしいとお考えですか?

池田「入社2年目、3年目の若手の方々ですね。特に、仕事にある程度慣れてきて、自分ではできる方だと思っているのに、なかなか仕事を任されない、自分に任せればもっとうまくやれると思っているのに、なぜかやらせてもらえないというところでモヤモヤとした気持ちを抱えている人に読んでいただきたいと思います。

もしかしたら、任されない原因は上司や環境だけではなく、自分にあるのかもしれないので、きちんと現状を分析しましょうということを言いたいです。

それと、入社2年目、3年目の部下を持つ上司の方にも、今までの経験の棚卸しの意味で読んでいただきたいです。共感していただける部分があったら、ぜひ部下にプレゼントしてください」

―最後になりますが、改めて読者の方々にメッセージをいただければと思います。

池田「がんばりの方向性を最初にまちがえると、どんなに努力しても意図するところと違う方向に行ってしまいます。
ボタンの掛け違いに早く気がついて、正しいがんばりの方向に軌道修正できるように、原点に立ち返るための本として、手元においていただけるとうれしいです」
(取材・記事/山田洋介)



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