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まずは3つだけ覚えておこう! 会社での電話応対マナー

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この春、新社会人になったみなさん! 電話の応対マナー、自信ありますか?? 自信がなくても大丈夫。まずは3つだけ覚えておきましょ。
・冒頭の挨拶
まず初めに、どう名乗ってどう挨拶すればいいの? 一般的には、3コール以内会社名・部署名・名前の順に名乗って、相手が名乗ったら「お世話になっております」と挨拶するのが基本。
「お世話になります」「お世話様です」は実は不正解。名乗るのは、会社名だけでよい場合もあるので先輩に合わせましょう。
・取り次ぎ
上司や先輩向けにかかってくる電話がほとんど。じゃあ取り次ぎはどうすれば? 取り次ぎ相手が席にいるときは、「少々お待ちいただけますか?」といることを明らかにせずに一度保留に。取り次ぎ相手に、電話口の相手の会社名と名前を伝えて取り次いでいいか確認してから取り次ぎましょう。
取り次ぎ相手が席にいないときは、お休みしててもランチ中でもトイレ中でもバカ正直に言わないで! 「あいにく不在にしております」の一言でまずは相手の様子を見ましょう。
会社にいる予定を聞かれたら、わかる範囲で答えればOK。本人の同意なく、携帯番号などを教えないように気をつけましょうね!
・伝言、メモ
相手の会社名と名前を聞き取って伝えるのは基本中の基本。でも、これが意外と難しいんですよね…。復唱と「恐れ入りますが」と丁寧に聞き直すことで切り抜けて!
メモの書き方は、ムダなくわかりやすく! 日付と時間、誰宛のメモか、相手の会社名と名前、メモの書き手(つまり自分の名前)を明記。特に、折り返す約束をした場合には、相手の電話番号も明記しましょう。
慣れてしまえば簡単な電話応対。最初は緊張しちゃうケド、3つのポイントだけ気をつけてマスターしちゃいましょうね♪
photo by Thinkstock/Getty Images
(OL系モテ色アドバイザー/いさかみな)



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