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文書作成サポート機能が満載の新Office 誰でも簡単に高度な文章が書ける【デジ通】

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先日紹介したように新しいOfficeの発売記念記者発表会が行われ、Windows 8のタッチ機能やクラウドとSNSの連携、プレインストールモデルのアピールなどが行われた。

新しい機能も盛りだくさんだが、機能が増えて覚えきれなくてもユーザーをOfficeが手助けするようになっており、機能をすべて覚える必要がないのも特徴だ。発表会のデモで紹介された、ユーザーがその機能を知らなくてもソフトが自動的に手助けする新機能を中心に紹介しよう。

■関数を知らなくても自動的に最適なデータを入力
よほどのことがない限りExcelで用意されているすべての関数を使いこなすようなことはないだろう。もちろん関数を覚えればより活用できる。かといって誰もが簡単に活用できるわけではない。そこで、新バージョンでは関数を知らなくても、Excel側が自動的に判断してくれる機能を搭載した。

例えば、各セルに氏名、フリガナが記録されているデータから、1つのセルに氏名とカナを自動でまとめたいような時、従来なら関数を使うしかなかった。新バージョンでは、一度自分がまとめたいフォーマットで手動で入力し、次のセルでも同じように入力するとExcelが自動的にユーザーの意図を判断し、それ以降のすべてのセルにデータが反映される。

セルの内容をまとめたいようなとき

一度、表示したい形式で入力すれば、Excelが次のセル入力時に自動的に判断する

■よりわかりやすいグラフを作成できる「おすすめグラフ」
パーセントが含まれ、桁が大きく違うような数値データをグラフにする場合、2軸グラフを使うのが一般的だが、通常のグラフ挿入ではそのグラフの存在を知らないと簡単にはできない。

新バージョンでは「おすすめグラフ」という機能があり、データの内容を分析し、Excelが最適な2軸グラフを判断して表示する。

パーセントが含まれたデータをグラフにすると

普通はわかりにくくなるが

「おすすめグラフ」で自動的に最適なグラフを提案してくれ

わかりやすいグラフが簡単に作成できる

このような機能はExcel以外のアプリケーションでも用意されており、機能を理解していなくても表現力豊かに文章を作成できるようになる。機能を知っていれば、より効率的に作業ができるようになる。

上倉賢 @kamikura [digi2(デジ通)] 

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